Derzeit haben etwa 70 Prozent der Unternehmen bereits eine Strategie für die digitale Transformation oder sind dabei, eine solche zu entwickeln. Die digitale Transformation wächst in einem noch nie dagewesenen Ausmaß. Aber mit welcher Geschwindigkeit genau? Im Jahr 2021 gaben Unternehmen weltweit 1,5 Billionen US-Dollar für die digitale Transformation aus. Bis Ende 2023 wird erwartet, dass diese Zahl auf 6,8 Billionen Dollar ansteigt.

Angesichts dieser Fokussierung auf die digitale Transformation werden jeden Tag mehr und mehr digitale Assets erstellt, und Unternehmen verlassen sich mehr denn je auf diese Assets – was bedeutet, dass Marken eine Plattform benötigen, um all dies zu verwalten.

An dieser Stelle kommt das Digital Asset Management (DAM) ins Spiel. Eine DAM-Plattform speichert und organisiert all diese Informationen, unterstützt die Arbeitsabläufe und erleichtert es den Nutzern, Inhalte schnell zu finden und weiterzugeben.

Was sollten Benutzer über den Einsatz einer DAM-Lösung wissen? Hier sind die fünf Best Practices für das Digital Asset Management.

1. Finden Sie heraus, was Sie bereits haben

Ihre visuellen und kreativen Inhalte sind ein mächtiges Werkzeug, mit dem Sie Ihr Publikum ansprechen können. Mehr als 60 Prozent der Digitalvermarkter sind der Meinung, dass visuelle Elemente für wirksame Marketingstrategien unverzichtbar sind – und es gibt viele Beweise, die dies belegen. Wenn Menschen zum Beispiel eine Nachricht hören oder lesen, können sie sich drei Tage später an etwa 10 % dieser Informationen erinnern und sie weitergeben. Wird dieselbe Botschaft jedoch mit einer visuellen Grafik kombiniert, können sich die Menschen nach derselben Zeitspanne an 65 % der Informationen erinnern.

Aber jetzt kommt der Clou: Sie können nur das nutzen, von dem Sie wissen, dass Sie es haben. Es könnten also viele ungenutzte Ressourcen vorhanden sein, oder noch schlimmer: Ihr Unternehmen könnte Zeit und Ressourcen aufwenden, um bereits vorhandene, aber unbekannte Ressourcen neu zu erstellen.

Eines der wichtigsten Dinge, die Sie bei der Umstellung auf eine DAM-Lösung tun können, ist die Durchführung eines Audits Ihrer vorhandenen Bestände, bei dem Sie nach Dingen suchen wie:

• Welche Assets haben Sie?
• Welche Arten von Assets müssen Sie verwalten?
• Wofür werden Ihre Assets verwendet?

Diese Prüfung kann Ihnen nicht nur dabei helfen, Ihre vorhandenen Bestände besser zu nutzen, sondern auch eine bessere Vorstellung von Ihren Zielen bei der Verwaltung digitaler Bestände zu bekommen und eine DAM-Lösung zu finden, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht. Ein Beispiel? Eine DAM-Lösung, die für die Verwaltung von Videos und Bildern auf mehreren Kanälen und über mehrere Kanäle hinweg konzipiert ist, könnte bedeuten, dass Sie eine DAM-Lösung mit einem integrierten Workflow-Tool wählen sollten, das eine schnellere Genehmigung, Kooperation und Verteilung ermöglicht.

Bei der Umstellung auf eine Cloud-basierte DAM-Plattform wie LAGO hilft Ihnen ein Audit dabei, alle Assets in Ihrem gesamten Unternehmen zu erfassen und an einem Ort zusammenzuführen. Die Durchführung eines solchen gründlichen Audits bedeutet, dass alle Mitarbeiter Zugang zu denselben Ressourcen haben, egal wo sie sich befinden.

