Bei der Auswahl einer neuen Software gibt es viele Faktoren zu berücksichtigen. Schließlich handelt es sich um eine erhebliche Investition in Ihr Unternehmen. Daher sollten Sie abwägen, wer die Software nutzen wird, welche technologischen Anforderungen sie hat und wie der Einführungsprozess aussehen wird, während Sie Ihre neue Lösung implementieren und erlernen.

Wenn Sie auf der Suche nach einer DAM-Softwarelösung sind, haben Sie wahrscheinlich schon viel recherchiert und eine Menge Fragen gestellt. Der durchschnittliche Verkaufszyklus für Software-as-a-Service (SaaS)-Lösungen liegt in der Tat zwischen 3 und 6 Monaten.

Durch Ihre Recherche kennen Sie bereits die vielen Möglichkeiten, die es auf dem Markt gibt. Um die richtige Lösung zu finden, müssen Sie wissen, was Sie brauchen, welche Anforderungen Ihr Team hat, wie Ihre Arbeitsabläufe aussehen und wie Ihre neue Technologie mit Ihrem aktuellen digitalen Ökosystem zusammenpasst.

Schritt eins: Organisieren Sie sich systematisch

Wenn Sie mit der Suche beginnen, ist es an der Zeit, sich systematisch zu organisieren. Um die richtige Lösung zu finden, müssen Sie die Bedürfnisse Ihres Teams jetzt und in Zukunft genau kennen. Nicht nur für ein Team oder einzelne Mitarbeiter, sondern für Ihr gesamtes DAM-Team. Auf diese Weise können mehrere Beteiligte mitbestimmen, welche Funktionen Sie benötigen und welches System am besten für Ihr Unternehmen geeignet ist. Essenziell ist in diesem Entscheidungsprozess beispielsweise auch Ihr Systemadministrator, der bei der Integration Ihres neuen DAM in Ihren Arbeitsablauf eine wichtige Rolle spielen wird.

Identifizieren Sie Anwendungsfälle

Welche Ergebnisse strebt Ihr Team an, und wie können die Softwarelösung Ihnen dabei helfen, sie zu erreichen? Überlegen Sie, welche Anwendungsfälle für ein DAM-Systembei Ihnen üblich sind, und notieren Sie, was für Ihren Betrieb am wichtigsten ist. Ermitteln Sie die Bedürfnisse Ihres Teams und die Funktionen, mit denen diese Bedürfnisse erfüllt werden können. Anwendungsfälle können sein:

• Filtern von Inhalten in einem einzigen System
• Eliminierung von Redundanzen und Funktionen, die Sie nicht benötigen
• Gemeinsame Nutzung und Veröffentlichung von Markeninhalten
• Integration Ihres MarTech-Teams
• Wiederverwendung von leistungsstarken Inhalten
• Tracking der Wirksamkeit von Content
• Vereinheitlichung Ihres Content-Workflows
• Produkte schneller auf den Markt bringen
• Einführung in neue E-Commerce-Kanäle

Notieren Sie sich Ihre Must-Have Features & Funktionalitäten

Anhand dieser Anwendungsfälle können Sie die Funktionen ermitteln, ohne die Sie einfach nicht leben können. Dabei kann es sich um sehr grundlegende Funktionen handeln, wie z. B. die Organisation Ihrer Inhalte, oder um spezifischere Funktionen, wie die Integration des individuellen Workflows Ihres Unternehmens. Beliebte DAM-Funktionen sind:

• Eingehende Suchfunktionen
• Ein offenes API-Framework zur Förderung der Integration
• Konfigurationen für Berechtigungen und Zugriffskontrolle
• In-App-Konvertierung von Bildern
• Kein Code für die Automatisierung erforderlich
• Mapping von Metadaten
• Analyse auf der gesamten Asset-Ebene
• Unterstützung von mehreren Dateiformaten

Wenn Sie Ihre Anwendungsfälle und die Funktionen, von denen Sie wissen, dass Sie sie brauchen werden, zuerst vergleichen, wird die Suche nach DAM-Systemen viel klarer, und Sie können das beste System für Ihr Team auswählen.

Schritt zwei: Evaluieren Sie die Softwarelösungen genauer

Jetzt ist es an der Zeit, Lösungen zu evaluieren, um herauszufinden, welche die richtige für Sie ist. Das Angebot an DAM-Systemen kann überwältigend sein, bis Sie sich vergegenwärtigen, dass Sie nur die Funktionen benötigen, die für Ihren Betrieb geeignet sind.

