Il y a de nombreuses considérations à prendre en compte lors du choix d’un nouveau logiciel. Après tout, vous faites un investissement considérable dans votre organisation. Vous devez donc évaluer qui l’utilisera, vos besoins technologiques et même le processus de mise en œuvre et d’apprentissage de la nouvelle solution.

Si vous êtes à la recherche de la meilleure solution logicielle de gestion des ressources numériques (DAM), vous avez peut-être déjà effectué de nombreuses recherches et posé beaucoup de questions. En fait, le cycle de vente moyen des solutions SaaS (Software-as-a-Service) est de 3 à 6 mois.

Mais vous n’êtes pas n’importe qui. Vous êtes un professionnel de la DAM et vous connaissez de nombreuses options sur le marché actuel. Le secret pour trouver la bonne solution consiste à savoir ce dont vous avez besoin, ce dont votre équipe a besoin, quelles sont vos opérations, et comment la nouvelle technologie s’aligne sur votre écosystème numérique actuel. Voici ce que vous devez savoir.

Première étape : s’organiser systématiquement

Lorsque vous commencez votre recherche, il est temps de vous organiser. Pour trouver la bonne solution, vous devez comprendre les besoins de votre équipe dans son ensemble, maintenant et à l’avenir. Pas seulement pour une équipe ou quelques membres, mais pour toute l’équipe de la DAM. Ainsi, les différentes parties prenantes auront leur mot à dire sur les fonctions dont vous aurez besoin et sur le système qui conviendra le mieux à votre organisation. N’oubliez pas des personnes comme l’administrateur système, qui jouera un rôle déterminant dans l’intégration de votre nouveau DAM dans votre flux de travail.

Identifier les cas d’utilisation

Quels résultats votre équipe poursuit-elle et comment ces solutions peuvent-elles vous aider à les atteindre ? Réfléchissez aux cas d’utilisation courants des systèmes de DAM et notez les plus importants pour vos opérations. Vous voudrez identifier les besoins de l’équipe pour votre organisation, ainsi que les fonctionnalités permettant de répondre à ces besoins. Les cas d’utilisation peuvent inclure :

• Le filtrage du contenu dans un système unique.
• Élimination des redondances et des fonctions dont vous n’avez pas besoin.
• Partage et publication de contenu de marque.
• Intégration de votre pile martech.
• Réutilisation performante du contenu
• Suivi de l’efficacité du contenu
• Unifier le flux de travail du contenu
• Mettre les produits sur le marché plus rapidement
• Se lancer dans de nouveaux canaux de commerce électronique.

Prenez note de vos caractéristiques et fonctionnalités indispensables.

À partir de ces cas d’utilisation, vous pouvez commencer à identifier les fonctionnalités dont vous ne pouvez pas vous passer. Celles-ci peuvent être très simples, comme l’organisation de votre contenu, ou plus spécifiques, comme l’intégration du flux de travail individuel de votre entreprise. Les caractéristiques populaires de la DAM sont les suivantes :

• Des fonctionnalités de recherche approfondie.
• Un cadre d’API ouvert pour encourager l’intégration.
• Configurations des permissions et du contrôle d’accès.
• Conversion d’images en cours d’application.
• Zéro code requis pour l’automatisation
• Mise en correspondance des métadonnées
• Analyse à l’échelle de l’ensemble de l’actif.
• Prise en charge de plusieurs formats de fichiers

En comparant vos cas d’utilisation et les fonctionnalités dont vous savez que vous aurez besoin en premier, l’étude des systèmes de DAM sera beaucoup plus claire, et vous serez en mesure de sélectionner le meilleur système pour votre équipe.

Étape 2 : Évaluer plus en détail les solutions informatiques

Il est maintenant temps de commencer à évaluer les solutions pour savoir laquelle vous convient le mieux. La multitude d’options de systèmes de gestion des données disponibles peut être accablante, jusqu’à ce que vous vous rappeliez que vous n’avez besoin que des fonctions qui s’appliquent à vos opérations.

Recherche de solutions et comparaison des caractéristiques

Une fois que vous aurez défini les besoins de votre équipe, il vous sera beaucoup plus facile de rechercher les différents systèmes et leurs différentes fonctionnalités de gestion des données. Mais d’abord, il est temps de se lancer et de voir les fonctions que vous recherchez en action. Après tout, ce n’est pas parce qu’un fournisseur propose une fonctionnalité particulière qu’elle fonctionnera nécessairement comme vous le souhaitez ou en avez besoin.

Gardez à l’esprit que tous les systèmes peuvent apporter une certaine valeur, mais vous devez vous assurer que le système que vous choisissez convient à vous et à votre équipe afin que vous puissiez donner le meilleur de vous-même. Alors comment faire ?

Une solution serait d’inclure les cas d’utilisation que vous envoyez aux fournisseurs dans votre demande de propositions, afin de pouvoir évaluer chaque fournisseur, en notant dans quelle mesure ses fonctionnalités correspondent à vos cas d’utilisation uniques.

Autre conseil : triez les fonctionnalités que vous recherchez par niveau de préférence afin de mieux discerner celles dont vous ne pouvez vous passer et celles dont vous seriez prêt à vous passer si vous trouviez le bon DAM pour vos fonctionnalités préférées. Veillez également à lire les critiques lors de vos recherches. Non seulement vous aurez une meilleure idée du fonctionnement de chaque système de DAM, mais vous pourrez également vous inspirer de la manière dont différentes organisations tirent le meilleur parti de ce système dans le cadre de leurs activités. Vous trouverez peut-être de bonnes idées.

Contrôler l’ensemble de l’investissement

Le choix d’un nouveau système DAM n’est pas une décision qui se prend en un jour, ni même en quelques semaines. Mais c’est à dessein. Après tout, vous faites un investissement important dans votre organisation. Vous devrez donc prendre votre temps, faire des recherches et examiner toutes les caractéristiques et fonctionnalités pour trouver la solution.

Troisième étape : choisir le meilleur DAM possible

Vient maintenant la partie difficile mais passionnante : le choix.

Lorsque vous évaluez vos options, n’oubliez pas de demander des démonstrations afin de voir comment votre nouveau DAM fonctionnera. Par exemple ? LAGO de Comosoft est une solution que vous voudrez voir en action pour comprendre ce qu’elle peut faire pour vous.

LAGO n’est pas seulement une DAM. Il s’agit plutôt d’une plateforme de marketing multicanal qui intègre des fonctionnalités de DAM et de gestion de l’information sur les produits (PIM), ainsi que toute une série de fonctions qui peuvent transformer vos capacités de production marketing pour porter vos opérations à un tout autre niveau.

En outre, LAGO offre :

• Accès sécurisé des utilisateurs aux actifs numériques depuis n’importe quel navigateur web.
• Sélection intégrée d’images pour améliorer la communication marketing.
• Des outils de travail collaboratif pour rester connecté.
• Remplacement automatique des actifs mis à jour/remplacés sur toute campagne média active.
• Suivi des marques et des actifs numériques pour un marketing de marque efficace.

Conseils pour la prise de décision

Prendre la bonne décision peut s’avérer difficile, surtout lorsque vous souhaitez trouver la meilleure solution possible pour servir au mieux votre organisation. Voici quelques idées pour vous aider dans le processus de décision ?

• Identifiez toutes les options possibles et envisagez les résultats possibles de chacune d’elles.
• Tenez compte des besoins et des désirs de l’ensemble de votre équipe et de la manière dont ils seront affectés.
• Comprenez l’impact à long terme sur les projets, sur chaque département et sur votre entreprise.