2. Bauen Sie ihre Workflows für die DAM-Lösung auf

Berichten zufolge scheitern 70 Prozent der Unternehmen bei ihren Versuchen der digitalen Transformation. Woran liegt das? Oft wird das Team nicht mit ins Boot geholt oder die neuen Technologielösungen werden nicht in den Betrieb integriert. Mit der Zeit geraten diese nicht ausreichend genutzten Tools also in den Hintergrund, und alle Bemühungen um eine Verbesserung der Prozesse bleiben erfolglos.

Eine der wichtigsten Maßnahmen, die Sie ergreifen können, ist der Aufbau Ihres Workflows rund um Ihre DAM-Plattform. Finden Sie heraus, was Ihre Teammitglieder von einem Arbeitsschritt zum nächsten benötigen, hören Sie sich ihre Anliegen genau an und überlegen Sie, was ihnen helfen könnte, ihre Arbeit besser zu erledigen. Wählen Sie danach auch die Workflow-Funktionen und Automatisierungstools Ihres DAM aus – und nutzen Sie sie, um die Kooperation und Kommunikation in Echtzeit über alle Prozesse hinweg zu fördern, von der Erstellung über die Bearbeitung bis hin zur Genehmigung und Veröffentlichung. Gut genutzte Cloud-basierte Workflows ermöglichen es Ihrem Team und all Ihren Partnern, Projekte schneller und einheitlicher abzuwickeln.

Wenn Sie die von Ihrer DAM-Plattform angebotenen Funktionen wie Workflows und Produktionsautomatisierung nutzen, profitieren Sie von einer gut durchdachten Workflow-Technologie und sorgen für eine erfolgreiche Einführung in Ihrem gesamten Unternehmen.

3. Achten Sie auf Zugriffsbeschränkungen und Rollenmodelle

DAM-Lösungen werden eingesetzt, um die Arbeit mehrerer Abteilungen und vieler Teammitglieder zu vereinheitlichen, die alle unterschiedliche Rollen innerhalb desselben Unternehmens spielen. Das Festlegen von Rollen und Berechtigungen erleichtert nicht nur die Nutzung derselben Plattform durch alle Beteiligten, sondern verleiht Ihren Assets auch eine zusätzliche Sicherheitsebene.

Wenn Sie Rollen und Berechtigungen festlegen, können Sie den Zugriff auf bestimmte Assets auf bestimmte Kampagnen oder sogar ein einzelnes Team oder eine Abteilung beschränken. Diese Berechtigungsebene bedeutet, dass unbefugte Benutzer keinen Zugriff auf Assets haben, die sie nicht benötigen, die sich noch in der Entwicklung befinden oder die auf eine Genehmigung warten. Auf diese Weise bleiben Ihre Assets sicher, und jeder nutzt die aktuellste Version jedes Assets in Ihrem Werkzeugkasten. Insbesondere mit Cloud-basierten DAM-Plattformen wie LAGO, bei denen die Cybersicherheit von entscheidender Bedeutung ist, können Ihr Team und Ihre Partner von überall aus sicher auf die benötigten Assets zugreifen.

Ebenso ist es eine gute Idee, Funktionen für die Zugriffskontrolle einzurichten. Oft haben Unternehmen mit Fotos zu tun, die urheberrechtlich geschützt sind oder nur für einen bestimmten Zweck erstellt wurden. Wenn Sie Zugriffskontrollen einrichten und den Zugriff auf diese Assets einschränken, verringern Sie die Wahrscheinlichkeit, dass ein Asset in einem nicht genehmigten Anwendungsfall landet, der die Grenzen der Urheberrechtsvereinbarungen überschreiten könnte.

BONUS: Apropos Urheberrecht: Sie sollten Ihre DAM-Plattform nutzen, um Warnmeldungen für urheberrechtlich geschützte Assets einzurichten, damit Sie über bevorstehende Ablaufdaten informiert sind und Lizenzen bei Bedarf erneuern können.

