Hat jeder in Ihrem Team den gleichen Zugriff auf alle Assets, die er für seine Arbeit benötigt? Was ist mit den Mitarbeitern in Remote, oder mit den Mitgliedern von externen Teams?

Hierzu ein Fakt, der verwundert:

In einer Studie, in der untersucht wurde, wie digitale Assets verwaltet werden, gaben 54 Prozent der Befragten an, die Google Bildersuche zu nutzen, um ihr eigenes Firmenlogo zu finden.

Die Verwaltung von Assets wie Fotos, PDFs und Videos ist nicht so einfach, wie es klingt, wenn in Ihrem Unternehmen bei der Erstellung und Veröffentlichung von Inhalten mehrere Teams zusammenarbeiten müssen. Diese Zusammenarbeit muss im besten Fall softwaregestützt optimiert werden, damit sichergestellt wird, dass beispielsweise ihr Vertriebsteam immer die aktuelle Version einer Datei, wie ein Logo in der richtigen Größe und Auflösung, findet.

An dieser Stelle kommt das Digital Asset Management ins Spiel. Was kann ein solches Tool leisten und warum ist es wichtig? Im Folgenden erfahren Sie, was Digital Asset Management für Sie und Ihr Team leisten kann.

Wie hilft ein DAM-System Ihnen und Ihrem Unternehmen?

• Teilen Sie Dateien über eine cloudbasierte Plattform jederzeit und von jedem Ort aus
• Organisieren Sie alle Ihre digitalen Assets an einem zentralen Ort
• Zusammenarbeit, gemeinsame Nutzung und Erstellung von Inhalten aus einem einzigen Pool gemeinsam genutzter, aktualisierter Assets
• Ermöglichen Sie Ihrem Team und Ihren Partnern, Assets schnell und einfach zu finden
• Verwalten Sie Rich Media wie Audiodateien, Videos und hochwertige Bilder
• Alle Beteiligten sind sich über das Branding und die aktuelle Versionierung einig
• Optimieren Sie die digitale Veröffentlichung und Ausleitung
• Verfolgen Sie, welche Assets wann verwendet werden, weisen Sie jedem Asset Metadaten zu und erfahren Sie, wo diese genutzt werden.

Mit einer Lösung für die Verwaltung digitaler Assets zentralisieren Sie die Zugriffe Ihrer interner Teams und die Zusammenarbeit mit externen Anbietern und anderen Partnern. So haben beispielsweise Ihr Kreativteam und die Teams für Marketing, Vertrieb, Verpackung, Technik und Recht Zugriff auf dieselben Assets. Außerdem ist die gemeinsame Nutzung dieser Assets mit externen Benutzern wie Agenturen, Händlern und anderen Kooperationspartnern einfacher und sicherer.

Die Vorteile der Nutzung eines DAM-Systems

Die Anforderungen an Unternehmen in der heutigen digitalen Landschaft steigen ständig.

Da Marken nach Möglichkeiten suchen, das Beste aus ihren Inhalten und dem Lebenszyklus ihrer digitalen Assets herauszuholen, bietet das Digital Asset Management unzählige Vorteile für die Nutzung dieser Assets:

