Das Planungsparadoxon
Das Planungsparadoxon*: Wie man Multichannel-Marketingkampagnen effektiv plant
*Die Ungewissheit der Entscheidungsfindung in der Frühphase ist das Paradoxon der Projektplanung. Um angemessen planen zu können, müssen die Beteiligten frühzeitig Entscheidungen treffen, um die Dinge voranzutreiben, verfügen aber möglicherweise zunächst nicht über das nötige Wissen (oder die Daten). Später im Produktionsprozess könnten mehr Informationen (oder Daten) zur Verfügung stehen, aber die in diesen späteren Phasen getroffenen Entscheidungen könnten für den Erfolg des Projekts weniger wichtig sein oder zu spät kommen. Dieses Konzept ist das Paradoxon.
Regionale und überregional tätige Einzelhändler werden wie jeder Akteur im Handel vor logistische Herausforderungen gestellt und mit neuen Besonderheiten ihres Marktumfelds konfrontiert. Nicht spezifisch für den Handel, aber eine Herausforderung unseres digitalen Zeitalters ist der rasche Anstieg der Anzahl von Medienkanälen. Um weiterhin up-to-date im Marketing zu bleiben, muss der Händler eine stabile Beziehung zu aktuellen und potenziellen Kunden in jedem dieser Kanäle aufbauen und dabei die Marke nachhaltig stärken.
Vor der Digitalisierung erforderten die Planung und Durchführung einer Werbekampagne oder eines Katalogs sehr viel mehr manuelle und kleinteilige Arbeitsschritte. Heute ist die Arbeit exponentiell komplexer in ihrer Technisierung, dank der Anforderungen die digitale, mobile und insbesondere soziale Medienplattformen stellen. Eine einzige Kampagne muss jetzt mehrere Ausgabekanäle versorgen – jede mit ihren eigenen besonderen Eigenschaften und Anforderungen. Jede Kampagne muss auch strategisch gut geplant sein und verschiedenste Angaben zu den Produkten und Verkaufsregionen einbeziehen.
Alle diese Angaben werden als unterschiedliche Daten dargestellt. Einige sind in umfangreichen Produktinformationsmanagementsystemen (PIM) enthalten. Andere, wie Produktbilder und -beschreibungen, sind in Digital Asset Management (DAM)-Systemen untergebracht. Wieder andere befinden sich in separaten, oft proprietären Datenbanken oder Systemen für Preisgestaltung, Bestandsmanagement, Verkaufshistorie, Social Media Management und Content Marketing. Manchmal können diese Datenbanken mehr oder weniger miteinander verbunden oder kombiniert sein. Doch allzu oft handelt es sich um getrennte Informationssilos, die zwar ein großes Potenzial bieten, aber nur schwer effizient zu handhaben sind und dabei dennoch Raum für Kreativität lassen sollen.
Marketing-Manager in die Verantwortung nehmen
Marketing-Manager und -direktoren tragen eine große Verantwortung für die Durchführung effektiver Kampagnen. Dies erfordert mehr als nur ein gutes Gespür für die Bedürfnisse der Zielgruppe. Sie müssen auch ein solides Verständnis für die Daten und deren Zusammenhang mit der Kampagne haben. Bei der Planung einer Kampagne für mehrere Regionen ist es beispielsweise wichtig zu wissen, welche Produkte in den einzelnen Regionen das größte Umsatz- und Gewinnpotenzial haben. Wenn man wenig Zeit für die Recherche hat, ist es am besten, sich von den Daten sagen zu lassen, welche Produkte die passendsten sind. Im Marketing zählt der richtige Instinkt, aber die Daten bestimmen die Regeln.
Das Problem ist, dass die meisten Daten oft nicht leicht zugänglich sind – und auch nicht leicht zu visualisieren. Was am meisten benötigt wird, ist eine umfassende Integration all dieser Produktdaten sowie die Möglichkeit der geteilten Kommunikation unter allen Kampagnenverantwortlichen.
In früheren Beiträgen haben wir erörtert, wie Comosoft LAGO einen solchen integrierten Marketing-Workflow bietet. Für diejenigen, die für die Erstellung von Kampagnen aus all diesen Daten verantwortlich sind, müssen wir jedoch einen genaueren Blick auf den Planungsansatz von LAGO werfen.
Fast jede Planung beginnt mit einem Brainstorming oder einer Konzeptübersicht. Der universelle Gebrauchsgegenstand dafür ist das Whiteboard. Heute werden die physischen Whiteboards häufig durch digitale Boards ersetzt, die es mehreren Parteien ermöglichen, an visuellen Darstellungen einer Idee zu arbeiten. LAGO bietet ein solches Werkzeug für Marketing-Manager, allerdings mit einem entscheidenden Unterschied. Zusätzlich zu den freien Notizen und der Visualisierung von Übersichten ist das LAGO-Whiteboard wirklich mit den integrierten Daten des Händlers verbunden.
Während der Planungsphase einer Kampagne kann der Verantwortliche leicht die Produkte finden, die in der Kampagne enthalten sein sollen. Sobald sie ausgewählt und auf dem Whiteboard-Layout platziert sind, enthält die Zuordnung des Planers die zugehörigen PIM-, DAM- und Preisinformationen des Produkts. Diese Entscheidung setzt auch ein zuverlässiges Reporting in Gang, das es dem Marketing-Manager ermöglicht, den Erfolg eines Produkts in einer bestimmten Kampagne zu verfolgen und zu lernen, wie man diese Leistung im Laufe der Zeit verbessern kann. Die visuelle Schnittstelle von LAGO bietet dem Planer das Beste aus beiden Welten – ein konzeptionelles Bewusstsein für das Aussehen und die Eigenschaften eines Produkts PLUS eine reibungslose Verbindung zu zuverlässigen Produktdaten.
Die Übergabe leicht gemacht
Sobald eine Kampagne mit dem LAGO-Whiteboard entworfen wurde, wird automatisch eine Adobe InDesign-Vorlage generiert, die dem Designteam einen Vorsprung bei der Erstellung des Outputs verschafft. Die Vorlage enthält die Produktplatzierungsentscheidungen für jede Seite, komplett mit Links zu den entsprechenden PIM-, DAM- und anderen Datenquellen. Der Designer muss sich nicht mehr mit der Suche nach all diesen Daten befassen oder, was noch zeitaufwendiger wäre, alle Entscheidungen des Marketingmanagers im Detail nachträglich nachvollziehen.
Die Verbindung zwischen Layout und Daten wird durch ein LAGO-Plugin für InDesign aufrechterhalten. Ändert sich etwas an den Daten, wie z. B. ein aktualisiertes Bild oder eine Produktspezifikation, wird das Layout automatisch aktualisiert. Auch der Datenfluss ist bidirektional. Wenn ein Designer eine wesentliche Änderung vornimmt – über einen dokumentierten Genehmigungsprozess – ist der Marketingleiter darüber informiert.
Eine der größeren Herausforderungen für größere Einzelhändler ist die Erstellung individueller oder regionaler Versionen jedes Prospekts oder anderer Kampagnenausgaben. LAGO vereinfacht diesen Prozess, indem es das ursprüngliche Layout (wie es vom Marketingleiter konzipiert wurde) als “Master”-Version verwendet. Es können dann unbegrenzt viele Versionen erstellt werden, wobei die universellen Elemente (und die Markenidentität) erhalten bleiben, während regional relevante Produkte oder Angebote ersetzt werden können. Jede Version bleibt für die Gesamtkampagne relevant, während jeder Standort die Möglichkeit hat, sie für seinen Markt zu optimieren.
Darüber hinaus bietet LAGO eine effektive Möglichkeit, eine Kampagne über mehrere Kanäle hinweg zu wiederholen. Die vom ursprünglichen Designer erstellten Daten, Bilder und Präsentationen können automatisch an die Web-, Mobile-App- oder Social-Media-Gruppen des Einzelhändlers übertragen werden, so dass sie alle Marketingkanäle schnell mit den neuesten Kampagnendaten bestücken können.
Immer in Bewegung
Zusammenarbeit ist immer der Schlüssel zu einer erfolgreichen Multichannel-Kampagne. Sowie die Verantwortlichen einer Kampagnen, müssen auch ihre Werkzeuge möglichst flexibel sein. Mit Comosoft LAGO als Experten-Toolset ist eine solche erfolgreiche Zusammenarbeit möglich.
Mit weniger mehr erreichen
Mit weniger mehr erreichen: Wie Einzelhändler die Produktion ihrer Wochenprospekte automatisieren
Der wöchentliche Angebotsprospekt ist seit langem ein wichtiges Marketing- und Werbeinstrument für Lebensmittelketten und andere große Einzelhändler. Um einerseits innerhalb des Marketingbudgets zu bleiben und gleichzeitig die Ausgaben in den wichtigen digitalen Werbekanälen nicht zu gefährden, haben die Einzelhändler mit verschiedenen Möglichkeiten zur Kostensenkung experimentiert und manchmal die gedruckten Versionen der Werbeprospekte (insbesondere als Zeitungsbeilagen) eingestellt, um sie dann auf andere Weise wieder einzuführen. Kürzlich stellte ein nationaler Lebensmitteleinzelhändler die Printversionen seiner wöchentlichen Anzeigen ein, brachte sie dann aber als reguläre Postwurfsendungen zurück, mit gezielten Werbeaktionen und QR-Codes, die die Kunden zu Artikeln auf der Website führen.
Es gibt gute Gründe, warum der Wochenprospekt – in gedruckter oder digitaler Form – ein beständiges Instrument für Marketingfachleute ist. Wie die Motley-Fool-Autorin Maurie Backman in ihrer Kolumne vom Mai 2023 feststellte, kann die Verwendung des Wochenprospekts als Fünf-Minuten-Recherche-Leitfaden für Einkaufslisten den Verbrauchern erhebliche Geldbeträge einsparen – ein lohnenswertes Unterfangen in Zeiten hoher Inflation.
Ein komplexer Prozess
Wöchentliche Prospekte und Flyer (Print oder Digital) sind ein großer Bestandteil des Marketingplans eines Einzelhändlers. Je größer der Einzelhändler und sein Produktbestand sind, desto komplexer ist es Flyer mit korrekten SKU-Daten zu erstellen. Die Erstellung mehrerer Versionen desselben Flyers für verschiedene Regionen und Märkte ist eine noch größere Herausforderung.
Die Erstellung von Prospekten mit vielen Artikeln war auch schon immer eine Herausforderung, aber mit dem Wachstum der digitalen Medien stehen die Einzelhändler unter enormem Druck, mehr Inhalte auf immer mehr Plattformen bereitzustellen. Mit dem wöchentlichen Prospekt als Ausgangspunkt können sie beginnen, diesen Bedarf zu decken – allerdings nur, wenn sie über die richtigen Prozesse, Workflows und Ressourcen verfügen. Und oft sind die Personalressourcen bereits gut ausgelastet.
An dem Prospekt sind mehrere Abteilungen und Personen beteiligt, die alle mit einer wöchentlichen Frist konfrontiert sind und sich mit Details des Produktmanagements, schnellen und zeitkritischen Änderungen der Informationen, der Versionierung und dem Design auseinandersetzen müssen. Dieser Prozess wird noch dadurch erschwert, dass die Produktdaten mehrerer Hersteller in verschiedenen Datenbanken gespeichert sind, angefangen beim Produktinformationsmanagement (oder PIM-System), dem digitalen Asset Management (oder DAM-System) und anderen Datenquellen.
