Son muchas las consideraciones que hay que tener en cuenta a la hora de seleccionar un nuevo software. Al fin y al cabo, está realizando una inversión considerable en su organización. Por lo tanto, debe sopesar quién lo utilizará, sus necesidades tecnológicas e incluso cómo será el proceso de implantación y aprendizaje de la nueva solución.

Si está buscando la mejor solución de software DAM (gestión de activos digitales), es posible que ya haya investigado y preguntado mucho. De hecho, el ciclo medio de venta de soluciones de software como servicio (SaaS) oscila entre 3 y 6 meses.

Pero usted no es un cualquiera. Eres un profesional del DAM y conoces muchas opciones del mercado actual. El secreto para encontrar la solución adecuada reside en saber qué necesitas, qué requiere tu equipo, cuáles son tus operaciones y cómo se alinea la nueva tecnología con tu ecosistema digital actual. Esto es lo que necesita saber.

Primer paso: organízate sistemáticamente

Al iniciar la búsqueda, es hora de organizarse. Para encontrar la solución adecuada, debe comprender las necesidades de su equipo en su totalidad, ahora y en el futuro. No sólo para un equipo o unos pocos miembros, sino para todo el equipo de DAM. De este modo, las distintas partes interesadas podrán opinar sobre las funciones que necesitará y el sistema que mejor se adaptará a su organización. No se olvide de personas como el administrador del sistema, que será fundamental en la integración de su nuevo DAM en su flujo de trabajo.

Identifique los casos de uso

¿Qué resultados persigue su equipo y cómo pueden ayudarle estas soluciones a conseguirlos? Piense en los casos de uso habituales de los sistemas DAM y anote los más importantes para sus operaciones. Usted querrá identificar las necesidades del equipo para su organización, así como las características para hacer frente a estas necesidades. Los casos de uso pueden incluir:

• Filtrado de contenidos en un único sistema
• Eliminación de redundancias y funciones que no necesita
• Compartir y publicar contenidos de la marca
• Integración de su pila martech
• Reutilización de contenidos de alto rendimiento
• Seguimiento de la eficacia de los contenidos
• Unificar el flujo de trabajo de contenidos
• Llevar los productos al mercado más rápido
• Lanzamiento en nuevos canales de comercio electrónico

Tome nota de sus características y funcionalidades imprescindibles

A partir de estos casos de uso, puede empezar a identificar las funciones sin las que no puede vivir. Estas pueden ser muy básicas, como la organización de su contenido, o más específicas, como la integración del flujo de trabajo individual de su empresa. Las características populares de DAM incluyen:

• Funcionalidades de búsqueda en profundidad
• Un marco API abierto para fomentar la integración
• Configuraciones para el control de permisos y accesos
• Conversión de imágenes en la aplicación
• Cero código necesario para la automatización
• Mapeo de metadatos
• Análisis a nivel de todo el activo
• Soporte para múltiples formatos de archivo

Al comparar tus casos de uso y las características que sabes que necesitarás primero, la investigación de los sistemas DAM será mucho más clara, y podrás seleccionar el mejor sistema para tu equipo.

Segundo paso: evaluar las soluciones informáticas con más detalle

Ahora es el momento de empezar a evaluar soluciones para descubrir cuál es la más adecuada para usted. Con tantas opciones de sistemas DAM disponibles, puede resultar abrumador hasta que recuerde que sólo necesita las funciones aplicables a sus operaciones.

Búsqueda de soluciones y comparación de funciones

Una vez que sepa cuáles son las necesidades de su equipo, investigar los diferentes sistemas con sus distintas capacidades DAM le resultará mucho más sencillo. Antes, sin embargo, es el momento de ponerse en marcha y ver en acción las funciones que busca. Al fin y al cabo, que un proveedor ofrezca una función concreta no significa necesariamente que vaya a funcionar como usted quiere o necesita.

Ten en cuenta que todos los sistemas pueden aportar algún valor, pero lo que quieres es asegurarte de que el sistema que elijas se adapte a ti y a tu equipo para que podáis hacer vuestro mejor trabajo. Entonces, ¿cómo hacerlo?

Una forma sería incluir los casos de uso que envíe a los proveedores en su solicitud de propuesta, de modo que pueda evaluar a cada proveedor, puntuando lo bien que sus características se adaptan a sus casos de uso únicos.

Otro consejo: ordena las funciones que buscas por nivel de preferencia para poder discernir mejor de qué funciones no puedes prescindir y de cuáles podrías estar dispuesto a prescindir si encuentras el DAM adecuado para tus funcionalidades más preferidas. Además, asegúrate de leer las opiniones a medida que investigas. Esto no sólo le dará una mejor idea de cómo funciona cada sistema DAM, sino que también puede darle un poco de inspiración sobre cómo las diferentes organizaciones aprovechan al máximo el sistema dentro de sus operaciones. Puede que encuentre algunas ideas geniales.

Controle toda la inversión

Elegir un nuevo sistema DAM no es una decisión que pueda tomarse en un día, ni siquiera en unas semanas. Pero eso es por diseño. Al fin y al cabo, está haciendo una inversión importante en su organización. Por lo tanto, querrá tomarse su tiempo, investigar y profundizar en todas las características y funcionalidades para encontrar la solución.

Tercer paso: Elegir el mejor DAM posible

Ahora viene la parte difícil pero emocionante: Elegir.

Mientras evalúa sus opciones, asegúrese de solicitar demostraciones para poder ver cómo funcionará su nuevo DAM. ¿Por ejemplo? LAGO de Comosoft es una solución que querrá ver en acción para comprender todo lo que puede hacer por usted.

LAGO no es sólo un DAM. En su lugar, es una plataforma de marketing multicanal que integra funcionalidades DAM y de gestión de información de productos (PIM), además de toda una serie de características que pueden transformar sus capacidades de producción de marketing para llevar sus operaciones a un nivel completamente nuevo.

Además, LAGO ofrece:

• Acceso seguro de los usuarios a los activos digitales desde cualquier navegador web.
• Selección de imágenes integrada para mejorar la comunicación de marketing
• Herramientas de flujo de trabajo colaborativo para mantenerse conectado
• Sustitución automática de activos actualizados/sustituidos en cualquier campaña de medios activa
• Seguimiento de activos digitales y de marca para un marketing de marca eficaz

Consejos para la toma de decisiones

Tomar la decisión correcta puede ser todo un reto, sobre todo cuando se quiere encontrar la mejor solución posible para servir a su organización al máximo. Algunas ideas para ayudarle en el proceso de toma de decisiones:

• Identifique todas las opciones posibles y prevea los posibles resultados de cada una de ellas.
• Considere las necesidades y deseos de todo su equipo y cómo se verán afectados
• Comprenda el impacto a largo plazo en los proyectos, en cada departamento y en su empresa