• Reich an Metadaten: Metadaten sind die perfekte Gelegenheit, um Ordnung in das Chaos zu bringen. Ein System zur Zuweisung von Keywords und anderen Metadaten erleichtert das spätere Auffinden von Assets. Es erfasst wichtige Informationen, die neben jedem Asset eingebettet sind, darunter Copyright- und Lizenzdaten, technische Spezifikationen, Herkunft, Keywords und mehr. Auf einen Blick können Sie (und Ihr Team) Ihre Asset-Metadaten verwalten und wissen, ob das angezeigte Asset aktuell und verwendbar ist, für welche Kampagnen es bereits verwendet wurde, wie es verwendet wurde und wer es erstellt hat.
• Erweiterte Suchfunktion: Eine effektive Digital Asset Management-Lösung bedeutet, dass Ihr gesamtes Unternehmen Ihre digitalen Assets mit Hilfe von erweiterten Suchfunktionen auf neue Weise erschließen kann. Mit einem herkömmlichen Dateispeichersystem können Sie vielleicht nur anhand des Dateinamens oder des Datums nach Dateien suchen. Ein DAM gibt Ihnen jedoch die Möglichkeit, Filter, Kategorien, Unterkategorien, Keywords, Sammlungen und mehr zu verwenden, um das zu finden, was Sie brauchen.
• Zugriffskontrolle: Eines der wichtigsten Merkmale eines DAM-Systems im Zusammenhang mit der Steuerung von Assets ist, dass die Plattform die Verwaltung des Zugriffs auf Ihre Assets vereinfacht. Administratoren haben die Kontrolle darüber, wie verschiedene Benutzer aus unterschiedlichen Gruppen mit den Assets Ihres Unternehmens interagieren, und können sogar nachverfolgen, wer die Assets wann nutzt oder Änderungen daran vornimmt. Mit einer DAM-Lösung können Sie separate Zugriffsrechte für Ersteller, Vertriebs- und Marketingteams und sogar für die Zusammenarbeit mit Dritten festlegen. So hat jeder Zugriff auf das, was er braucht, und Sie können den Zugriff auf alle anderen Assets einschränken, damit diese sicher und geschützt sind und nur für die richtigen Zwecke verwendet werden.
• Sicherheitsmanagement: Veraltete Methoden der Dateifreigabe bieten nicht das gleiche Maß an Sicherheit für unsere Assets wie ein modernes Digital Asset Management, und die arbeitsintensive Dateifreigabe verschwendet wertvolle Zeit. DAM-Systeme verbessern Ihre Cybersicherheitsstrategien, indem sie alles sicher speichern, um Ihre Assets zu schützen und sicherzustellen, dass Ihr gesamtes Unternehmen die Vorschriften oder Richtlinien einhält, die Sie für die Verwaltung digitaler Rechte befolgen müssen. Außerdem sparen Sie Zeit, weil Ihre Teams keine Zeit mit dem Einrichten von Zugriffsberechtigungen verschwenden müssen, da dies bereits für Sie erledigt ist. Darüber hinaus vereinfacht DAM die sichere Freigabe von Daten ohne den Zeitaufwand und die Probleme, die mit Verschlüsselung oder FTP-Protokollen verbunden sind.
• Sichern Sie Ihr Markenimage: Dank eines einzigen, zentralisierten Repositorys für alle Ihre Assets können Sie sicher sein, dass jeder in Ihrem Team die aktuelle Version all Ihrer Assets verwendet. Sie gehen nicht das Risiko ein, dass jemand ein Asset von schlechter Qualität oder geringer Auflösung oder ein veraltetes Asset verwendet, das nicht mehr zu Ihrem aktuellen Branding passt. Alle arbeiten von der gleichen Seite aus. Das Ergebnis ist ein konsistenter Output und ein starkes Branding von allen Mitgliedern Ihres Teams, das ein professionelles, konsistentes Image vermittelt.
• Sparen Sie Zeit und Geld: Durch den Einsatz einer Digital Asset Management-Lösung sparen Sie wertvolle Zeit und Ressourcen. Wie das? Wenn Sie neue Assets erstellen und verwenden, besteht die Gefahr, dass Sie die Dateien verlegen. Dann verbringen Sie viel Zeit damit, diese Assets zu suchen – und manchmal sogar neu zu erstellen -, weil sie nicht leicht zugänglich sind. Das passiert jedoch nicht, wenn Assets in einer DAM-Lösung gespeichert sind. Stattdessen erstellen Sie ein Asset einmal und können es dann überall veröffentlichen. Eine DAM-Plattform strafft Ihre Prozesse, verkürzt Ihre Markteinführungszeit und vereinfacht die Kooperation.
• Nutzen Sie Analysefunktionen: Wie leistungsfähig sind Ihre Assets? Wie oft werden sie genutzt? Mit einer intuitiven DAM-Lösung können Sie auf alle Arten von Analysen darüber zugreifen, wohin Ihre Assets gehen, wer sie verwendet und welche Assets am meisten genutzt werden. Es zeigt Ihnen, welche Arten von Assets für Ihre Marke am nützlichsten sind – und zeichnet ein Bild der erfolgreichsten Assets, die Sie in Zukunft erstellen sollten.
• Arbeiten Sie von jedem Ort: Da die DAM-Software von jedem Webbrowser aus zugänglich ist, kann Ihr Team die Assets Ihrer Marke von jedem beliebigen Ort aus nutzen. Sie müssen nicht warten, bis Sie von einem PC im Büro aus auf die Dateien zugreifen können oder bis jemand einen sicheren FTP-Zugang eingerichtet hat; alles ist sicher in der Cloud gespeichert, damit Ihre Arbeit im Fluss bleibt.