Wenn einer dieser Prozesse manuell durchgeführt werden muss, kann das zu großen zeitlichen Performance-Einbußen führen. Sie riskieren Lücken in ihrem Marketing-Content – ganz zu schweigen von der Gefahr kostspieliger Fehler in der Printausgabe. Automatisierung ist das Geheimnis, um mit weniger mehr zu erreichen. Angesichts des kontinuierlichen Stroms an Aufgaben, den wöchentliche Prospekte darstellen, brauchen Einzelhändler eine globale Lösung.
Eine effiziente Lösung
LAGO von Comosoft ist die ideale Lösung für diese Herausforderung, ebenso für große Einzelhändler, wie auch deren Agenturen und andere Industrien. Mit einem ganzheitlichen Ansatz für das Datenmanagement, die Kampagnenplanung und die Medienproduktion bietet LAGO den Einzelhändlern den Vorteil der Automatisierung und den Marketingmanagern und Grafikdesignern die Freiheit, innovativ zu sein.
Der LAGO-Prozess beginnt mit einem Plan. Produktlinien- und Marketingmanager des Einzelhandels erstellen eine Kampagnenstrategie, die auf einem integrierten Ansatz für Produktinformationen (PIM), Produktbilder, Logos, Beschreibungen (DAM) und andere verbundene Datenquellen basiert – alles koordiniert mit einer digitalen Whiteboard-Schnittstelle. Produkte mit höheren Gewinnspannen oder bekannter Beliebtheit können zusammen mit einem Mix aus den anderen Angeboten des Händlers präsentiert werden.
Nachdem die Kampagne geplant wurde, wird sie über InDesign-Vorlagen automatisch an das Designteam übermittelt. Diese enthalten die für die Kampagne vorgesehenen Produkte und Echtzeitverbindungen zu allen zugehörigen PIM- und DAM-Informationen. Die Designer müssen sich nicht mehr um all diese Daten kümmern und können sich auf die Gestaltung des Marketingmaterials konzentrieren. Wenn mehrere regionale Versionen erforderlich sind, kann das Designteam diese einfach erstellen, indem es den Ausgangsprospekt als “Masterversion” verwendet und regionale Varianten entsprechend den Prioritäten der jeweiligen Region oder des Niederlassungsleiters erstellt.
Auch andere zeitaufwändige manuelle Aufgaben sind weitgehend automatisiert. LAGO bietet einen effizienten, kollaborativen Ansatz für Proofing und Freigaben, indem es digitale Proofs automatisch an die richtigen Entscheidungsträger sendet und deren Feedback an die Design- und Produktionsteams zurückgibt, die das fertige Ergebnis in mehreren Versionen an die entsprechenden Druckdienstleister im ganzen Land senden können.
Die Automatisierung hört jedoch nicht beim Druck auf. Die Daten, die für die Erstellung eines Prospekts in LAGO verwendet werden, können automatisch an die Website oder die mobile App des Einzelhändlers gesendet werden, sogar auf regionaler Ebene, um das wachsende Bedürfnis der Kunden nach aktuellen Informationen über verschiedene Medienkanäle zu erfüllen.
Es gibt in LAGO viele Möglichkeiten den Printprospekt aufzuwerten. QR-Codes, die seit der Pandemie einen Aufschwung erlebt haben, können leicht in den LAGO-Workflow integriert werden, typischerweise als Teil des bestehenden DAM-Systems des Einzelhändlers. So wie ein Marketing-Manager und ein Design-Team einfach ein Produktfoto angeben können, können sie auch einen QR-Code für dieses Produkt einfügen. Wenn der Prospekt per Post eintrifft, können die Kunden schnell auf die Verkaufsseite für dieses Produkt gehen, wodurch das Print- und Online-Erlebnis wirklich integriert wird.
“Mit weniger mehr erreichen” ist viel mehr als nur ein Schlagwort. Mit den fortschrittlichen Workflows von LAGO können Einzelhändler dies zu einer profitablen Realität machen.
Wie LAGO PIM und DAM bei einer nahtlosen Customer Experience helfen
Wie LAGO PIM und DAM bei einer nahtlosen Customer Experience helfen
Im Softwarebereich ist das Konzept der “Single Source of Truth”, kurz SSOT, eine gängige Praxis. Einfach ausgedrückt bedeutet SSOT im Zusammenhang mit Datenbanken, dass jede Information nur in ihrem führenden System editiert wird. Das ist in der Theorie logisch, aber in der Praxis oft schwierig.
Einzelhändler müssen zum Beispiel verschiedene Arten von Informationen über ein einzelnes Produkt, das sie verkaufen, in separaten Datenbanken speichern, die jeweils der Optimierung eines anderen Workflows dienen. Ein PIM-System (Product Information Management) enthält andere Arten von Informationen als ein DAM-System (Digital Asset Management). Jedes System dient einem bestimmten, wichtigen Zweck. Die Daten überall zu duplizieren, wäre kontraproduktiv für die Datenqualität und ein großer Zeitaufwand – genau das, was SSOT verhindern soll. Der eigentliche Trick besteht darin, all diese Spezialdatenbanken zusammenarbeiten zu lassen.
Eine Vielzahl an Datenbanken
Ein Händler kann zwar über qualitativ hochwertige Daten zu jedem von ihm angebotenen Produkt verfügen, aber er wird nur dann erfolgreich bleiben, wenn er diese Produkte wirksam bewerben und vermarkten kann. Deshalb müssen Einzelhändler sofortigen, effizienten Zugang zu allen verfügbaren Datenquellen haben, um effektiv Marketing betreiben zu können. Wie jeder Creative Director, Produktionsleiter und Marketingleiter weiß, dreht sich alles um die Daten und darum, wie man sie nutzen kann.
Hier kommt SSOT ins Spiel. Es ist nur natürlich, dass verschiedene Datentypen in den jeweiligen Datenbanken vorhanden sind – solange das Marketing sie alle in mehreren geplanten Kampagnen über mehrere Kanäle und regionale Varianten optimal nutzen kann. Mit der richtigen Integration und dem richtigen Workflow können mehrere Datenbanken zu einer Single Source of Truth werden.
Ein System mit integrierten PIM-, DAM- und anderen Datenbanken kann dabei helfen, Produktinformationen und digitale Assets zu organisieren, zu kategorisieren, zu validieren und auszuspielen. Noch wichtiger ist, dass es dies auf transparente Weise tun kann, so dass Designer Inhalte für mehrere Kanäle effizient erstellen können, ohne jede Datenbank beherrschen zu müssen. Ein solches System, Comosoft LAGO, existiert heute.
Da Einzelhändler zunehmend in den E-Commerce einsteigen, wird ein solches System noch wichtiger. Es ermöglicht ihnen, Marketinginhalte für bestehende Kanäle zu erstellen und gleichzeitig für Online- und Mobilkanäle zu nutzen, um ein nahtloses Markenerlebnis für ihre potenziellen Kunden zu schaffen.
Die Customer Experience
Die eigene Markenbotschaft einladend, ansprechend und relevant zu gestalten, erfordert Kreativität und kommunikative Fähigkeiten. Die Verbraucher im Einzelhandel waren aber auch noch nie so vielen Medien ausgesetzt, die um ihre begrenzte Aufmerksamkeit buhlen. Marketingfachleute sind sich dessen bewusst und müssen daher ständig Wege finden, um ihre Botschaften möglichst durchdringend zu gestalten. Um dies gut zu machen, bedarf es der Arbeit vieler Hände.
Ein Vorteil des integrierten Ansatzes ist, dass alle Daten, die in der Regel von verschiedenen Herstellern und Anbietern stammen, sicher zentralisiert werden. LAGO erreicht dies nicht nur für die interne Produktion, sondern auch für externe Nutzer wie Agenturen und Vertriebsmitarbeiter. Die Daten befinden sich zwar immer noch in separaten, sicheren Systemen, sind aber Teil einer vertrauenswürdigen Single Source of Truth.
Ein weiterer Vorteil von LAGO für Marketing Manager oder Grafikdesigner ist der transparente Zugang zu korrekten, aktuellen und umfangreichen Informationen für jedes Produkt. Wenn zum Beispiel ein Marketing- oder Produktlinienmanager das Produkt identifiziert, das eine Zielgruppe am ehesten anspricht (indem er LAGO zu Beginn einer Kampagne verwendet), werden alle relevanten Informationen sofort denjenigen zur Verfügung gestellt, die die Kampagne erstellen.
Bei so vielen Touchpoints, die dem Durchschnittsverbraucher zur Verfügung stehen, von Print bis Digital und darüber hinaus, sind Marketing- und Produktionsmanager oft ratlos, wie sie all diese Kanäle füllen können, ohne den Kunden mit bloßem Lärm zu überfluten. Die Erleichterung des komplexen Informationsaustauschs über viele Kanäle hinweg mit LAGO pusht die Kreativität von Marketing- und Werbedesignern. Selbst die Notwendigkeit mehrerer regionaler Versionen einer einzigen Kampagne lässt sich so einfach realisieren. Auf diese Weise können Einzelhändler die bestmögliche Customer Experience aufrechterhalten, indem sie nur die aktuellen, korrekten Produktinformationen in dem vom Kunden gewählten Medium verwenden.
Nicht zuletzt verkürzt die Verwendung eines gut integrierten PIM- und DAM-Ansatzes die Go-to-Market-Dauer eines Einzelhändlers für Marketingkampagnen. Kritische Arbeitsabläufe, einschließlich Druckversionen und Aktualisierungen für Apps, können mit LAGO automatisiert werden. LAGO kann auch in Cloud-basierte Enterprise Resource Planning- oder ERP-Systeme integriert werden, was die nationalen oder internationalen Workflows großer Einzelhändler weiter optimiert und automatisiert. Da die meisten Datenbanken bereits stark angepasst und mit Legacy-Code belastet sind, gibt die LAGO-API der IT-Abteilung eines Einzelhändlers einen entscheidenden Vorteil bei der Schaffung einer robusten, unternehmensweiten Single Source of Truth.
Letztendlich ist der Erfolg einer jeden Marketingkampagne im Einzelhandel daran zu messen, wie gut sie beim einzelnen Verbraucher ankommt. Im Zeitalter von Big Data gibt es keinen Mangel an verfügbaren Informationen – über den Kunden, seine Vorlieben und die Produkte selbst. Inmitten dieser immensen Datenflut kann nur eine vertrauenswürdige, einzige Quelle wie LAGO dem Einzelhändler helfen, das optimale Kundenerlebnis zu schaffen.
LAGO Product Information Management
Hier erfahren Sie mehr über unser LAGO PIM, und wie wir Ihnen helfen können Ihre Produktinformationen effizient zu organisieren.
Warum Digital Asset Management so wichtig ist
Warum Digital Asset Management so wichtig ist
Hat jeder in Ihrem Team den gleichen Zugriff auf alle Assets, die er für seine Arbeit benötigt? Was ist mit den Mitarbeitern in Remote, oder mit den Mitgliedern von externen Teams?
Hierzu ein Fakt, der verwundert:
In einer Studie, in der untersucht wurde, wie digitale Assets verwaltet werden, gaben 54 Prozent der Befragten an, die Google Bildersuche zu nutzen, um ihr eigenes Firmenlogo zu finden.
Die Verwaltung von Assets wie Fotos, PDFs und Videos ist nicht so einfach, wie es klingt, wenn in Ihrem Unternehmen bei der Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten mehrere Teams zusammenarbeiten müssen. Diese Zusammenarbeit muss im besten Fall softwaregestützt optimiert werden, damit sichergestellt wird, dass beispielsweise ihr Vertriebsteam immer die aktuelle Version einer Datei, wie ein Logo in der richtigen Größe und Auflösung, findet.
