A small business can usually get by with a simple database or two. For example, tracking the details of a hundred or even a few thousand individual products is possible with a basic Product Information System or PIM. Similarly, the images and descriptions of a small number of products can usually be sorted and stored in a straightforward Digital Asset Management or DAM system.

But not all companies are small—or want to stay that way. If your company’s products number in the hundreds of thousands (or more), then your marketing department will be quickly overwhelmed—especially when each product is promoted across print and digital channels.

Also, consider this. If your company sells multiple items, then product information like images, descriptions, prices, and other vital data comes from different sources! Untangling and connecting all that moving data in a way that makes it practical for a marketing team’s use requires a robust automation approach. Without it, marketing will remain slow, unresponsive, and ultimately ineffective in a crowded, multichannel world.

Diagnosing the Problem

Here are five indicators that your marketing department needs to consider automating its data and production infrastructure. Remember that production automation is not a threat to marketing professionals’ jobs. On the contrary, if done right, it frees creative marketing professionals to do their jobs well!

1.  Your multichannel workflow is mostly manual

Today, customers have access to scores of different media channels, each requiring its own set of rules for data input, layout design, editing, and distribution. If your production designers must start from scratch for any print or digital output, then you’ve already lost the race. Only a truly integrated, templated workflow – repurposing each design and data decision to serve multiple outputs – can keep your marketing department in the game.

2.  Your legacy data systems do not communicate with each other well – or at all.

Many PIM and DAM systems are holdovers from a company’s IT past or acquired in corporate mergers. Older systems typically do not share data well or in the same way with modern technology. Without efficient data transfer, compelling product offers cannot be delivered accurately without the risk of costly manual workarounds. Given today’s pace of business, having non-integrated data sources is just not acceptable.

3.  Your “siloed” systems have outdated or conflicting information for the same product in a campaign

People make mistakes. So do legacy PIM, DAM, and other systems containing data entered by those same people. Standalone databases are especially prone to this. When a PIM data field is outdated, or when a DAM identifies the wrong version of a product image, then a print catalog or mobile app campaign can grind to a halt, requiring many hours of manual searching to fix. Marketing campaigns will suffer without well-planned production automation (and databases that communicate with each other).

4.  Your review and approval cycles are burdened with manual steps and bottlenecks.

For every marketing campaign – from print to digital – someone must be there to proofread and correct costly mistakes. Sometimes, there is more than one decision-maker to review and approve a complex marketing piece. In today’s fast-paced, multichannel world, a cumbersome, manual review process can derail your campaign’s timing goals – and your budget.

5.  You cannot easily create personalized or region-specific versions of your marketing campaigns.

If you have more than one store, then you have more than one set of marketing priorities. The larger your operation, the more complex are your marketing goals. A one-size-fits-all campaign no longer works. If you cannot easily create region- or store-specific versions of your promotional pieces, then you cannot succeed in today’s fast-moving consumer market. Your customers expect region-appropriate, even personalised information – IF you can deliver.

Prescribing the Solution

Fortunately, there is a solution to all five problems, and more, as retail marketers around the world are discovering. For example, Europe’s leading packaging, warehouse, and office supplies supplier has twenty-nine offices in sixteen different countries. With over 200,000 different products and billions of euros in revenue at stake, the company could not afford a manual workflow for its multichannel marketing campaigns. Instead, its PIM, DAM, and other data sources had to be connected, accurate, and agile – as did its planning, production, and approval workflows. Above all, each piece had to be quickly and automatically versioned to accommodate the vastly different conditions for each country.

Their answer was Comosoft LAGO, a fully integrated production automation platform for creating complex, data-driven, and omnichannel marketing. Once data was integrated and Comosoft added representatives from all sixteen countries into the LAGO web environment, the company could use the system to produce its print and digital catalog – at tremendous savings in time and cost.

The creative marketing director of any company has far too many things on their plate to stop and think about automation, integrated databases, versioning, or production workflows. And yet, their success depends on those very things. Without systems that communicate automatically and resolve the production bottlenecks, they cannot focus on their primary job, to control the creative design process and reach customers with compelling, customised campaigns.

Comosoft LAGO is many things. It’s more than a PIM, a DAM, a planning tool, a production automation system, and a versioning powerhouse. It is all of those things and more – combined to help creative marketing teams thrive in a relentless, multichannel world.

