¿Tiene todo su equipo el mismo acceso a todos los assets que necesitan para hacer su trabajo? ¿Qué pasa con sus colaboradores externos o los miembros de su equipo remoto?

Aquí hay un hecho impactante:

En un estudio que examinó cómo se gestionan los activos digitales, el 54 por ciento de los encuestados informaron que utilizaban la búsqueda de imágenes de Google para localizar el logotipo de su propia empresa.

Gestionar assets como fotos, PDF y videos es más desafiante de lo que parece cuando su organización requiere que múltiples equipos colaboren en la creación y publicación de contenido. En su mejor momento, esta colaboración debe optimizarse con software para asegurar que, por ejemplo, su equipo de ventas siempre encuentre la versión más reciente de un archivo, como un logotipo, en el tamaño y resolución adecuados.

Aquí es donde entra en juego la Gestión de Assets Digitales. Entonces, ¿qué hace este tipo de herramienta y por qué es importante? Veamos lo que la Gestión de Assets Digitales puede hacer por usted y su equipo.

¿Qué puede hacer usted y su organización con una solución DAM?

• Compartir archivos a través de una plataforma basada en la nube en cualquier momento y desde cualquier lugar.
• Organizar todos sus assets digitales en una ubicación centralizada.
• Colaborar, compartir y crear contenido a partir de un conjunto único de assets actualizados compartidos.
• Capacitar a su equipo y a sus socios externos para que encuentren los assets de manera rápida y sencilla.
• Gestionar medios ricos como archivos de audio, videos e imágenes de alta calidad.
• Mantener a todos en la misma página en cuanto a la marca y la versión actual.
• Agilizar la publicación y distribución digital.
• Realizar un seguimiento de los assets que se están utilizando y cuándo, asignar metadatos a cada asset y comprender cómo se está utilizando su contenido.

Con una solución de Gestión de Assets Digitales, todos están en la misma página dentro de sus equipos internos y al trabajar con proveedores externos y otros socios. Por ejemplo, su equipo creativo y los equipos de marketing, ventas, empaque, tecnología y legal tienen acceso a los mismos assets. Además, compartir estos assets con usuarios externos como agencias, distribuidores y otros colaboradores es más fácil y seguro.

Por qué es importante: Los beneficios de utilizar una solución DAM

Las demandas del panorama digital actual están en constante aumento. A medida que las marcas buscan formas de aprovechar al máximo su contenido y el ciclo de vida de sus assets digitales, la Gestión de Assets Digitales ofrece una amplia variedad de beneficios que moldean cómo se utilizan estos assets.

• Rico en metadatos: Los metadatos son la oportunidad perfecta para poner orden en el caos. Un sistema de asignación de palabras clave y otros metadatos facilita la búsqueda de assets más adelante. Rastrea información importante incrustada junto a cada asset, como derechos de autor, fechas de licencia, especificaciones técnicas, origen, palabras clave y más. Con solo un vistazo, usted (y su equipo) pueden gestionar los metadatos de sus assets y saber si el sset que están viendo está actualizado y es utilizable, en qué campañas se ha utilizado, cómo se ha utilizado y quién lo creó.
• Capacidades de búsqueda avanzadas: Una solución efectiva de Gestión de Assets Digitales significa que toda su organización puede explorar sus assets digitales de nuevas formas mediante capacidades de búsqueda avanzadas. Con un sistema de almacenamiento de archivos tradicional, es posible que solo pueda buscar archivos según su nombre o fecha, pero un DAM le brinda la capacidad de utilizar filtros, categorías, subcategorías, palabras clave, colecciones y más para encontrar lo que necesita.
• Control de acceso: Una de las características esenciales de un sistema DAM asociado con la gobernanza de assets es que la plataforma simplifica la gestión de quién tiene acceso a sus assets. Los administradores tienen el control para establecer cómo interactúan los diferentes usuarios de diferentes grupos con los assets de su empresa e incluso realizar un seguimiento de quién utiliza o realiza cambios en los assets, y cuándo. Una solución DAM le permite establecer derechos de acceso separados para creadores, equipos de ventas y marketing, e incluso colaboradores externos. De esta manera, todos tienen acceso a lo que necesitan, y usted puede limitar el acceso a todos sus demás assets para mantenerlos seguros, protegidos y utilizados solo para los casos de uso adecuados.

• Gestión de la seguridad: Los métodos obsoletos de intercambio de archivos no brindan el mismo nivel de seguridad sobre sus assets de la misma manera que lo hace la Gestión de Assets Digitales, y compartir archivos de manera más laboriosa desperdicia un tiempo valioso. Los sistemas DAM refuerzan sus estrategias de ciberseguridad almacenando todo de forma segura para proteger sus assets y garantizar que toda su organización cumpla con las regulaciones o pautas que debe seguir para la gestión de derechos digitales. También ahorra tiempo porque sus equipos no tienen que perder tiempo estableciendo permisos de acceso, porque ya están configurados. Además, el DAM simplifica el intercambio seguro sin la necesidad de encriptación o protocolos de transferencia de archivos (FTP).

• Mantener la reputación de tu marca: Gracias a un repositorio único y centralizado para todos tus assets, puedes estar tranquilo sabiendo que todos en tu equipo utilizarán la versión más actualizada de todos los assets. No corres el riesgo de que alguien utilice un asset de baja calidad o baja resolución, o un asset desactualizado que ya no se ajuste a tu imagen de marca actual. Todos están trabajando desde la misma página. El resultado es una producción consistente y una imagen de marca sólida de todos en tu equipo, para presentar una imagen profesional y coherente.