An dieser Stelle kommt das Digital Asset Management ins Spiel. Was kann ein solches Tool leisten und warum ist es wichtig? Im Folgenden erfahren Sie, was Digital Asset Management für Sie und Ihr Team leisten kann.
Wie hilft ein DAM-System Ihnen und Ihrem Unternehmen?
- Teilen Sie Dateien über eine cloudbasierte Plattform jederzeit und von jedem Ort aus
- Organisieren Sie alle Ihre digitalen Assets an einem zentralen Ort
- Zusammenarbeit, gemeinsame Nutzung und Erstellung von Inhalten aus einem einzigen Pool gemeinsam genutzter, aktualisierter Assets
- Ermöglichen Sie Ihrem Team und Ihren Partnern, Assets schnell und einfach zu finden
- Verwalten Sie Rich Media wie Audiodateien, Videos und hochwertige Bilder
- Alle Beteiligten sind sich über das Branding und die aktuelle Versionierung einig
- Optimieren Sie die digitale Veröffentlichung und Ausleitung
- Verfolgen Sie, welche Assets wann verwendet werden, weisen Sie jedem Asset Metadaten zu und erfahren Sie, wo diese genutzt werden.
Mit einer Lösung für die Verwaltung digitaler Assets zentralisieren Sie die Zugriffe Ihrer interner Teams und die Zusammenarbeit mit externen Anbietern und anderen Partnern. So haben beispielsweise Ihr Kreativteam und die Teams für Marketing, Vertrieb, Verpackung, Technik und Recht Zugriff auf dieselben Assets. Außerdem ist die gemeinsame Nutzung dieser Assets mit externen Benutzern wie Agenturen, Händlern und anderen Kooperationspartnern einfacher und sicherer.
Die Vorteile der Nutzung eines DAM-Systems
Die Anforderungen an Unternehmen in der heutigen digitalen Landschaft steigen ständig.
Da Marken nach Möglichkeiten suchen, das Beste aus ihren Inhalten und dem Lebenszyklus ihrer digitalen Assets herauszuholen, bietet das Digital Asset Management unzählige Vorteile für die Nutzung dieser Assets:
- Reich an Metadaten: Metadaten sind die perfekte Gelegenheit, um Ordnung in das Chaos zu bringen. Ein System zur Zuweisung von Keywords und anderen Metadaten erleichtert das spätere Auffinden von Assets. Es erfasst wichtige Informationen, die neben jedem Asset eingebettet sind, darunter Copyright- und Lizenzdaten, technische Spezifikationen, Herkunft, Keywords und mehr. Auf einen Blick können Sie (und Ihr Team) Ihre Asset-Metadaten verwalten und wissen, ob das angezeigte Asset aktuell und verwendbar ist, für welche Kampagnen es bereits verwendet wurde, wie es verwendet wurde und wer es erstellt hat.
- Erweiterte Suchfunktion: Eine effektive Digital Asset Management-Lösung bedeutet, dass Ihr gesamtes Unternehmen Ihre digitalen Assets mit Hilfe von erweiterten Suchfunktionen auf neue Weise erschließen kann. Mit einem herkömmlichen Dateispeichersystem können Sie vielleicht nur anhand des Dateinamens oder des Datums nach Dateien suchen. Ein DAM gibt Ihnen jedoch die Möglichkeit, Filter, Kategorien, Unterkategorien, Keywords, Sammlungen und mehr zu verwenden, um das zu finden, was Sie brauchen.
- Zugriffskontrolle: Eines der wichtigsten Merkmale eines DAM-Systems im Zusammenhang mit der Steuerung von Assets ist, dass die Plattform die Verwaltung des Zugriffs auf Ihre Assets vereinfacht. Administratoren haben die Kontrolle darüber, wie verschiedene Benutzer aus unterschiedlichen Gruppen mit den Assets Ihres Unternehmens interagieren, und können sogar nachverfolgen, wer die Assets wann nutzt oder Änderungen daran vornimmt. Mit einer DAM-Lösung können Sie separate Zugriffsrechte für Ersteller, Vertriebs- und Marketingteams und sogar für die Zusammenarbeit mit Dritten festlegen. So hat jeder Zugriff auf das, was er braucht, und Sie können den Zugriff auf alle anderen Assets einschränken, damit diese sicher und geschützt sind und nur für die richtigen Zwecke verwendet werden.
- Sicherheitsmanagement: Veraltete Methoden der Dateifreigabe bieten nicht das gleiche Maß an Sicherheit für unsere Assets wie ein modernes Digital Asset Management, und die arbeitsintensive Dateifreigabe verschwendet wertvolle Zeit. DAM-Systeme verbessern Ihre Cybersicherheitsstrategien, indem sie alles sicher speichern, um Ihre Assets zu schützen und sicherzustellen, dass Ihr gesamtes Unternehmen die Vorschriften oder Richtlinien einhält, die Sie für die Verwaltung digitaler Rechte befolgen müssen. Außerdem sparen Sie Zeit, weil Ihre Teams keine Zeit mit dem Einrichten von Zugriffsberechtigungen verschwenden müssen, da dies bereits für Sie erledigt ist. Darüber hinaus vereinfacht DAM die sichere Freigabe von Daten ohne den Zeitaufwand und die Probleme, die mit Verschlüsselung oder FTP-Protokollen verbunden sind.
- Sichern Sie Ihr Markenimage: Dank eines einzigen, zentralisierten Repositorys für alle Ihre Assets können Sie sicher sein, dass jeder in Ihrem Team die aktuelle Version all Ihrer Assets verwendet. Sie gehen nicht das Risiko ein, dass jemand ein Asset von schlechter Qualität oder geringer Auflösung oder ein veraltetes Asset verwendet, das nicht mehr zu Ihrem aktuellen Branding passt. Alle arbeiten von der gleichen Seite aus. Das Ergebnis ist ein konsistenter Output und ein starkes Branding von allen Mitgliedern Ihres Teams, das ein professionelles, konsistentes Image vermittelt.
- Sparen Sie Zeit und Geld: Durch den Einsatz einer Digital Asset Management-Lösung sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen. Wie das? Wenn Sie neue Assets erstellen und verwenden, besteht die Gefahr, dass Sie die Dateien verlegen. Dann verbringen Sie viel Zeit damit, diese Assets zu suchen – und manchmal sogar neu zu erstellen -, weil sie nicht leicht zugänglich sind. Das passiert jedoch nicht, wenn Assets in einer DAM-Lösung gespeichert sind. Stattdessen erstellen Sie ein Asset einmal und können es dann überall veröffentlichen. Eine DAM-Plattform strafft Ihre Prozesse, verkürzt Ihre Markteinführungszeit und vereinfacht die Kooperation.
- Nutzen Sie Analysefunktionen: Wie leistungsfähig sind Ihre Assets? Wie oft werden sie genutzt? Mit einer intuitiven DAM-Lösung können Sie auf alle Arten von Analysen darüber zugreifen, wohin Ihre Assets gehen, wer sie verwendet und welche Assets am meisten genutzt werden. Es zeigt Ihnen, welche Arten von Assets für Ihre Marke am nützlichsten sind – und zeichnet ein Bild der erfolgreichsten Assets, die Sie in Zukunft erstellen sollten.
- Arbeiten Sie von jedem Ort: Da die DAM-Software von jedem Webbrowser aus zugänglich ist, kann Ihr Team die Assets Ihrer Marke von jedem beliebigen Ort aus nutzen. Sie müssen nicht warten, bis Sie von einem PC im Büro aus auf die Dateien zugreifen können oder bis jemand einen sicheren FTP-Zugang eingerichtet hat; alles ist sicher in der Cloud gespeichert, damit Ihre Arbeit im Fluss bleibt.
Das Wichtige ist das “Management” in Digital Asset Management
Bei der Verwaltung Ihrer Assets ist die Organisation einer der wichtigsten Vorteile, die sich aus der Verwendung eines Digital Asset Management-Tools ergeben. Die Administration ist wichtig, um den Überblick über Ihre ständig wachsende Bibliothek zu behalten. Bei der Verwaltung von Assets geht es um die Festlegung und Weiterentwicklung von Standards, Richtlinien und bewährten Praktiken für die Verwaltung des gesamten Bestands in Ihrem Unternehmen. Dazu gehören nicht nur die Assets selbst, sondern auch alles, was mit diesen Assets zu tun hat, einschließlich:
- Die Menschen, die sie nutzen
- Die Prozesse, wie die verschiedenen Assets genutzt werden
- Die von Ihrer Organisation verwendeten Technologien
Die Erstellung eines klar definierten Managementplans gibt Ihnen einen klaren Weg für die Verwaltung Ihrer Assets vor und stellt sicher, dass Sie mit der Implementierung einer DAM-Plattform erfolgreich sind. Er legt die Informationen, Richtlinien und Grundsätze fest, die einen reibungslosen Betrieb Ihres DAM gewährleisten.
Warum ist das wichtig?
Einerseits hilft Ihnen eine klare Definition von Richtlinien bei der optimalen und sicheren Nutzung eines DAM-Systems. Zusätzlich können diese Richtlinien ein hilfreicher Hinweisgeber für die Anpassung Ihrer Abläufe im Allgemeinen sein, da ein entscheidender Teil der DAM-Verwaltung die Optimierung eines kontinuierlichen und kooperatives Workflows mit Ihrem gesamten Team beinhaltet.
Die Administration ist ein oft übersehener Teil der Einrichtung und Pflege eines DAM-Systems. Schließlich machen Sie sich bei der Einrichtung der DAM-Plattform Ihres Unternehmens bereits Gedanken über Systemkonfigurationen, Benutzerberechtigungen und -zugriff, Taxonomie, Metadaten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – ganz zu schweigen von der Schulung aller Personen, die die DAM-Lösung verwenden werden.
Die sogenannte DAM-Governance ist jedoch genauso wichtig wie das eigentliche Kernstück der Lösung. Stellen Sie sich das wie das Regelwerk für Ihr Lieblingsbrettspiel vor. Sie haben zwar alle richtigen Spielfiguren, Würfel und Karten, um loszulegen, aber die Regeln – in diesem Fall Ihre Verwaltungs-Struktur – helfen Ihnen, die Dinge am Laufen zu halten.
Die Verwaltungsstruktur Ihrer Organisation kann Überlegungen wie diese beinhalten:
- Welche Arten von Assets gehören in das DAM?
- Wer hat Zugriff, worauf hat er Zugriff, und was kann er damit tun?
- Welche Benennungskonventionen werden Sie unternehmensweit verwenden?
- Welche Metadatenstandards und -anforderungen haben Sie?
- Wie soll die Versionierung gehandhabt werden?
- Welche Lizenzierungs- und Compliance-Anforderungen müssen Sie berücksichtigen?
- Wie werden Änderungen und Aktualisierungen mit den Benutzern kommuniziert?
- Wie gehen Sie mit abgelaufenen Assets um und wie archivieren Sie veraltete Assets?
Wir machen die Dinge einfach
Die LAGO DAM-Lösung von Comosoft ist das Nonplusultra im Digital Asset Management: Sie ist leistungsstark, einfach zu bedienen und ein medienneutrales Repository, das die wertvollsten digitalen Dateien, Bilder und Videos Ihrer Marke sicher und nutzbar macht.
Dank eines umfassenden, standardkonformen Ansatzes für Metadaten nimmt LAGO von Comosoft Ihrem Team die Last der Asset-Verwaltung ab, so dass es sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann. Gemeinsam können Sie Assets an einem sicheren, zentralen Ort importieren und pflegen, den Zugriff verwalten, Markenrichtlinien einhalten und die Zusammenarbeit und Produktivität aller Beteiligten verbessern.