Das Wichtige ist das “Management” in Digital Asset Management

Bei der Verwaltung Ihrer Assets ist die Organisation einer der wichtigsten Vorteile, die sich aus der Verwendung eines Digital Asset Management-Tools ergeben. Die Administration ist wichtig, um den Überblick über Ihre ständig wachsende Bibliothek zu behalten. Bei der Verwaltung von Assets geht es um die Festlegung und Weiterentwicklung von Standards, Richtlinien und bewährten Praktiken für die Verwaltung des gesamten Bestands in Ihrem Unternehmen. Dazu gehören nicht nur die Assets selbst, sondern auch alles, was mit diesen Assets zu tun hat, einschließlich:

• Die Menschen, die sie nutzen
• Die Prozesse, wie die verschiedenen Assets genutzt werden
• Die von Ihrer Organisation verwendeten Technologien

Die Erstellung eines klar definierten Managementplans gibt Ihnen einen klaren Weg für die Verwaltung Ihrer Assets vor und stellt sicher, dass Sie mit der Implementierung einer DAM-Plattform erfolgreich sind. Er legt die Informationen, Richtlinien und Grundsätze fest, die einen reibungslosen Betrieb Ihres DAM gewährleisten.

Warum ist das wichtig?

Einerseits hilft Ihnen eine klare Definition von Richtlinien bei der optimalen und sicheren Nutzung eines DAM-Systems. Zusätzlich können diese Richtlinien ein hilfreicher Hinweisgeber für die Anpassung Ihrer Abläufe im Allgemeinen sein, da ein entscheidender Teil der DAM-Verwaltung die Optimierung eines kontinuierlichen und kooperatives Workflows mit Ihrem gesamten Team beinhaltet.

Die Administration ist ein oft übersehener Teil der Einrichtung und Pflege eines DAM-Systems. Schließlich machen Sie sich bei der Einrichtung der DAM-Plattform Ihres Unternehmens bereits Gedanken über Systemkonfigurationen, Benutzerberechtigungen und -zugriff, Taxonomie, Metadaten und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften – ganz zu schweigen von der Schulung aller Personen, die die DAM-Lösung verwenden werden.

Die sogenannte DAM-Governance ist jedoch genauso wichtig wie das eigentliche Kernstück der Lösung. Stellen Sie sich das wie das Regelwerk für Ihr Lieblingsbrettspiel vor. Sie haben zwar alle richtigen Spielfiguren, Würfel und Karten, um loszulegen, aber die Regeln – in diesem Fall Ihre Verwaltungs-Struktur – helfen Ihnen, die Dinge am Laufen zu halten.

Die Verwaltungsstruktur Ihrer Organisation kann Überlegungen wie diese beinhalten:

• Welche Arten von Assets gehören in das DAM?
• Wer hat Zugriff, worauf hat er Zugriff, und was kann er damit tun?
• Welche Benennungskonventionen werden Sie unternehmensweit verwenden?
• Welche Metadatenstandards und -anforderungen haben Sie?
• Wie soll die Versionierung gehandhabt werden?
• Welche Lizenzierungs- und Compliance-Anforderungen müssen Sie berücksichtigen?
• Wie werden Änderungen und Aktualisierungen mit den Benutzern kommuniziert?
• Wie gehen Sie mit abgelaufenen Assets um und wie archivieren Sie veraltete Assets?

Wir machen die Dinge einfach

Die LAGO DAM-Lösung von Comosoft ist das Nonplusultra im Digital Asset Management: Sie ist leistungsstark, einfach zu bedienen und ein medienneutrales Repository, das die wertvollsten digitalen Dateien, Bilder und Videos Ihrer Marke sicher und nutzbar macht.

Dank eines umfassenden, standardkonformen Ansatzes für Metadaten nimmt LAGO von Comosoft Ihrem Team die Last der Asset-Verwaltung ab, so dass es sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann. Gemeinsam können Sie Assets an einem sicheren, zentralen Ort importieren und pflegen, den Zugriff verwalten, Markenrichtlinien einhalten und die Zusammenarbeit und Produktivität aller Beteiligten verbessern.

Darüber hinaus beseitigt LAGO zeitraubende Anfragen und Asset-Silos durch kollaborative Workflow-Tools, die es Ihnen ermöglichen, gedruckte und digitale Marketingkommunikation zu erstellen, zu bearbeiten, zu überarbeiten und zu genehmigen – und das alles an einem Ort mit den aktuellen Assets. LAGO aktualisiert aktive Medienkampagnen automatisch, wenn Assets aktualisiert oder ersetzt werden, um Ihre Arbeit effizienter denn je zu gestalten. Sind Sie bereit, LAGO in Aktion zu erleben? Buchen Sie noch heute eine Demo!