Contact us to learn more about successful implementations of Comosoft LAGO, or for a demonstration of how LAGO can automate your print and digital retail marketing content production.

Print brochures (inserts/flyers) continue to be an important part of a retail chain’s marketing, as has often been mentioned. They are an important orientation for the shopping consumer. If they are created by modern software designed for this purpose, they can even provide real-time information and offers for digital formats.

The process for creating these marketing pieces can be complex, tedious, and expensive. Layout planning can be done on handwritten notes, separate Excel spreadsheets, or both. Asset management and page design can be just as laborious – manually finding, opening, or placing images and text in InDesign, using a separate server with no DAM. Proofing and approval can consist of physical proof output and markup, accompanied by long email and phone conversations. The final product can then consist of individual PDF files for each version, and so does not yet have a link to the retailer’s online advertising space.

Fortunately, it doesn’t have to be that way. Here are six highly automated workflow steps that can eliminate manual drudgery.

1. Campaign Planning

Retail product managers and designers are often scattered around offices worldwide, especially with the recent rise in remote working. Comosoft LAGO provides a common whiteboarding environment for all stakeholders. Marketing managers can easily select the products to be featured based on profitability, availability, and other factors, and designate where they should appear in the circular. They can also insert store specials and other variables. The data for these decisions are available instantly from the retailer’s integrated Product Information Management (PIM) system, Digital Asset Management (DAM), and related databases. Once a campaign is underway, the marketing manager can track the success of a particular product or group of products.

2. Asset Management

In LAGO, the marketing manager and designer do not have to manually locate and update the many images, descriptions, SKU numbers, and countless other variables associated with each retail product. Instead, LAGO’s integration with DAM systems pulls in and allocates all of these elements – plus special offers – as “blocks” of related visual pieces for a designer to finesse in Adobe InDesign. If a product image or other component is replaced or changed in the DAM, it is automatically updated in the layout until shortly before printing.

3. The Production Process

Adobe InDesign is the most common software for designing and editing print products, but manual editing is resource-intensive and prone to errors. In the design process, retail brochures are prone to content inconsistencies because each product on the page contains many related text and image elements that must be transferred from other systems. LAGO provides you with a design management environment that automates manual tasks and reduces errors. Related product information and images stay connected to their respective data sources.

4. The Proofing Process

Manually created proofs and disconnected markups are a thing of the past. Instead, LAGO can automatically generate a digital proof of any project (and its localised versions) for online review and annotation. Timestamped comments and corrections can be easily found, creating a reliable and secure audit trail. The user-added correction marks are linked at the offer and/or page level and overlaid directly on the document in InDesign. Change requests are easily and automatically conveyed to the production designer.

5. The Approval Process

During the proofing process, it is normal for more than one person to review the product with all promotional components for accuracy and approve proposed changes or corrections. In the past, this was an extensive process that was passed from one person to another – even for digital documents. With LAGO, the approval process is parallel and highly automated. Authorised managers are notified of pending page reviews and can approve or modify them from anywhere in the world. LAGO’s integrated, visual approach reduces the time required for approval and significantly shortens the overall time-to-market for multiple flyers and their regional or branch-specific versions. In addition, the status of each component of a campaign can be tracked and easily monitored so that potential bottlenecks can be easily identified and resolved.

6. Production Output

Print runs for multiple versions of a complex retail brochure have been a logistical challenge. Retailers spend many resources customising the various product offerings based on regional and individual input – with each manual edit introducing the possibility of errors. Comosoft LAGO automatically creates and manages an unlimited number of versions of each brochure. Each version is tailored to the needs of a region or branch, while maintaining a solid link to PIM and DAM data. Thus, a designer’s work in creating a flyer is automatically reused for multiple, region-specific versions, all under the control of the company’s marketing strategy.

Printed circulars also have an online companion – the retailer’s mobile app or browser-based content. Each offer in a circular or version must also have the same offer online, with the same region- or store-specific variations. Fortunately, this does not have to involve “re-inventing the wheel”. LAGO campaign data for printed circulars export to an online mobile app – including product availability and location in a particular store.

Working Smarter

The drudgery of creating circulars and other retail marketing material is a costly burden for any organization. Thankfully, manual labor is significantly reduced via intelligent integration of a company’s data sources with the workflow automation available in Comosoft LAGO.