Darüber hinaus beseitigt LAGO zeitraubende Anfragen und Asset-Silos durch kollaborative Workflow-Tools, die es Ihnen ermöglichen, gedruckte und digitale Marketingkommunikation zu erstellen, zu bearbeiten, zu überarbeiten und zu genehmigen – und das alles an einem Ort mit den aktuellen Assets. LAGO aktualisiert aktive Medienkampagnen automatisch, wenn Assets aktualisiert oder ersetzt werden, um Ihre Arbeit effizienter denn je zu gestalten. Sind Sie bereit, LAGO in Aktion zu erleben? Buchen Sie noch heute eine Demo!
PIM | DAM und ihr Einfluß auf den Handel
Wie PIM und automatisiertes Datenmanagement den Alltag von Industrie und Einzelhandel verändern
Heutzutage kann man nicht mehr die Nachrichten einschalten oder eine Fachzeitschrift lesen, ohne dass das Thema künstliche Intelligenz oder KI mit zahlreichen Pro- und -Kontrapunkten intensiv beleuchtet wird. Fast ebenso oft sieht man Anzeigen von Amazon oder IBM, die für Cloud Computing und Big Data werben. Was man weitaus seltener sieht oder liest, ist eine fundierte Erklärung von Geschäftsdaten und wie diese Daten das Marketing zu einem wirklich effizienten Prozess machen können.
Für Einzelhändler und ihre Marketingteams sind die Daten, die alltäglich am häufigsten genutzt werden, Informationen über Produkte, die sie verkaufen. Jeder Artikel hat seine eigene, einzigartige Sammlung von Bildern, allgemeinen Beschreibungen und Produktdetails, die alle entweder in einem Digital Asset Management (DAM) oder einem Product Information Management (PIM) System gespeichert sind. Oftmals gibt es auch separate Datenquellen für Produktpreise, Lagerbestände, Verkaufshistorie (für physische Geschäfte und E-Commerce), Kundenrezensionen und anderes Feedback.
Doch wie können diese Daten kombiniert und die Datenquellen automatisch in Multichannel-Marketingkampagnen genutzt werden. Letztendlich wird KI in der Lage sein, große Datensätze effektiver zu nutzen, aber zum jetzigen Zeitpunkt müssen wir die Produktdaten verwalten, die wir bereits haben. Unteranderem da immer mehr Daten von lokalen Servern in die Cloud verlagert werden, ist der erste Schritt die Optimierung unserer PIM- und DAM-Systeme.
Einzelhändler und Industrie müssen immer mit exakten Daten beginnen, wenn sie ihre Kunden über alle Kanäle effektiv erreichen wollen. Ein cloudbasiertes PIM-System dient dann als zuverlässiger, zentraler Produktdatenspeicher. Wenn die Daten konsistent und mit DAM- und anderen Datenquellen – und letztlich mit Druck- und digitalen Produktionssystemen – verbunden sind, wird der Einsatz von manuellen Prozessen minimiert. Mit anderen Worten: Der Datenfluss zwischen den Systemen wird rationalisiert und automatisiert, so dass Kampagnenprojekte mit mehreren Versionen und Kanälen ihr Publikum schneller und zu geringeren Produktionskosten erreichen können.
In den letzten zehn Jahren haben sich die PIM-Systeme von begrenzten, lokal gehosteten Einheiten zu cloudbasierten Systemen entwickelt. Dieser Übergang hat es Einzelhändlern in der Theorie erleichtert, die PIM-Daten der Hersteller (z.B. in einem Vendor Portal) zu akzeptieren und zu nutzen und PIM-, DAM- und andere Systeme in eine einheitlichere, flexiblere Infrastruktur zu integrieren. In der Praxis war dies oft eine Herausforderung, besonders wenn es um die Integration mit Druck- und Online-Produktionssystemen wie Adobe InDesign geht.* Eines der einzigen Systeme, das diese “letzte Meile” zwischen Cloud-basierten PIMs und dem eigentlichen Design und der Produktion effektiv verwaltet und automatisiert, ist LAGO von Comosoft.
Die Genauigkeit der Daten ist von entscheidender Bedeutung, unabhängig davon, ob die endgültige Ausgabe für den Druck, E-Commerce oder (wie in der Regel der Fall) für beides gleichzeitig erfolgen soll. Daher ist eines der ersten Dinge, die Comosoft bei der Implementierung von LAGO macht, sicherzustellen, dass die PIM-Daten von Herstellern und Einzelhändlern nach SKU-Nummern abgeglichen werden. Dieser Abgleich ist von entscheidender Bedeutung, unabhängig davon, ob die Systeme lokal bleiben oder sich in der Cloud befinden, da LAGO über alle Daten für jedes Produkt in der Kampagne verfügt. Darüber hinaus verlassen sich Einzelhändler oft auf LAGOs eigenes Cloud-basiertes PIM-System, obwohl LAGO auch mit bestehenden PIM- und DAM-Systemen arbeiten kann.
Das LAGO PIM-System trägt der großen Komplexität Rechnung, mit der Marketingteams im Einzelhandel konfrontiert sind, nämlich dem Bedarf an Produktdatenvarianten. Ein und dasselbe Produkt kann beispielsweise verschiedene regionale Bezeichnungen haben oder in mehreren Sprachen ausgedrückt werden. Es kann sogar durch kundenspezifische Inhalte definiert sein. Bei so vielen möglichen Varianten und regionalen Marketinganforderungen muss das PIM eine große Flexibilität aufweisen, um Kampagnen mit mehreren Versionen schnell und effizient zu erstellen.
Das vielleicht größte Bedürfnis in einem PIM-to-Production-Marketing-Workflow ist es, dass die Daten dorthin fließen, wo sie hingehören, ohne manuelle Eingriffe. LAGO erreicht dies, indem es PIM-Daten bi-direktional macht. Produktionsdesigner können alle Elemente für ein einzelnes Produkt (aus dem PIM, DAM und anderen Systemen) mit einer einzigen Aktion abrufen – oder in einer von den Kampagnenplanern erstellten Vorlage. Der Prozess läuft automatisch ab. Wenn der Designer jedoch etwas ändern muss, z. B. eine regionale Überschreibung oder die Korrektur eines Fehlers, wird diese Datenänderung an das cloudbasierte PIM-System zurückgemeldet. Ein autorisierter Marketingmanager kann die Änderung dann global genehmigen oder als regionale oder situationsbedingte Ausnahme zulassen.
Die optimale Verknüpfung von Daten hört aber damit nicht auf. LAGO koordiniert nicht nur den Datenfluss zwischen PIM, DAM und anderen Datenquellen, sondern überträgt auch relevante Kampagnendaten automatisch an andere Systeme, einschließlich Vertriebs- und Bestandsmanagement, Customer Relationship Management (CRM), Marketingkampagnenplanung und andere komplexe Systeme. Es überträgt auch die Daten des Kampagnendesigns, in der Regel in Form von regionalen Varianten, von einem Medium (Print) zu einem anderen, wie z.B. Shopping-App. Durch die Unterstützung eines breiten, vielschichtigen und weitgehend automatischen Datenflusses hat LAGO das PIM von einer isolierten Dateninsel zu einem integrierten Teil eines effizienten Marketing-Workflows gemacht.
Ob mit oder ohne Fortschritte in der KI, Cloud Computing und riesige Datenmengen sind für die Marketing- und Werbeabteilungen von Einzelhändlern heute alltägliche Realität.
* Adobes Suite von Grafikdesignprodukten ist als “Creative Cloud” bekannt. Abgesehen von der Lizenzverifizierung besteht die Software selbst jedoch weiterhin aus lokalen Desktop-Anwendungen.
LAGO Product Information Management
Hier erfahren Sie mehr über unser LAGO PIM, und wie wir Ihnen helfen können Ihre Produktinformationen effizient zu organisieren.
Wie sicher ist Ihre Digital Asset Management Software?
Wie sicher ist Ihre Digital Asset Management Software?
Die Arbeit mit einer Cloud-basierten DAM-Lösung (Digital Asset Management) bedeutet, dass Ihr gesamtes Team von überall aus auf dieselben Assets zugreifen und sie gemeinsam nutzen kann. Dies macht die Kooperation schneller, einfacher und zugänglicher als je zuvor und kann Ihnen helfen, folgende Aufgaben zu vereinfachen:
- Nachverfolgung und Verwaltung von Assets
- Zuweisung und Verwendung von Metadaten
- Formatieren und Anpassen von Assets
- Schnelles Suchen und Auffinden von Assets
- Automatisieren von Arbeitsabläufen
- Aktualisieren von Assets im gesamten Unternehmen
- Integration mit anderen Lösungen
Doch wie sicher ist Ihre DAM-Lösung? Das Thema Cybersecurity war noch nie so wichtig wie heute. Viele Unternehmen nutzen mittlerweile Cloud-basierte Tools für alle Geschäftsbereiche, vom Multichannel-Marketing über E-Commerce-Plattformen bis hin zu Ressourcenplanung, Kundenmanagement, User Experience und mehr.
Und Cyber-Kriminelle sind dem immer auf der Spur. Wenn Sie also Lösungen evaluieren und die richtige Cloud-basierte DAM-Plattform für Ihr Unternehmen auswählen, sollten Sie das Thema Cybersicherheit definitiv einbeziehen. Erfahren Sie hier, was Sie wissen müssen, um Ihre Ressourcen vor der wachsenden Bedrohung durch Angriffe zu schützen.
Schützen Sie Ihre Assets: Warum DAM Security so wichtig ist
Die digitalen Daten Ihrer Marke haben einen inhärenten Wert – schließlich nutzen Sie sie, um Ihre Botschaft als Unternehmen zu verbreiten und zu stärken. Leider finden Cyberkriminelle und andere bösartige Akteure diese Art von Daten äußerst attraktiv, weil sie wissen, wie wertvoll sie sein können. Deshalb müssen Sie sich bewusst um den Schutz Ihrer Daten bemühen und robuste Cybersicherheits-Tools wählen, um sich gegen die Aktionen von Hackern und anderen Kriminellen zu schützen.
Aber was können einige dieser Risiken sein, bezogen auf Ihre digitalen Assets?
- Phishing-Angriffe, bei denen versucht wird, Malware herunterzuladen oder sich Zugang zu Ihrem DAM zu verschaffen.
- Ransomware, die Ihre Daten und Assets als Geisel nimmt, bis Sie eine teure Gebühr für den Zugriff darauf zahlen.
- Datenverletzungen, um Ihre digitalen Assets und andere sensible Daten einzusehen, zu teilen, zu übertragen oder zu verkaufen.
Es wird angenommen, dass bis zum Ende des Jahres 2023, mehr als 33 Milliarden Datensammlungen von Hackern illegal gestohlen werden, ein dramatischer Anstieg um 175 Prozent gegenüber der Zahl der gestohlenen Datensätze im Jahr 2018. Und es sind nicht nur die großen Unternehmen, die gefährdet sind. Natürlich sind große multinationale Konzerne ständig mit Bedrohungen durch Cyberkriminelle konfrontiert. Aber auch kleine und mittlere Unternehmen (KMU) werden angegriffen.
Tatsächlich meldete das Internet Crime Complaint Center des Federal Bureau of Investigations (FBI) für das Jahr 2021 erstaunliche 847.376 Beschwerden mit einem Gesamtschaden von fast 7 Milliarden Dollar. Die meisten dieser Beschwerden und Angriffe zielten auf kleine und mittlere Unternehmen ab. Aus diesem Grund ist die Wahl einer sicheren DAM-Lösung für Ihren langfristigen Erfolg von entscheidender Bedeutung, unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens.
