Actualmente, Alrededor del 70 por ciento de las organizaciones ya tienen una estrategia de transformación digital o están en proceso de crearla. La transformación digital está creciendo a niveles sin precedentes. Pero ¿a qué velocidad? En 2021, las organizaciones gastaron 1.5 billones de dólares en transformación digital a nivel mundial. Para finales del 2023, se espera que esa cifra ascienda a 6.8 billones de dólares.

Con todo este enfoque en la transformación digital, cada día se crean más activos digitales y las organizaciones dependen más que nunca de estos activos, lo que significa que las marcas necesitan una Plataforma para gestionar todos.

Ahí es donde entra en juego la gestión de activos digitales (DAM). Una plataforma DAM almacena y organiza toda esta información, potenciando los flujos de trabajo y facilitando a los usuarios a encontrar y compartir contenidos rápidamente.

¿Qué deben saber los usuarios sobre el empleo de una solución DAM? Aquí están las cinco mejores prácticas para la gestión de activos digitales.

1. Descubra lo que ya tiene.

Sus activos visuales y creativos son poderosas herramientas que puede utilizar para conectar con su audiencia. De hecho, más del 60% de los profesionales del marketing digital afirman que los activos visuales son esenciales para las estrategias eficaces de marketing y hay muchas pruebas que lo demuestran. Por ejemplo, cuando las personas leen o escuchan un mensaje, pueden recordar y transmitir aproximadamente el 10% de esa información tres días después. Sin embargo, cuando ese mismo mensaje se acompaña de algún gráfico visual, la gente puede recordar el 65% de la información al cabo del mismo tiempo.

Pero aquí está el truco: solo puedes utilizar los activos que sabes que tienes. Por lo tanto, podría haber un montón de activos sin utilizar o, peor aún, su organización podría acabar gastando tiempo y recursos en recrear activos que ya tenía, pero no sabía que existían.

Una de las cosas más importantes que puede hacer al pasar a una solución DAM es llevar a cabo una auditoría de sus activos existentes, buscando cosas como:

• ¿Qué activos se tiene?
• ¿Qué tipos de activos necesitará gestionar?
• ¿Para qué se utilizan sus activos?

Esta auditoria puede ayudarle no solo a hacer un mejor uso de sus activos existentes, sino también a tener una mejor idea de sus objetivos de gestión de activos digitales y encontrar una solución DAM que se adapte a sus necesidades específicas. ¿Por ejemplo? Una solución DAM diseñada para gestionar vídeos e imágenes en múltiples canales y puntos de venta podría significar que debería elegir un DAM con una herramienta de flujo de trabajo integrada que fomente una aprobación, colaboración y distribución más rápida.

Al pasar a una Plataforma DAM basada en la nube como LAGO, una auditoria le ayudará a recopilar todos sus activos en toda la organización y reunirlos en un solo lugar. Llevar a cabo una auditoria exhaustiva significa que todos tendrán acceso a los mismos recursos sin importar dónde se encuentren.

2. Construya sus Flujos de Trabajo en torno a su solución DAM

Se ha informado que el 70 por ciento de las empresas fracasan en sus intentos de transformación digital. ¿A qué se debe? A menudo, no incorporan a su equipo ni hacen que sus nuevas soluciones tecnológicas formen parte integral de sus operaciones. Así que, con el tiempo, estas herramientas poco aprovechadas pasan a un segundo plano y cualquier esfuerzo por mejorar sus procesos no tiene éxito.

Una de las cosas más importantes que puede hacer es construir su flujo de trabajo en torno a su plataforma DAM. Aprenda lo que los miembros de su equipo necesitan de un silo de trabajo a otro, escuche atentamente sus preocupaciones y lo que podría ayudarles a hacer mejor su trabajo, y elija -y utilice- las funcionalidades de flujo de trabajo y las herramientas de automatización de su DAM para fomentar la colaboración y la comunicación en tiempo real a lo largo de sus procesos, desde la creación a la edición, pasando por la aprobación y la publicación. Los flujos de trabajo basados en la nube bien utilizados permiten a tu equipo y a todos tus socios avanzar en los proyectos de forma más rápida y unificada.

Cuando te apoyas en las características que ofrece tu plataforma DAM, como los flujos de trabajo y la automatización de la producción, te beneficias de una tecnología de flujo de trabajo bien diseñada y garantizas una adopción exitosa en toda tu organización.