Contact us for a demonstration of how Comosoft LAGO can multiply your efficiency in producing print and digital retail marketing content.

Las 4 mejores formas de aprovechar InDesign y la automatización para gestionar fácilmente los catálogos de retail

Desde que el emblemático catálogo de IKEA dejó de publicarse, puede parecer que los catálogos impresos ya no son relevantes o eficaces para el marketing de los consumidores minoristas de hoy en día. Sin embargo, nosotros consideramos que están resurgiendo y que pueden ser más importantes que nunca.

¿No lo cree? Wall Street Journal y Mobile Commerce Commerce informan de que los catálogos impresos están muy vivos y siguen generando una media de 850 dólares de compras anuales por consumidor. Este regreso está respaldado por los mega-minoristas Amazon y Wayfair, que realizan casi el 100% de sus ventas en línea, pero siguen imprimiendo y enviando catálogos.

¿Siguen siendo eficaces los catálogos impresos?

Dos de los principales motivos de este aparente regreso son el cambio en la experiencia del comercio minorista y la saturación del espacio disponible para captar la atención del cliente.
Aunque las compras en tiendas físicas han disminuido, los consumidores siguen exigiendo la misma experiencia al comprar. Con un catálogo bien diseñado y una marca puede proporcionar la sensación de estar comprando en una tienda con imágenes de estilo de vida familiar y exposición de productos. El diseño de algunos catálogos está incluso a la altura de los caros libros de mesa.
Aunque el marketing digital es importante, cada vez hay más barreras y menos opciones de seguimiento para llegar al público objetivo. Llevar toda su línea de productos y los incentivos anunciados a las manos de sus clientes puede ser oro. El catálogo es una oferta tangible que muestra tantos datos del producto a través de texto y gráficos, que resulta incluso más fácil que comprar en línea. Toda la información que necesitan está ahí mismo, y pueden marcar los productos que quieren recordar. Esto puede ser mucho más potente que un anuncio publicitario u otras opciones de marketing de display.

La atractiva belleza de una compleja página de catálogo de venta al por menor tiene un alto coste: el coste de gestionar

Pero la innegable belleza de una compleja página de catálogo de venta al por menor tiene un alto coste: el coste de gestionar montañas de datos de productos. No hace falta que le convenzamos de todas las posibles variantes de imágenes, bases de datos específicas de productos, junto con descripciones de texto, tamaños, opciones de color, números de SKU, precios e inventario localizado y ofertas especiales. Con tantos controles y plugins de catálogo disponibles para InDesign y tantas fuentes de datos que gestionar, el potencial de desastre es alto.

La automatización al rescate

Afortunadamente, Adobe InDesign es más que susceptible a los programas de automatización de terceros. Permite a los usuarios comunes hacer malabarismos con precisión con cantidades masivas de datos de productos, en múltiples fuentes de datos, sin sacrificar la elegancia del diseño y la destreza tipográfica de Adobe.
He aquí cuatro maneras en las que el enfoque de Comosoft LAGO sobre la automatización logra lo aparentemente imposible. Proporciona a los diseñadores la autonomía que necesitan, la responsabilidad que exigen sus responsables y, sobre todo, la capacidad de lograr un alto rendimiento de las páginas en el exigente entorno minorista.

1. Aprovechamiento del flujo de trabajo de InDesign

Desde que se introdujo hace veintiún años, InDesign ha permitido a los usuarios “colocar” imágenes digitales y texto en una página virtual, controlando cada elemento con precisión milimétrica antes de enviar los resultados a imprimir. LAGO es totalmente compatible con esta potente función pero, en lugar de dejar la selección de imágenes y texto al azar, se asegura de que el diseñador tenga un acceso rápido e infalible a las imágenes y el texto adecuados. Como resultado, LAGO conecta al diseñador con todos los datos correctos del producto, liberándole para que se centre en el proceso creativo.
LAGO también aprovecha la arquitectura básica de InDesign proporcionando plantillas con combinaciones de productos preseleccionadas para las secciones más mundanas de la página. (Más información sobre esto en la sección 2).
El diseñador sigue manteniendo el control creativo y puede anular la configuración de la plantilla para que la página sea estéticamente agradable. Sin embargo, supongamos que deben realizar un cambio que refleje los datos de un producto en un catálogo. En ese caso, el cambio propuesto pasa automáticamente al responsable de marketing del producto para que lo apruebe, de modo que las versiones posteriores puedan ser bien gestionadas. Además, los diseñadores no tienen que preocuparse por los innumerables detalles de los precios y los números de SKU, que se suministran automáticamente desde sus respectivas bases de datos.