Die Arbeit mit einer Digital-Asset-Management-Lösung ist von Natur auf Kooperation innerhalb des Unternehmens ausgelegt. Das bedeutet, dass Assets von einer ganzen Reihe von Benutzern innerhalb und teilweise auch außerhalb Ihres Unternehmens gemeinsam genutzt, bearbeitet und verwendet werden. Daher ist die Sicherheit beim Digital Asset Management essenziell, und Sie benötigen eine Strategie zum Schutz Ihrer Assets, gerade wenn diese von vielen Personen gemeinsam genutzt werden.
Wählen Sie eine sichere DAM-Lösung: Wichtige Faktoren
Ihre DAM-Plattform trägt eine große Verantwortung. Sie ist der Ort, an dem die Zusammenarbeit stattfindet – und das aus gutem Grund. Denn sobald ein digitales Asset Ihre DAM-Lösung verlässt, verlieren Sie die Kontrolle über dieses Asset. Das heißt:
- Anbieter, Partner und Teammitglieder verwenden möglicherweise veraltete Assets oder solche, die nicht zu Ihren aktuellen Markenstandards passen.
- Marketingmaterialien können Fotos enthalten, deren digitale Rechte abgelaufen sind, und Sie haben keine Ahnung und keine Kontrolle über diesen Vorgang.
- Sie haben keinen Zugriff auf die Metadaten der Assets, die Ihnen helfen können, Nutzungsmuster zu verfolgen, um besser zu verstehen, welche Assets Ihnen am besten dienen.
Mit einer Cloud-basierten DAM-Lösung behalten Sie die Kontrolle über Ihre wertvollen digitalen Bestände und können gleichzeitig Partnerschaften, Workflows und Kooperationen von überall aus effizienter machen. Aber wie sieht es mit der Sicherheit aus? Wie gut sind Sie damit geschützt? Hier sind die Faktoren, die Sie bei der Suche nach einer sicheren Cloud-DAM-Plattform berücksichtigen sollten.
Sicherer Austausch von Dateien mit internen Teams und externen Partnern
Jedes Mal, wenn Sie Daten mit anderen teilen, einschließlich Ihres Teams, Ihrer Agentur und Ihrer Einzelhandels- und Vertriebspartner, ist dies ein kalkuliertes Risiko, vor allem, wenn Sie eine neue Kampagne, einen neuen Service oder ein neues Produkt auf den Markt bringen wollen. Sie müssen mit vielen Dingen gleichzeitig jonglieren, z. B. Embargodaten, Produkttests, Endbearbeitungen, Veröffentlichungsfristen und mehr.
Ihre DAM-Lösung kann Ihnen dabei helfen, Assets mit externen Anbietern, Drittparteien und Ihrem Team zu verfolgen und zu schützen, wann immer Sie Assets austauschen müssen, ohne Ihre Sicherheit zu gefährden.
Tracken Sie die Nutzung Ihrer Assets
Ihre Marketingteams brauchen eine Möglichkeit, um zu analysieren, welche Assets genutzt werden und warum. So erhalten Sie beispiellose Daten darüber, welches Bildmaterial die höchste Leistung bietet und wie Sie Ihre Marketingstrategien anpassen können. Darüber hinaus muss Ihr DAM-System Ihre digitalen Assets nachverfolgen, sobald sie verteilt sind.
Vor allem in Bezug auf Embargodaten und geschützte Bilder können Sie die Reichweite Ihrer Assets verwalten, unbefugte Nutzung (und mögliche Aktivitäten von Cyberkriminellen) erkennen und das geistige Eigentum Ihrer Marke schützen.
Benutzerzugriff überwachen und prüfen
Was geschieht, wenn Assets durch Benutzerzugriff oder eine Datenverletzung gefährdet werden? Zunächst müssen Sie die Quelle des Lecks sofort ermitteln, um weiteren Schaden zu verhindern. Leckerkennung und vollständige Aufzeichnungen über den Benutzerzugriff auf Assets sind unerlässlich, wenn Inhalte durchsickern oder missbraucht werden.
Wenn Sie sich für eine DAM-Lösung entscheiden, die alle Zugriffe überwacht und verwaltet, können Sie besser nachvollziehen, wohin Ihre Assets gehen und wer sie sieht.
Weitere zu berücksichtigende Sicherheitsmaßnahmen
Cyber Security ist nicht nur etwas, das Sie auf Ihr DAM-Tool – oder auf jede andere Softwarelösung – anwenden sollten. Weitere allgemeine Sicherheitsfunktionen, auf die Sie achten sollten, sind:
- Starke Passwörter um Brute Force Attacken unwahrscheinlich zu machen
- Zwei-Faktor oder Multi-Faktor-Authentifizierung um unbefugte Zugriffe zu verhindern
- Sichere Programmierschnittstellen für Anwendungen (APIs), die Ihr DAM mit ihrem Unternehmen verbinden
- Verschlüsselung von Daten, inklusive Ihrer digitalen Assets
Wie LAGO zur Sicherheit beiträgt
LAGO von Comosoft wurde mit Blick auf Ihre Sicherheit entwickelt. Die Idee hinter einer Plattform für digitales Zugriffsmanagement und Produktinformationsmanagement (PIM) ist es, eine sichere gemeinsame Nutzung Ihrer Assets zu ermöglichen. Daher gibt es mehrere Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre Daten – und Ihre gesamte Marke – zu schützen.
Zu den Sicherheitsfunktionen gehören:
- Das Verlangen von sicheren Passwörtern von allen Benutzern
- Zwei-Faktor-Authentifizierungsmethoden (2FA), einschließlich SMS, E-Mail-
- Verifizierung und Authentifizierungsanwendungen
- Senden von Warnungen an Manager nach fehlgeschlagenen Zugriffsversuchen und verdächtigen Aktivitäten
- Zugriff auf und Integration von LAGO in Ihre bestehenden Plattformen über eine sichere API
LAGO: Sicherheit für Assets auf Schritt und Tritt
Mit LAGO von Comosoft haben wir sowohl Vor-Ort- als auch Cloud-Installationen unserer DAM-PIM-Lösung erfolgreich abgeschlossen. Basierend auf der Art und Weise, wie die meisten Marken heute arbeiten, entscheiden sich die meisten unserer Kunden für eine Cloud-basierte Installation, um die Kooperation von überall zu ermöglichen.
LAGO hat spezielle Sicherheitsprotokolle eingebaut, um Ihre Assets zu schützen. Dazu gehören:
- Zentralisierte und verschlüsselte Dateispeicherung
- Physische Trennung von Datenbank und Dateispeicher
- Verteilte Dateiablage mit Master- und Slave-Logik für externe Standorte
Sicheres Teilen von Assets
Mit LAGO DAM können Benutzer den Zugang, die Sichtbarkeit und die Nutzbarkeit definieren, um den Zugriff auf ihre Assets zu beschränken. Wenn Sie also den Zugriff auf Assets mit internen Benutzern und externen Anbietern teilen, müssen Sie ihnen nicht den Zugriff auf Ihre gesamte digitale Asset-Bibliothek gewähren.
LAGO ermöglicht eine sichere Freigabe, indem es eine breite Palette von Zugriffsbeschränkungen für Assets bietet, die noch nicht genehmigt wurden, nicht mehr gültig sind oder auf bestimmte Abteilungen beschränkt wurden. Faktoren wie das Gültigkeitsdatum können die Nutzung eines bestimmten Assets einschränken, und die Sichtbarkeit und Bearbeitbarkeit kann durch die Zuweisung von einzelnen Benutzern oder Benutzergruppen zu einem Asset angepasst werden.
Einfacher, Cloud-basierter Zugriff für externe Benutzer
Einige Cloud-Filesharing-Dienste wie Google können Dateien über einen Link mit verschiedenen Berechtigungen freigeben, aber sie enthalten nur einige der Metadaten und andere Funktionen, die mit einer DAM-Lösung einhergehen.
Wenn alle Ihre Assets in LAGO DAM gespeichert sind, können externe Benutzer, die nicht Teil Ihres von LAGO gehosteten Produktionsprozesses sind, Bildmaterial anfordern. Eine webbasierte Anwendung ermöglicht es beispielsweise externen Benutzern, Zugang zur LAGO DAM-Suchmaschine anzufordern, um Assets zu finden. Sobald ein Benutzer Assets gefunden hat, die er für externe Zwecke benötigt, können die Assets in einen Warenkorb zum Download gelegt werden. Abhängig von den Benutzerrechten kann der Benutzer eine Originaldatei oder nur eine Vorschau herunterladen.
LAGO wurde entwickelt, um jeden Teil des Produktionsprozesses einfach, leicht und effizient zu gestalten – Sicherheit ist dabei ein wichtiger Bestandteil. Wir bewahren Ihre Marke vor kritischen Datenverlusten und dem Verlust von Assets, indem wir die sichere Kooperation von einem zentralen Ort aus fördern, auf den Ihr Team und Ihre Drittanbieter von überall aus zugreifen können. Möchten Sie mehr erfahren? Fordern Sie noch heute eine Demo an!
5 Best Practices für das digitale Asset Management
5 Best Practices für das digitale Asset Management
Derzeit haben etwa 70 Prozent der Unternehmen bereits eine Strategie für die digitale Transformation oder sind dabei, eine solche zu entwickeln. Die digitale Transformation wächst in einem noch nie dagewesenen Ausmaß. Aber mit welcher Geschwindigkeit genau? Im Jahr 2021 gaben Unternehmen weltweit 1,5 Billionen US-Dollar für die digitale Transformation aus. Bis Ende 2023 wird erwartet, dass diese Zahl auf 6,8 Billionen Dollar ansteigt.
Angesichts dieser Fokussierung auf die digitale Transformation werden jeden Tag mehr und mehr digitale Assets erstellt, und Unternehmen verlassen sich mehr denn je auf diese Assets – was bedeutet, dass Marken eine Plattform benötigen, um all dies zu verwalten.
An dieser Stelle kommt das Digital Asset Management (DAM) ins Spiel. Eine DAM-Plattform speichert und organisiert all diese Informationen, unterstützt die Arbeitsabläufe und erleichtert es den Nutzern, Inhalte schnell zu finden und weiterzugeben.
Was sollten Benutzer über den Einsatz einer DAM-Lösung wissen? Hier sind die fünf Best Practices für das Digital Asset Management.
1. Finden Sie heraus, was Sie bereits haben
Ihre visuellen und kreativen Inhalte sind ein mächtiges Werkzeug, mit dem Sie Ihr Publikum ansprechen können. Mehr als 60 Prozent der Digitalvermarkter sind der Meinung, dass visuelle Elemente für wirksame Marketingstrategien unverzichtbar sind – und es gibt viele Beweise, die dies belegen. Wenn Menschen zum Beispiel eine Nachricht hören oder lesen, können sie sich drei Tage später an etwa 10 % dieser Informationen erinnern und sie weitergeben. Wird dieselbe Botschaft jedoch mit einer visuellen Grafik kombiniert, können sich die Menschen nach derselben Zeitspanne an 65 % der Informationen erinnern.
Aber jetzt kommt der Clou: Sie können nur das nutzen, von dem Sie wissen, dass Sie es haben. Es könnten also viele ungenutzte Ressourcen vorhanden sein, oder noch schlimmer: Ihr Unternehmen könnte Zeit und Ressourcen aufwenden, um bereits vorhandene, aber unbekannte Ressourcen neu zu erstellen.