Lösungen recherchieren und Funktionen vergleichen

Wenn Sie erst einmal wissen, was Ihr Team braucht, wird die Suche nach verschiedenen Systemen mit ihren unterschiedlichen DAM-Funktionen sehr viel einfacher sein. Zunächst ist es jedoch an der Zeit, sich mit den gewünschten Funktionen vertraut zu machen und sie in Aktion zu sehen. Denn nur weil ein Anbieter eine bestimmte Funktion anbietet, heißt das noch lange nicht, dass sie auch so funktioniert, wie Sie es sich wünschen oder brauchen.

Denken Sie daran, dass jedes System einen gewissen Nutzen bieten kann. Sie wollen aber schließlich sichergehen, dass das von Ihnen gewählte System tatsächlich zu Ihnen und Ihrem Team passt, damit Sie Ihre Arbeit optimal erledigen können. Wie können Sie dabei vorgehen?

Eine Möglichkeit wäre, die Anwendungsfälle, die Sie den Anbietern schicken, in Ihre Angebotsanfrage aufzunehmen, damit Sie jeden Anbieter danach bewerten können, wie gut seine Funktionen zu Ihren speziellen Anwendungsfällen passen.

Ein weiterer Tipp: Sortieren Sie die von Ihnen gewünschten Funktionen nach Präferenzstufe, damit Sie besser erkennen können, auf welche Funktionen Sie nicht verzichten können und auf welche Sie eventuell verzichten können, wenn Sie das richtige DAM für Ihre bevorzugten Funktionen finden. Lesen Sie bei Ihrer Recherche auch die Bewertungen. Dadurch erhalten Sie nicht nur einen besseren Einblick in die Leistungsfähigkeit der einzelnen DAM-Systeme, sondern können sich auch davon inspirieren lassen, wie verschiedene Organisationen das System in ihrem Betrieb optimal nutzen.

Behalten Sie die gesamte Investition im Auge

Die Wahl eines neuen DAM-Systems ist keine Entscheidung, die Sie an einem Tag oder in wenigen Wochen treffen können. Schließlich handelt es sich um eine bedeutende Investition in Ihr Unternehmen. Daher sollten Sie sich Zeit nehmen, recherchieren und sich eingehend mit allen Merkmalen und Funktionen befassen, um die richtige Lösung zu finden.

Dritter Schritt: Finden Sie das für Sie passende DAM

Jetzt kommt der schwierige, aber entscheidende Teil: Eine Entscheidung treffen.

Während Sie Ihre Optionen bewerten, sollten Sie unbedingt Demos anfordern, damit Sie sehen können, wie Ihr neues DAM funktionieren wird. Ein Beispiel? LAGO von Comosoft ist eine Lösung, die Sie in Aktion sehen sollten, um zu verstehen, was sie alles für Sie tun kann.

LAGO ist nicht nur ein DAM. Vielmehr handelt es sich um eine Multichannel-Marketing-Plattform, die DAM- und Produktinformationsmanagement (PIM)-Funktionalitäten sowie eine ganze Reihe von Funktionen integriert, die Ihre Marketing-Produktionskapazitäten auf ein völlig neues Niveau heben können.

Zusätzlich bietet LAGO:

• Sicherer Benutzerzugang zu digitalen Assets von jedem Webbrowser aus
• Integrierte Bildauswahl für eine bessere Marketingkommunikation
• Kollaborative Workflow-Tools, um in Verbindung zu bleiben
• Automatisches Austauschen von aktualisierten/ersetzten Assets in jeder aktiven Kampagne
• Nachverfolgung digitaler und gebrandeter Assets für effektives Marketing

Tipps zur Entscheidungsfindung

Die richtige Entscheidung zu treffen, kann sich schwierig anfühlen – vor allem, wenn Sie die bestmögliche Lösung für Ihr Unternehmen finden wollen. Einige Gedanken, die Ihnen bei der Entscheidungsfindung helfen sollen?

• Identifizieren Sie alle möglichen Optionen und stellen Sie die möglichen Ergebnisse für jede Option in Aussicht
• Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse und Wünsche Ihres gesamten Teams und wie diese beeinflusst werden
• Verstehen Sie die langfristigen Auswirkungen auf Projekte, auf jede Abteilung und auf Ihr Unternehmen