2. El poder del PIM

Las bases de datos de gestión de información de productos o PIM son el núcleo de las principales operaciones minoristas. Contienen la mayor parte de la información comercial sobre cada producto vendido y son esenciales para ordenar, rastrear, enviar y almacenar potencialmente millones de productos diferentes. A veces, incluyen los precios y los niveles de inventario, que pueden fluctuar en un momento dado y variar según la temporada, la región o incluso circunstancias imprevistas, como huracanes o pandemias.
Los directores de marketing de productos utilizan los datos de PIM para planificar cada campaña de ventas de la mayoría de los grandes minoristas, normalmente con mucha antelación. LAGO les permite seguir utilizando su PIM actual, creando una pizarra visual de los productos destacados. Incluso pueden dar prioridad a los productos con mayores márgenes, a los niveles de exceso de inventario o a los productos específicos de una temporada o región geográfica. Estos planes de campaña generan automáticamente “bloques” de información relacionada en una plantilla para el usuario de InDesign. Incluso incluyen imágenes de productos procedentes de un sistema de gestión de activos digitales o DAM (véase el punto 3, a continuación). Una vez realizado el catálogo, el gestor de productos puede hacer un seguimiento del rendimiento de las ventas de un producto concreto especificado para una campaña de catálogo.
Aunque LAGO de Comosoft suele integrar la base de datos PIM existente de un minorista con sus bases de datos independientes de precios e inventario, también ofrece su propio PIM. Por ello, tienen años de experiencia en la integración y automatización de la entrada de datos de los fabricantes de productos. Sin embargo, afortunadamente para los usuarios de InDesign, todos esos torrentes de datos de productos se gestionan en segundo plano para que puedan centrarse en un diseño sólido.

3. Automatización dinámica del DAM

La mayoría de los minoristas también mantienen un complejo sistema de gestión de activos digitales o DAM para gestionar las imágenes fotográficas, las muestras de color, las descripciones de texto, las reseñas de productos y otros activos relacionados con cada producto vendido. Estos activos pueden cambiar de un momento a otro, con cada nuevo lanzamiento o modificación de un producto, así como con cada sesión de fotos reciente de un producto. Por lo tanto, un DAM no sólo debe contener todas las variaciones de fotos y colores disponibles, sino que también debe hacer un seguimiento de las versiones de las imágenes para evitar que una imagen antigua se utilice para un nuevo lanzamiento de un producto.
Como se ha mencionado anteriormente, LAGO evita al usuario de InDesign la larga tarea de encontrar la imagen exacta, o la versión de la imagen, mediante la creación de “bloques” de información específicos para cada producto. Pero va más allá. Por ejemplo, supongamos que se crea una nueva imagen de producto y se añade al sistema DAM. En ese caso, la maqueta de InDesign se actualiza automáticamente con la imagen correcta (con aviso a las personas adecuadas) hasta el momento en que la maqueta se exporta para su impresión.

4. Resolver el dilema del versionado

Quizá el aspecto más difícil de la producción de catálogos sea la necesidad de contar con varias versiones. Cada región geográfica o incluso cada tienda tiene necesidades y prioridades de venta muy diferentes. El material deportivo que se vendería bien en Minnesota no lo haría tan bien en Florida, por ejemplo. Sin la automatización de los catálogos en InDesign, el usuario tendría que crear versiones regionales, específicas para cada tienda o idioma de cada catálogo, casi siempre desde cero.
Afortunadamente, LAGO automatiza todo el proceso de creación de versiones. Se pueden crear múltiples variantes a partir de un único catálogo principal, cada una de ellas utilizando los datos PIM y DAM según las indicaciones del director de marketing regional o de la sucursal. Los mismos datos de LAGO pueden poblar el sitio web o la aplicación móvil del minorista, aprovechando aún más el trabajo “previo” del departamento de marketing de productos.
Los diseñadores que utilizan Adobe InDesign siguen creando contenido impreso en forma de atractivos catálogos. La diferencia es que, con LAGO, pueden hacerlo con precisión a partir de datos gestionados y ampliar el resultado en múltiples versiones impresas (y en línea) en una fracción de tiempo.

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