• Ahorrar tiempo y dinero: Emplear una solución de Gestión de Assets Digitales te ahorra un valioso tiempo y recursos. ¿Cómo? A medida que creas y utilizas nuevos assets, corres el riesgo de perder archivos. Luego se dedica tiempo a buscar y, a veces, incluso a recrear estos assets simplemente porque no son fácilmente accesibles. Pero esto no sucede cuando los assets se almacenan en una solución DAM. En su lugar, creas un asset una vez y puede ser publicado en cualquier lugar. Como resultado, una plataforma DAM agiliza tus procesos, acelera tu tiempo de comercialización y simplifica la colaboración.

• Aprovechar los análisis: ¿Cómo están funcionando tus assets? ¿Con qué frecuencia se utilizan? Con una solución DAM intuitiva, puedes acceder a todo tipo de análisis sobre dónde van tus assets, quién los está utilizando y qué assets se utilizan más. Te muestra qué tipos de assets son más útiles para tu marca y te muestra una imagen de los assets más beneficiosos para crear en el futuro.

• Trabajar desde cualquier lugar: Debido a que el software DAM es accesible desde cualquier navegador web, tu equipo puede utilizar los assets de tu marca desde cualquier lugar donde se encuentren. No hay que esperar para acceder a los archivos desde una computadora de oficina o para que alguien configure un FTP seguro; todo se almacena de forma segura en la nube para mantener tu trabajo en movimiento.

La importancia de la gobernanza en la Gestión de Assets Digitales

Cuando se gestionan los assets, la gobernanza es uno de los beneficios más significativos de utilizar una herramienta de Gestión de Assets Digitales (DAM, por sus siglas en inglés). La gobernanza es una estrategia esencial para mantener un seguimiento de su biblioteca en constante crecimiento. La gobernanza de assets consiste en establecer y desarrollar estándares, políticas y mejores prácticas para cómo planificar gestionar todo como organización. Esto no solo incluye los propios assets, sino también todo lo que rodea a estos assets, como:

• Las personas que los utilizan.
• Los procesos de cómo se utilizan los diferentes assets.
• Las tecnologías que utiliza su organización.

Establecer un plan de gobernanza bien definido le brinda un camino claro para avanzar en la gestión de sus assets y lo prepara para tener éxito al implementar una plataforma DAM. Define la información, las pautas y las políticas para mantener el buen funcionamiento de su DAM.

¿Por qué es esto importante?

Por un lado, una definición clara de las políticas lo ayudará a utilizar un sistema DAM de manera óptima y segura. Además, estas pautas pueden ser una guía útil para ajustar sus operaciones en general, ya que una parte fundamental de la gestión DAM implica optimizar un flujo de trabajo continuo y colaborativo con todo su equipo.

La gobernanza puede ser una parte a menudo pasada por alto al configurar o mantener un sistema DAM. Después de todo, al establecer la plataforma DAM de su organización, ya está pensando en las configuraciones del sistema, los permisos y el acceso de los usuarios, la taxonomía, los metadatos y el cumplimiento legal, sin mencionar el entrenamiento de todos los que utilizarán la solución DAM.

Pero la gobernanza DAM es tan importante como los detalles técnicos. Piense en ella como el libro de reglas de su juego de mesa favorito. Si bien puede tener todas las piezas de juego correctas, los dados y las cartas para comenzar, las reglas, en este caso, su estructura de gobernanza, lo ayudan a mantener las cosas en movimiento.

La estructura de gobernanza de su organización puede incluir consideraciones como:

• Qué tipos de assets pertenecen al DAM.
• Quién tiene acceso, a qué tienen acceso y qué pueden hacer con ello.
• Que convenciones de nomenclatura se utilizarán en toda la organización.
• Qué estándares y requisitos de metadatos tiene.
• Cómo manejar la versión de los assets.
• Qué requisitos de licencia y cumplimiento deben considerarse.
• Cómo comunicar cambios y actualizaciones a los usuarios.
• Cómo manejar assets vencidos y cómo archivar assets obsoletos.

Haciendo las cosas bastante DAM sencillas

La solución DAM LAGO de Comosoft es la última palabra en Gestión de Assets Digitales: es poderosa, fácil de usar y un repositorio neutro en términos de medios para mantener seguros y utilizables los archivos digitales, imágenes y videos más valiosos de su marca.

Gracias a un enfoque amplio y compatible con estándares en cuanto a metadatos, LAGO de Comosoft libera a su equipo de la carga de la gestión de assets, permitiéndoles centrarse en tareas más importantes. Juntos, pueden importar y mantener assets en una ubicación central y segura, gestionar el acceso, cumplir con las directrices de la marca, y ayudar a todos a ser más colaborativos y productivos.

Además, LAGO elimina las solicitudes que consumen tiempo y los silos de assets a través de herramientas colaborativas de workflows que le permiten crear, editar, revisar y aprobar comunicaciones de marketing impresas y digitales desde un mismo lugar, con los assets más actualizados. De hecho, LAGO actualiza automáticamente las campañas de medios activas cada vez que se actualizan o reemplazan los assets, para hacer que su trabajo sea más eficiente que nunca. ¿Está listo para ver LAGO en acción? ¡Reserve una demostración hoy mismo!