4. Vereinheitlichen Sie Namenskonventionen

Das Erstellen – und Einhalten – von Namenskonventionen ist eine unverzichtbare Methode, um alles in Ihrem Digital Asset Management System zu organisieren. Es erleichtert das Auffinden der benötigten Inhalte und vermeidet Probleme mit der Duplizierung bestehender Inhalte, nur weil diese aufgrund der Namensstruktur nicht gefunden werden konnten.

Arbeiten Sie mit jeder Abteilung und jedem Team zusammen, um Ihre Namenskonventionen zu standardisieren und sicherzustellen, dass alle Ihre Assets mit einer gemeinsamen Namensstruktur hochgeladen und gespeichert werden. Diese Übung ist auch eine hervorragende Gelegenheit, ein Protokoll für die Kategorisierung Ihrer digitalen Assets und die darin enthaltenen Metadaten zu erstellen, um den Suchprozess zu vereinfachen. Wenn alle Beteiligten zusammenarbeiten, um die Organisation und das Auffinden Ihrer Bestände zu erleichtern, wird alles leichter zugänglich, und Ihre Prozesse werden wesentlich effizienter.

Einige Ideen für Benennungskonventionen:

• Durch die Aufnahme eines Datums in den Dateinamen für jedes Foto lassen sich alle Bilder, die am selben Tag aufgenommen wurden, schneller finden.
• Fügen Sie Metadaten wie den Namen einer Kampagne ein, um alle für diese Kampagne verwendeten Assets schnell zu identifizieren.
• Erstellen Sie Schlüsselwörter und Tags für jede Kampagne oder jeden Anwendungsfall, um eine durchsuchbare, organisierte Datenbank mit all Ihren Assets aufzubauen.

5. Machen Sie das Beste aus Ihren Assets mit Analysetools

Eine robuste, cloudbasierte DAM-Plattform speichert nicht nur Ihre Assets und alle dazugehörigen Metadaten. Sie hilft Ihnen auch bei der Optimierung dieser Daten. Eine wichtige Best Practice für die Verwaltung digitaler Assets besteht darin, analytische Daten zu Ihrem Vorteil zu nutzen. Denn ein DAM hilft Ihnen nicht nur beim Organisieren und Auffinden digitaler Assets, sondern liefert auch Informationen wie:

• Wann ein Asset verwendet wurde.
• Wer es verwendet hat.
• Wofür wurde es verwendet.

Ihr gesamtes Team kann diese Funktionen nutzen, um alle Erkenntnisse über die Nutzung Ihrer Assets durch das Team zu gewinnen. Ihre DAM-Analysetools können Ihnen Informationen darüber liefern, welche Assets am meisten genutzt werden, und aufdecken, welche Inhaltslücken geschlossen werden müssen, was funktioniert und was verbessert werden muss.

So können Sie z. B. feststellen, welche Assets mehr oder weniger häufig genutzt werden als andere, damit Sie wenig genutzte und leistungsschwache Assets ändern können, damit sie Ihrem Team – und Ihren Zielen – besser dienen.

Erhöhen Sie Ihr DAM-Potenzial

LAGO von Comosoft wurde entwickelt, um Marken eine bessere Kooperation zu ermöglichen. Als Cloud-basierte, kombinierte DAM-, PIM- und Marketing-Produktionslösung hilft LAGO bei allem, von Workflows über Zugriffskontrolle, Versionsoptimierung, Proofing, Organisation und mehr.

Warum Zeit mit der Suche nach der richtigen Lösung verschwenden oder darauf warten, dass ein Team etwas absegnet? LAGO bietet ein automatisiertes Aufgabenmanagement und sorgt dafür, dass alle Beteiligten mit demselben Datensatz arbeiten. Darüber hinaus sind Best Practices wie Zugriffskontrollen integriert, um die Arbeit von Marketing- und Produktionsfachleuten täglich zu unterstützen.

Rationalisieren und automatisieren Sie die Arbeitsabläufe in der Marketingproduktion. Bringen Sie das Multichannel-Marketing auf die nächste Stufe. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Daten organisiert und geschützt sind, und lassen Sie sie für sich arbeiten.