Eines der wichtigsten Dinge, die Sie bei der Umstellung auf eine DAM-Lösung tun können, ist die Durchführung eines Audits Ihrer vorhandenen Bestände, bei dem Sie nach Dingen suchen wie:
- Welche Assets haben Sie?
- Welche Arten von Assets müssen Sie verwalten?
- Wofür werden Ihre Assets verwendet?
Diese Prüfung kann Ihnen nicht nur dabei helfen, Ihre vorhandenen Bestände besser zu nutzen, sondern auch eine bessere Vorstellung von Ihren Zielen bei der Verwaltung digitaler Bestände zu bekommen und eine DAM-Lösung zu finden, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Ein Beispiel? Eine DAM-Lösung, die für die Verwaltung von Videos und Bildern auf mehreren Kanälen und über mehrere Kanäle hinweg konzipiert ist, könnte bedeuten, dass Sie eine DAM-Lösung mit einem integrierten Workflow-Tool wählen sollten, das eine schnellere Genehmigung, Kooperation und Verteilung ermöglicht.
Bei der Umstellung auf eine Cloud-basierte DAM-Plattform wie LAGO hilft Ihnen ein Audit dabei, alle Assets in Ihrem gesamten Unternehmen zu erfassen und an einem Ort zusammenzuführen. Die Durchführung eines solchen gründlichen Audits bedeutet, dass alle Mitarbeiter Zugang zu denselben Ressourcen haben, egal wo sie sich befinden.
2. Bauen Sie ihre Workflows für die DAM-Lösung auf
Berichten zufolge scheitern 70 Prozent der Unternehmen bei ihren Versuchen der digitalen Transformation. Woran liegt das? Oft wird das Team nicht mit ins Boot geholt oder die neuen Technologielösungen werden nicht in den Betrieb integriert. Mit der Zeit geraten diese nicht ausreichend genutzten Tools also in den Hintergrund, und alle Bemühungen um eine Verbesserung der Prozesse bleiben erfolglos.
Eine der wichtigsten Maßnahmen, die Sie ergreifen können, ist der Aufbau Ihres Workflows rund um Ihre DAM-Plattform. Finden Sie heraus, was Ihre Teammitglieder von einem Arbeitsschritt zum nächsten benötigen, hören Sie sich ihre Anliegen genau an und überlegen Sie, was ihnen helfen könnte, ihre Arbeit besser zu erledigen. Wählen Sie danach auch die Workflow-Funktionen und Automatisierungstools Ihres DAM aus – und nutzen Sie sie, um die Kooperation und Kommunikation in Echtzeit über alle Prozesse hinweg zu fördern, von der Erstellung über die Bearbeitung bis hin zur Genehmigung und Veröffentlichung. Gut genutzte Cloud-basierte Workflows ermöglichen es Ihrem Team und all Ihren Partnern, Projekte schneller und einheitlicher abzuwickeln.
Wenn Sie die von Ihrer DAM-Plattform angebotenen Funktionen wie Workflows und Produktionsautomatisierung nutzen, profitieren Sie von einer gut durchdachten Workflow-Technologie und sorgen für eine erfolgreiche Einführung in Ihrem gesamten Unternehmen.
3. Achten Sie auf Zugriffsbeschränkungen und Rollenmodelle
DAM-Lösungen werden eingesetzt, um die Arbeit mehrerer Abteilungen und vieler Teammitglieder zu vereinheitlichen, die alle unterschiedliche Rollen innerhalb desselben Unternehmens spielen. Das Festlegen von Rollen und Berechtigungen erleichtert nicht nur die Nutzung derselben Plattform durch alle Beteiligten, sondern verleiht Ihren Assets auch eine zusätzliche Sicherheitsebene.
Wenn Sie Rollen und Berechtigungen festlegen, können Sie den Zugriff auf bestimmte Assets auf bestimmte Kampagnen oder sogar ein einzelnes Team oder eine Abteilung beschränken. Diese Berechtigungsebene bedeutet, dass unbefugte Benutzer keinen Zugriff auf Assets haben, die sie nicht benötigen, die sich noch in der Entwicklung befinden oder die auf eine Genehmigung warten. Auf diese Weise bleiben Ihre Assets sicher, und jeder nutzt die aktuellste Version jedes Assets in Ihrem Werkzeugkasten. Insbesondere mit Cloud-basierten DAM-Plattformen wie LAGO, bei denen die Cybersicherheit von entscheidender Bedeutung ist, können Ihr Team und Ihre Partner von überall aus sicher auf die benötigten Assets zugreifen.
Ebenso ist es eine gute Idee, Funktionen für die Zugriffskontrolle einzurichten. Oft haben Unternehmen mit Fotos zu tun, die urheberrechtlich geschützt sind oder nur für einen bestimmten Zweck erstellt wurden. Wenn Sie Zugriffskontrollen einrichten und den Zugriff auf diese Assets einschränken, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein Asset in einem nicht genehmigten Anwendungsfall landet, der die Grenzen der Urheberrechtsvereinbarungen überschreiten könnte.
BONUS: Apropos Urheberrecht: Sie sollten Ihre DAM-Plattform nutzen, um Warnmeldungen für urheberrechtlich geschützte Assets einzurichten, damit Sie über bevorstehende Ablaufdaten informiert sind und Lizenzen bei Bedarf erneuern können.
4. Vereinheitlichen Sie Namenskonventionen
Das Erstellen – und Einhalten – von Namenskonventionen ist eine unverzichtbare Methode, um alles in Ihrem Digital Asset Management System zu organisieren. Es erleichtert das Auffinden der benötigten Inhalte und vermeidet Probleme mit der Duplizierung bestehender Inhalte, nur weil diese aufgrund der Namensstruktur nicht gefunden werden konnten.
Arbeiten Sie mit jeder Abteilung und jedem Team zusammen, um Ihre Namenskonventionen zu standardisieren und sicherzustellen, dass alle Ihre Assets mit einer gemeinsamen Namensstruktur hochgeladen und gespeichert werden. Diese Übung ist auch eine hervorragende Gelegenheit, ein Protokoll für die Kategorisierung Ihrer digitalen Assets und die darin enthaltenen Metadaten zu erstellen, um den Suchprozess zu vereinfachen. Wenn alle Beteiligten zusammenarbeiten, um die Organisation und das Auffinden Ihrer Bestände zu erleichtern, wird alles leichter zugänglich, und Ihre Prozesse werden wesentlich effizienter.
Einige Ideen für Benennungskonventionen:
- Durch die Aufnahme eines Datums in den Dateinamen für jedes Foto lassen sich alle Bilder, die am selben Tag aufgenommen wurden, schneller finden.
- Fügen Sie Metadaten wie den Namen einer Kampagne ein, um alle für diese Kampagne verwendeten Assets schnell zu identifizieren.
- Erstellen Sie Schlüsselwörter und Tags für jede Kampagne oder jeden Anwendungsfall, um eine durchsuchbare, organisierte Datenbank mit all Ihren Assets aufzubauen.
5. Machen Sie das Beste aus Ihren Assets mit Analysetools
Eine robuste, cloudbasierte DAM-Plattform speichert nicht nur Ihre Assets und alle dazugehörigen Metadaten. Sie hilft Ihnen auch bei der Optimierung dieser Daten. Eine wichtige Best Practice für die Verwaltung digitaler Assets besteht darin, analytische Daten zu Ihrem Vorteil zu nutzen. Denn ein DAM hilft Ihnen nicht nur beim Organisieren und Auffinden digitaler Assets, sondern liefert auch Informationen wie:
- Wann ein Asset verwendet wurde.
- Wer es verwendet hat.
- Wofür wurde es verwendet.
Ihr gesamtes Team kann diese Funktionen nutzen, um alle Erkenntnisse über die Nutzung Ihrer Assets durch das Team zu gewinnen. Ihre DAM-Analysetools können Ihnen Informationen darüber liefern, welche Assets am meisten genutzt werden, und aufdecken, welche Inhaltslücken geschlossen werden müssen, was funktioniert und was verbessert werden muss.
So können Sie z. B. feststellen, welche Assets mehr oder weniger häufig genutzt werden als andere, damit Sie wenig genutzte und leistungsschwache Assets ändern können, damit sie Ihrem Team – und Ihren Zielen – besser dienen.
Erhöhen Sie Ihr DAM-Potenzial
LAGO von Comosoft wurde entwickelt, um Marken eine bessere Kooperation zu ermöglichen. Als Cloud-basierte, kombinierte DAM-, PIM- und Marketing-Produktionslösung hilft LAGO bei allem, von Workflows über Zugriffskontrolle, Versionsoptimierung, Proofing, Organisation und mehr.
Warum Zeit mit der Suche nach der richtigen Lösung verschwenden oder darauf warten, dass ein Team etwas absegnet? LAGO bietet ein automatisiertes Aufgabenmanagement und sorgt dafür, dass alle Beteiligten mit demselben Datensatz arbeiten. Darüber hinaus sind Best Practices wie Zugriffskontrollen integriert, um die Arbeit von Marketing- und Produktionsfachleuten täglich zu unterstützen.
Rationalisieren und automatisieren Sie die Arbeitsabläufe in der Marketingproduktion. Bringen Sie das Multichannel-Marketing auf die nächste Stufe. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Daten organisiert und geschützt sind, und lassen Sie sie für sich arbeiten.
4 Tools für eine reibungslosen Ablauf in der Wertschöpfungskette im Marketing
4 Tools für eine reibungslosen Ablauf in der Wertschöpfungskette im Marketing
Fit Small Business recently reported that in most companies, collaboration accounts for 85 percent of work time, and 9 in 10 workers believe that digital tools that foster collaboration processes are becoming increasingly important.
Eighty-five percent of the work week is a lot of time spent finding processes to work on projects with your own team members or other teams in an equitable and reliable manner. Team collaboration is more important than ever, and digital tools enable companies to collaborate remotely.
The support of collaboration tools is essential in the world of marketing production, as they form the framework of the marketing value chain. Only when participating teams can collaborate on marketing materials without friction can the value chain be successfully streamlined. This is the only way to make marketing production efficient. Below are some important tools to consider for smooth collaboration.
1. Clear communication channels
According to McKinsey, using social technology tools to strengthen workplace communication and collaboration has the power to increase productivity by as much as 20 to 25 percent. In addition, these tools can clarity for workflows and ensure everyone is working from the same page in the same book.
Here are a few tools you can implement to nurture strong communication channels and encourage collaboration:
- LAGO Whiteboard: This module is perfect for marketing managers, product managers, and agencies to plan printed advertisements efficiently, no matter a person’s experience level with layouts. Collectively, your team can assign products with all the relevant SKU data and images to specific pages via a web-based whiteboarding environment. Once your team is ready to go, the pre-layout results automatically populate InDesign templates for the creative team. Whiteboard bridges the gap between category management and marketing production, integrating the two departments to work together.
- LAGO Workflow: LAGO Workflow goes beyond print and digital production to help you control your entire production and create, schedule, and manage projects from beginning to end. These tools give your organization better, clearer control of every project step, from multichannel campaigns to merchandising, promotional planning, whiteboarding, and more. LAGO’s workflow modules help reduce the cost of creating and managing these multichannel campaigns by opening the lines of communication, allowing information to be changed and conveyed to designers, and limiting the possibility of errors, data entry mistakes, or other miscommunication issues. This also helps your team assign pages, monitor status, track results, and more in a web-based environment.
- LAGO Proof: LAGO Proof is a web-based system to bring your team together to ensure that your final product is ready for publication either online or in print. It provides a smooth, efficient, timely approval process even when numerous decision-makers have to sign off on each element. This includes automatic delivery of files for approval (and corresponding email notifications), assignment and tracking of mark-ups, and more. In addition, every user’s corrections are visible, even as the proof is passed from person to person or department to department. Those corrections are seamlessly integrated within the original document, eliminating breakdowns in communication and keeping everyone in contact effortlessly.