3. Establezca el control de acceso, los roles y permisos

Las soluciones DAM se utilizan para unificar el trabajo de varios departamentos y muchos miembros del equipo que desempeñan diferentes funciones dentro de la misma organización. Establecer cosas como roles y permisos no sólo hace que sea más fácil para todos utilizar la misma plataforma, sino que este proceso también da a todos sus activos una capa extra de seguridad.

Cuando estableces roles y permisos, puedes limitar el acceso a ciertos activos a campañas específicas o incluso a un solo equipo o departamento. Esta capa de permisos significa que los usuarios no autorizados no pueden acceder a los activos que no necesitan, a los que aún están en desarrollo y a los que están pendientes de aprobación. Como resultado, sus activos permanecen seguros, y todo el mundo utiliza la versión más reciente de cada activo en su caja de herramientas. Especialmente con las plataformas DAM basadas en la nube como LAGO, donde la ciberseguridad es crucial, tu equipo y los socios de terceros pueden acceder de forma segura a los activos que necesitan desde cualquier lugar.

Del mismo modo, es una buena idea establecer funciones de control de acceso. A menudo, las organizaciones manejan fotos que tienen derechos de autor o que se han creado con un uso en mente. Cuando se establecen controles de acceso y se restringe el acceso a estos activos, se limita la posibilidad de que un activo termine en un caso de uso no aprobado que podría exceder los límites de los acuerdos de derechos de autor.

BONUS: Hablando de derechos de autor, deberías utilizar tu plataforma DAM para establecer alertas sobre los activos con derechos de autor para estar al tanto de las próximas fechas de caducidad y así poder renovar las licencias cuando sea necesario.

4. Unifica tus convenciones de nomenclatura

Crear y mantener convenciones de nomenclatura es una forma indispensable de organizar todo en tu sistema de gestión de activos digitales. Facilita la localización del contenido necesario y evita problemas de duplicidad de contenido existente simplemente porque no se podía encontrar debido a la estructura de nombres.

Trabaje con cada departamento y equipo para estandarizar sus convenciones de nomenclatura y asegurarse de que todos sus activos se cargan y almacenan con una estructura de nomenclatura compartida. Este ejercicio también es una excelente oportunidad para establecer un protocolo para categorizar sus activos digitales y qué metadatos se incluyen para simplificar el proceso de búsqueda. Cuando todos colaboran para que sus activos sean fáciles de organizar y encontrar, todo resulta más accesible y sus procesos se vuelven mucho más eficaces.

Algunas ideas para las convenciones de nomenclatura:

• Incluir una fecha en el nombre de archivo de cada foto significa que es más rápido encontrar todas las fotos tomadas el mismo día.
• Inserta metadatos como el nombre de una campaña para identificar rápidamente todos los activos utilizados para esa campaña en particular.
• Crea palabras clave y etiquetas para cada campaña o caso de uso para construir una base de datos de búsqueda organizada de todos tus activos.

5. Obtén el máximo provecho de tus activos con herramientas de análisis

Una plataforma DAM sólida y basada en la nube no solo almacena tus activos y todos los metadatos que los acompañan. También le ayuda a optimizar estos datos. Una de las mejores prácticas fundamentales para la gestión de activos digitales es utilizar los datos analíticos en su beneficio. Después de todo, un DAM no sólo le ayuda a organizar y localizar los activos digitales, sino que también proporciona información como:

• Cuando se utilizó un activo.
• Quién lo utilizó.
• Para qué se utilizó.

Todo su equipo puede utilizar estas funciones para desbloquear todas las perspectivas sobre el compromiso del equipo con sus activos. Tus herramientas de análisis DAM pueden darte información sobre qué activos se utilizan más y descubrir qué vacíos de contenido necesitan ser llenadas, qué está funcionando y qué necesita mejoras.

Un ejemplo sería descubrir qué activos se utilizan con mayor o menor frecuencia que otros, de modo que pueda modificar los activos poco utilizados y de bajo rendimiento para que sirvan mejor a su equipo y a sus objetivos.

Eleve el Potencial de su DAM

LAGO de Comosoft fue creado para ayudar a las marcas a colaborar mejor. Como solución combinada de DAM, PIM y producción de marketing basada en la nube, LAGO ayuda con todo, desde los flujos de trabajo hasta el control de acceso, la optimización de las versiones, las pruebas, la organización y mucho más.

¿Por qué perder el tiempo buscando la solución adecuada o esperando a que un equipo dé el visto bueno a algo? LAGO proporciona una gestión automatizada de las tareas y mantiene a todo el mundo trabajando a partir del mismo conjunto de datos. Además, incorpora las mejores prácticas, como los controles de acceso, para potenciar el trabajo que los profesionales de marketing y producción realizan cada día.

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