2. Efficient task management platforms
There are all kinds of proven benefits to implementing task management tools. For starters, bigger tasks can be handled better when we break them down into smaller, bite-sized portions. But additionally, task management platforms offer a host of other benefits, including:
- Improved personal productivity and better focus
- A deeper understanding of the broader needs of the entire organization
- Stronger communication between employees and departments
- Greater visibility of an entire project and an improved ability to meet deadlines as a team
Staying on task and communicating can be hard when there are multiple projects to juggle or lots of people working together on the same tasks. Task management platforms help foster collaboration, stick to demanding deadlines, and tighten workflows.
LAGO Workflow is entirely customizable and can be tailored to suit your organization’s specific needs for multichannel marketing production. Use LAGO to assign particular tasks defined by each person’s role, including the time allotted for each part of the workflow, to automatically calculate due dates, reduce delays, limit errors, and remove friction from the overall workflow.
3. Reliable asset management support
A Digital Asset Management (DAM) system is an intelligent solution to manage all your company’s assets, including photos, documents, videos, music, presentations, brandings, and other media needed for marketing and promotional use.
Digital asset management is about keeping your workflow moving and preserving your production plan. It helps you catalog, share, and store all of your digital assets in one place – and opens the lines of communication about where all of these assets are being used.
A DAM system can help you build a more efficient and collaborative workflow for designers, photographers, videographers, and art directors. Additionally, there is more time to focus effort on what they do best, like creating compelling content rather than searching for images or sending or requesting certain assets.
For marketing professionals, a DAM system frees you from countless hours searching through images or creating new ideas for print and digital campaigns. Using a single, central repository, you can quickly locate the content you need without sending requests to the creative team and waiting for a response.
Because most DAMs are cloud-based, they make collaboration simple. You can share files from anywhere, at any time, and find what you need quickly. In addition, all of your company content comes from the same place, empowering brand consistency among all collaborators.
Digital asset management helps you share assets with your team and outside collaborators, retailers, and agencies. As a result, you can ensure your brand’s materials are distributed appropriately, that you are using the most updated images and assets, and that you are representing your brand the way you need to. It’s the ultimate collaboration tool.
- Consolidate your asset management in a single repository
- Share assets with team members via a central platform
- Automate the process of cataloging assets to increase collaboration efficiency
- Save critical information from loss or isolation on a particular employee’s device
4. A smart data management solution
Do you have a way to manage and track all of your data? A Product Information Management (PIM) system provides a single solution to manage your product data, including SKUs, product identifiers, titles, descriptions, images, pricing, quantities, and more. The overall goal is to provide organizations with a central media-neutral storage tool to manage and distribute product information, even when you’re overseeing a variety of output channels.
Here’s why this matters: A reliable PIM system like Comosoft’s LAGO PIM solution can help you avoid mislabeling products and shorten your time to market. It can also automate the collaboration between sales and advertising teams and foster improved collaboration through a seamless workflow.
What are some benefits of managing data with a PIM system?
- You can improve the employee and customer experience by pulling all information from a “single source of truth,” which means your sales agents, designers, and marketing team can access the most up-to-date information. Collaboration is simple because no one has to hunt for the latest data. Sales teams can quickly send product recommendations and details to customers. Designers can access the latest data. Everyone can do what they do best, only more efficiently.
- You can limit human error throughout the product lifecycle and even integrate with warehouse management systems to share the exact product specifications and inventory data across your entire operation via a shared data repository. You can also automate data entry to limit the risk of error.
- You can better classify and categorize your product offerings, which helps your team identify chances to upsell or offer additional products.
Comosoft: Your partner in collaboration
LAGO was designed with collaboration in mind. It’s at the core of what we do. LAGO is a PIM, DAM, and marketing production solution that fosters a collaborative, checkpoint-based workflow, complete with versioning optimization and proofing. It keeps your marketing production process flowing so that work is efficient and cooperative, even when juggling large data sets.
With automated task management and configurable user rights, your whole team will work from the same unified data set. Everyone knows what their responsibilities are. Work happens faster. Approvals are more straightforward, and collaboration is simple.
We’ve seen the power of Comosoft LAGO firsthand. Over 4,000 marketing and production professionals have discovered how easy it is to simplify marketing production workflows, optimize multichannel marketing activities, and cut production time and costs through LAGO’s collaboration toolkit. Now it’s time to see it for yourself.
5 wichtige DAM-Fakten für Retail
5 Dinge, die jeder Händler über Digital Asset Management wissen sollte
Ein Vorteil der Digitalisierung ist in jedem Fall, dass Prozesse durch neue Tools und Innovationen schlanker und zugänglicher wurden. Das betrifft natürlich nicht nur Marketingprozesse im Unternehmen, aber hier erzeugten die augenscheinlich kleinen Prozesse unter vielen, bereits einen großen Arbeitsaufwand. Zu diesen Prozessen gehört auch die Verwaltung von Assets, die in der Erstellung von gedruckten oder digitalen Marketingmaterialien benötigt werden. Im modernen Marketing hat sich zwar die zeitaufwendige manuelle Arbeit auf ein Minimum verringert, aber dafür wuchs gleichzeitig die Anzahl an digitalen Assets, die für ein gesamtes Markenbranding zur Verfügung stehen mussten, überproportional an.
Marketing- und Werbeabteilungen haben seither Schwierigkeiten, den Überblick über all diese Objekte zu behalten, was zur Entstehung einer neuen Softwaregattung geführt hat: Digital Asset Management (DAM). Angesichts der großen Auswahl an DAM-Systemen für Unternehmen und der zahlreichen kundenspezifischen Versionen ist es an der Zeit, die fünf wichtigsten Dinge aufzulisten, die Marketing- und Werbefachleute im Einzelhandel über DAM wissen müssen.
1.Auf die Metadaten kommt es an
Die Assets in einem DAM-System beschränken sich nicht auf Werbefotos und Grafiken. Es gibt auch Textbeschreibungen und Kundenrezensionen für jedes Produkt, sowie oft auch Videos, Audio und anderen Medien, die in einer Kampagne verwendet werden. Bei all diesen Daten besteht das Problem darin, das richtige Asset oder die benötigte Version rechtzeitig zu finden, um eine terminkritische Anzeige oder Werbung zu erstellen. Studien haben ergeben, dass die Suche nach dem richtigen Bild 20 bis 30 Prozent der Zeit eines Mitarbeiters in Anspruch nehmen kann!
Diese verlorene Zeit lässt sich durch den Einsatz eines DAM mit konsistenten und benutzerfreundlichen Metadaten und einer robusten Suchfunktion, die den Benutzern hilft, das Gesuchte zu finden, wieder hereinholen. Jedes Objekt muss über einheitliche Bezeichnungen, Keywords, Versionsnummern und andere leicht zugängliche Informationen verfügen, um den Design- und Produktionsprozess zu beschleunigen und kostspielige Fehler zu vermeiden.
Die von einem DAM verwendeten Metadaten müssen auch mit denen anderer Datenquellen konsistent sein. Insbesondere Einzelhändler müssen über Möglichkeiten verfügen, mit produktbezogenen Assets von Herstellern und externen Agenturen umzugehen, so dass sich die Bezeichnungen und Keywords alle an den Stellen befinden, an denen Designer sie finden können.
2. Kein DAM ist eine Insel
In den letzten zehn Jahren haben sich DAM-Systeme aus den lokalen Datennetzen in die Cloud verlagert. Dieser Trend hat die Bedeutung der Konnektivität zwischen mehreren Datenquellen deutlich gemacht. Insbesondere für Einzelhändler müssen Daten aus einem DAM-System praktisch mit einem Produktinformationsmanagement- oder PIM-System sowie mit anderen, manchmal proprietären Preis-, Bestands- und Logistikdatenbanken verbunden werden. Ohne diese Verbindung dauert die Erstellung eines Werbemittels für ein einzelnes Produkt viel zu lange – ganz zu schweigen von der Erstellung eines Prospekts für mehrere Produkte und mehrere Kanäle.
Der erste Schritt zur Verknüpfung all dieser Datenquellen ist eine konsistente Metadatenstrategie, wie oben erwähnt. Aber die verknüpften DAM-, PIM- und anderen Datenbanken müssen auch über einen sinnvollen, effizienten Workflow für die Verwendung dieser Assets und Daten in einer Werbekampagne verfügen. Ganz gleich, ob das Ergebnis ein gedruckter Katalog, eine Website oder eine digitale Werbung ist, die Daten müssen von Marketing- und Werbeplanern, Designern und Produzenten effektiv genutzt werden.
Ein solches Framework für den Umgang mit all diesen Datenquellen ist das LAGO-System von Comosoft. Indem es alle Produktdaten in jeder Phase des Werbeplanungs- und Produktionsprozesses verfügbar macht – unabhängig davon, wo sich die Daten befinden – kann LAGO den gesamten Multichannel-Marketingprozess rationalisieren. Dies wurde bereits bei Lowe’s und vielen anderen großen Einzelhandelsunternehmen demonstriert.
3. DAM-Workflow nutzen
In großen Einzelhandelsunternehmen gibt es viele Ebenen von Befugnissen zum Erstellen, Suchen, Aktualisieren und Ersetzen von Assets in einem DAM-System. Stellen Sie sich vor, dass jedes Asset einen echten Lebenszyklus hat, von seiner Erstellung über mehrere Überarbeitungen bis hin zur Veralterung. Zu jedem Zeitpunkt müssen Marketing- und Werbefachleute ein bestimmtes Asset und alle damit verbundenen Datenpunkte finden, um ein Produkt zu bewerben oder auch verwandte Produkte vorzuschlagen.
Um dies effektiv zu tun, ist ein umfassender und effektiver Ansatz in Bezug auf Benutzer und Berechtigungen erforderlich. Jeder kann einen Fehler in den Daten erkennen, aber die Korrektur erfordert eine Genehmigung und Verantwortlichkeit. Ein gutes DAM-System muss es den richtigen Personen leicht machen, zu handeln, und zwar ohne unnötige Verzögerungen oder Komplikationen. Wenn sich die Daten ändern, z. B. bei der Einführung eines neuen Produktfotos, muss das DAM-System auch die Möglichkeit haben, alle zugehörigen Medien zu aktualisieren, ohne dass zusätzliche Überprüfungs- und Genehmigungszyklen anfallen.
Auch hier ist LAGO von Comosoft besonders leistungsfähig, wenn es darum geht, DAM und verwandte Workflows reibungslos zu gestalten. Berechtigungen für Benutzer und Gruppen werden einheitlich für alle Daten und Workflow-Prozesse verwaltet. Wenn etwas im DAM-System aktualisiert oder geändert wird, wird es dank des bidirektionalen Workflows von LAGO automatisch auch in der InDesign-Produktionsdatei aktualisiert. Nehmen wir zum Beispiel an, ein Designer findet ein fehlerhaftes Datenelement. In diesem Fall kann er dies ganz einfach an eine Person mit der Befugnis weitergeben, das Problem global zu korrigieren – oder eine lokale Überschreibung zuzulassen.
4. Die Markenidentität bewahren
Eine der Stärken von DAM ist die Fähigkeit, die Markenkonsistenz durchzusetzen. Markenkritische Elemente wie Logos können in ihrer aktuellen, genehmigten Form “gesperrt” werden. Einzelhändler müssen nicht nur ihre eigenen Markenelemente konsistent verwenden und darauf achten, dass die Logos und Produktbilder der Hersteller in jeder Kampagne und jedem Kanal korrekt verwendet werden. Ein gut organisiertes DAM-System stellt immer die aktuelle Version solcher Assets zur Verfügung und beschränkt den Zugriff auf ältere Versionen.
LAGO geht noch einen Schritt weiter, indem es InDesign-Vorlagen mit allen freigegebenen Markenelementen (Bilder, Illustrationen und Text) in ihrer ursprünglich entworfenen Konfiguration bereithält. So können die Designer an anderer Stelle auf der Seite ihr eigenes Ding machen und die Produkte des Einzelhändlers ansprechend präsentieren, aber sie können die gut geplanten Markenaspekte des Artikels nicht außer Kraft setzen. Eine solche zentrale Kontrolle ist für Einzelhändler mit mehreren Standorten und Kreativkanälen, die sowohl interne als auch externe Teams umfassen, von entscheidender Bedeutung.
5. Automatisierung, die funktioniert
Angesichts der explosionsartigen Zunahme digitaler Assets und der von ihnen genutzten Kanäle muss jeder Einzelhändler Wege finden, um Design und Produktion so weit wie möglich zu automatisieren und gleichzeitig den Designern den Rücken freizuhalten, damit sie neue und ansprechende Materialien erstellen können. Ein integrierter DAM-PIM-Produktions-Workflow bietet viele solcher Möglichkeiten, z. B. die Zuordnung von Assets zu anderen Objekten auf der Grundlage von Regeln oder Datenattributen eines Assets. Durch die Automatisierung solcher Schritte in einem Produktionsprozess können Werbe- und Marketingabteilungen manuelle Arbeit einsparen und wertvolle Zeit für kreativere Arbeiten freisetzen.
Auch in diesem Bereich hat LAGO große Fortschritte gemacht. Sobald beispielsweise eine Kampagne mit Hilfe eines datenverknüpften Whiteboard-Prozesses entwickelt wurde, werden die Daten des ausgewählten Produkts automatisch in eine InDesign-Vorlage eingefügt, so dass der Designer mehr Zeit für die Feinabstimmung und Verbesserung der Arbeit hat. Mehrere regionale Versionen eines einzelnen Artikels lassen sich ebenfalls leicht erstellen, wobei die Basiselemente automatisch wiederverwendet werden und der Designer sich auf die Anpassung konzentrieren kann.
Dem DAM die gebührende Aufmerksamkeit schenken
Digital Asset Management-Systeme sind weit mehr als nur fortschrittliche Cloud-Speicherlaufwerke. DAM und die damit verbundenen Datenquellen können mehrere Abteilungen miteinander verbinden, um die Marketingproduktion im Einzelhandel schneller, genauer und effizienter zu gestalten. Im Zeitalter des Multichannel-Alltags kann es sich kein wettbewerbsfähiger Einzelhändler leisten, auf diesen Vorteil zu verzichten. Alles, was es braucht, ist ein Workflow, der die Macht der integrierten Daten wirklich versteht.
Sind Sie bereit, 2023 zum bisher besten DAM-Jahr zu machen?
Sind Sie bereit, 2023 zum bisher besten DAM-Jahr zu machen?
Bei der Auswahl einer neuen Software gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen. Schließlich handelt es sich um eine erhebliche Investition in Ihr Unternehmen. Daher sollten Sie abwägen, wer die Software nutzen wird, welche technologischen Anforderungen sie hat und wie der Einführungsprozess aussehen wird, während Sie Ihre neue Lösung implementieren und erlernen.
Wenn Sie auf der Suche nach einer DAM-Softwarelösung sind, haben Sie wahrscheinlich schon viel recherchiert und eine Menge Fragen gestellt. Der durchschnittliche Verkaufszyklus für Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen liegt in der Tat zwischen 3 und 6 Monaten.
Durch Ihre Recherche kennen Sie bereits die vielen Möglichkeiten, die es auf dem Markt gibt. Um die richtige Lösung zu finden, müssen Sie wissen, was Sie brauchen, welche Anforderungen Ihr Team hat, wie Ihre Arbeitsabläufe aussehen und wie Ihre neue Technologie mit Ihrem aktuellen digitalen Ökosystem zusammenpasst.
Schritt eins: Organisieren Sie sich systematisch
Wenn Sie mit der Suche beginnen, ist es an der Zeit, sich systematisch zu organisieren. Um die richtige Lösung zu finden, müssen Sie die Bedürfnisse Ihres Teams jetzt und in Zukunft genau kennen. Nicht nur für ein Team oder einzelne Mitarbeiter, sondern für Ihr gesamtes DAM-Team. Auf diese Weise können mehrere Beteiligte mitbestimmen, welche Funktionen Sie benötigen und welches System am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist. Essenziell ist in diesem Entscheidungsprozess beispielsweise auch Ihr Systemadministrator, der bei der Integration Ihres neuen DAM in Ihren Arbeitsablauf eine wichtige Rolle spielen wird.
Identifizieren Sie Anwendungsfälle
Welche Ergebnisse strebt Ihr Team an, und wie können die Softwarelösung Ihnen dabei helfen, sie zu erreichen? Überlegen Sie, welche Anwendungsfälle für ein DAM-Systembei Ihnen üblich sind, und notieren Sie, was für Ihren Betrieb am wichtigsten ist. Ermitteln Sie die Bedürfnisse Ihres Teams und die Funktionen, mit denen diese Bedürfnisse erfüllt werden können. Anwendungsfälle können sein:
- Filtern von Inhalten in einem einzigen System
- Eliminierung von Redundanzen und Funktionen, die Sie nicht benötigen
- Gemeinsame Nutzung und Veröffentlichung von Markeninhalten
- Integration Ihres MarTech-Teams
- Wiederverwendung von leistungsstarken Inhalten
- Tracking der Wirksamkeit von Content
- Vereinheitlichung Ihres Content-Workflows
- Produkte schneller auf den Markt bringen
- Einführung in neue E-Commerce-Kanäle
Notieren Sie sich Ihre Must-Have Features & Funktionalitäten
Anhand dieser Anwendungsfälle können Sie die Funktionen ermitteln, ohne die Sie einfach nicht leben können. Dabei kann es sich um sehr grundlegende Funktionen handeln, wie z. B. die Organisation Ihrer Inhalte, oder um spezifischere Funktionen, wie die Integration des individuellen Workflows Ihres Unternehmens. Beliebte DAM-Funktionen sind:
- Eingehende Suchfunktionen
- Ein offenes API-Framework zur Förderung der Integration
- Konfigurationen für Berechtigungen und Zugriffskontrolle
- In-App-Konvertierung von Bildern
- Kein Code für die Automatisierung erforderlich
- Mapping von Metadaten
- Analyse auf der gesamten Asset-Ebene
- Unterstützung von mehreren Dateiformaten
Wenn Sie Ihre Anwendungsfälle und die Funktionen, von denen Sie wissen, dass Sie sie brauchen werden, zuerst vergleichen, wird die Suche nach DAM-Systemen viel klarer, und Sie können das beste System für Ihr Team auswählen.
Schritt zwei: Evaluieren Sie die Softwarelösungen genauer
Jetzt ist es an der Zeit, Lösungen zu evaluieren, um herauszufinden, welche die richtige für Sie ist. Das Angebot an DAM-Systemen kann überwältigend sein, bis Sie sich vergegenwärtigen, dass Sie nur die Funktionen benötigen, die für Ihren Betrieb geeignet sind.
Lösungen recherchieren und Funktionen vergleichen
Wenn Sie erst einmal wissen, was Ihr Team braucht, wird die Suche nach verschiedenen Systemen mit ihren unterschiedlichen DAM-Funktionen sehr viel einfacher sein. Zunächst ist es jedoch an der Zeit, sich mit den gewünschten Funktionen vertraut zu machen und sie in Aktion zu sehen. Denn nur weil ein Anbieter eine bestimmte Funktion anbietet, heißt das noch lange nicht, dass sie auch so funktioniert, wie Sie es sich wünschen oder brauchen.
Denken Sie daran, dass jedes System einen gewissen Nutzen bieten kann. Sie wollen aber schließlich sichergehen, dass das von Ihnen gewählte System tatsächlich zu Ihnen und Ihrem Team passt, damit Sie Ihre Arbeit optimal erledigen können. Wie können Sie dabei vorgehen?
Eine Möglichkeit wäre, die Anwendungsfälle, die Sie den Anbietern schicken, in Ihre Angebotsanfrage aufzunehmen, damit Sie jeden Anbieter danach bewerten können, wie gut seine Funktionen zu Ihren speziellen Anwendungsfällen passen.
Ein weiterer Tipp: Sortieren Sie die von Ihnen gewünschten Funktionen nach Präferenzstufe, damit Sie besser erkennen können, auf welche Funktionen Sie nicht verzichten können und auf welche Sie eventuell verzichten können, wenn Sie das richtige DAM für Ihre bevorzugten Funktionen finden. Lesen Sie bei Ihrer Recherche auch die Bewertungen. Dadurch erhalten Sie nicht nur einen besseren Einblick in die Leistungsfähigkeit der einzelnen DAM-Systeme, sondern können sich auch davon inspirieren lassen, wie verschiedene Organisationen das System in ihrem Betrieb optimal nutzen.
Behalten Sie die gesamte Investition im Auge
Die Wahl eines neuen DAM-Systems ist keine Entscheidung, die Sie an einem Tag oder in wenigen Wochen treffen können. Schließlich handelt es sich um eine bedeutende Investition in Ihr Unternehmen. Daher sollten Sie sich Zeit nehmen, recherchieren und sich eingehend mit allen Merkmalen und Funktionen befassen, um die richtige Lösung zu finden.
Dritter Schritt: Finden Sie das für Sie passende DAM
Jetzt kommt der schwierige, aber entscheidende Teil: Eine Entscheidung treffen.
Während Sie Ihre Optionen bewerten, sollten Sie unbedingt Demos anfordern, damit Sie sehen können, wie Ihr neues DAM funktionieren wird. Ein Beispiel? LAGO von Comosoft ist eine Lösung, die Sie in Aktion sehen sollten, um zu verstehen, was sie alles für Sie tun kann.
LAGO ist nicht nur ein DAM. Vielmehr handelt es sich um eine Multichannel-Marketing-Plattform, die DAM- und Produktinformationsmanagement (PIM)-Funktionalitäten sowie eine ganze Reihe von Funktionen integriert, die Ihre Marketing-Produktionskapazitäten auf ein völlig neues Niveau heben können.
Zusätzlich bietet LAGO:
- Sicherer Benutzerzugang zu digitalen Assets von jedem Webbrowser aus
- Integrierte Bildauswahl für eine bessere Marketingkommunikation
- Kollaborative Workflow-Tools, um in Verbindung zu bleiben
- Automatisches Austauschen von aktualisierten/ersetzten Assets in jeder aktiven Kampagne
- Nachverfolgung digitaler und gebrandeter Assets für effektives Marketing
Tipps zur Entscheidungsfindung
Die richtige Entscheidung zu treffen, kann sich schwierig anfühlen – vor allem, wenn Sie die bestmögliche Lösung für Ihr Unternehmen finden wollen. Einige Gedanken, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen sollen?
- Identifizieren Sie alle möglichen Optionen und stellen Sie die möglichen Ergebnisse für jede Option in Aussicht
- Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse und Wünsche Ihres gesamten Teams und wie diese beeinflusst werden
- Verstehen Sie die langfristigen Auswirkungen auf Projekte, auf jede Abteilung und auf Ihr Unternehmen