A small business can usually get by with a simple database or two. For example, tracking the details of a hundred or even a few thousand individual products is possible with a basic Product Information System or PIM. Similarly, the images and descriptions of a small number of products can usually be sorted and stored in a straightforward Digital Asset Management or DAM system.

But not all companies are small—or want to stay that way. If your company’s products number in the hundreds of thousands (or more), then your marketing department will be quickly overwhelmed—especially when each product is promoted across print and digital channels.

Also, consider this. If your company sells multiple items, then product information like images, descriptions, prices, and other vital data comes from different sources! Untangling and connecting all that moving data in a way that makes it practical for a marketing team’s use requires a robust automation approach. Without it, marketing will remain slow, unresponsive, and ultimately ineffective in a crowded, multichannel world.

Diagnosing the Problem

Here are five indicators that your marketing department needs to consider automating its data and production infrastructure. Remember that production automation is not a threat to marketing professionals’ jobs. On the contrary, if done right, it frees creative marketing professionals to do their jobs well!

1.  Your multichannel workflow is mostly manual

Today, customers have access to scores of different media channels, each requiring its own set of rules for data input, layout design, editing, and distribution. If your production designers must start from scratch for any print or digital output, then you’ve already lost the race. Only a truly integrated, templated workflow – repurposing each design and data decision to serve multiple outputs – can keep your marketing department in the game.

2.  Your legacy data systems do not communicate with each other well – or at all.

Many PIM and DAM systems are holdovers from a company’s IT past or acquired in corporate mergers. Older systems typically do not share data well or in the same way with modern technology. Without efficient data transfer, compelling product offers cannot be delivered accurately without the risk of costly manual workarounds. Given today’s pace of business, having non-integrated data sources is just not acceptable.

3.  Your “siloed” systems have outdated or conflicting information for the same product in a campaign

People make mistakes. So do legacy PIM, DAM, and other systems containing data entered by those same people. Standalone databases are especially prone to this. When a PIM data field is outdated, or when a DAM identifies the wrong version of a product image, then a print catalog or mobile app campaign can grind to a halt, requiring many hours of manual searching to fix. Marketing campaigns will suffer without well-planned production automation (and databases that communicate with each other).

4.  Your review and approval cycles are burdened with manual steps and bottlenecks.

For every marketing campaign – from print to digital – someone must be there to proofread and correct costly mistakes. Sometimes, there is more than one decision-maker to review and approve a complex marketing piece. In today’s fast-paced, multichannel world, a cumbersome, manual review process can derail your campaign’s timing goals – and your budget.

5.  You cannot easily create personalized or region-specific versions of your marketing campaigns.

If you have more than one store, then you have more than one set of marketing priorities. The larger your operation, the more complex are your marketing goals. A one-size-fits-all campaign no longer works. If you cannot easily create region- or store-specific versions of your promotional pieces, then you cannot succeed in today’s fast-moving consumer market. Your customers expect region-appropriate, even personalised information – IF you can deliver.

Prescribing the Solution

Fortunately, there is a solution to all five problems, and more, as retail marketers around the world are discovering. For example, Europe’s leading packaging, warehouse, and office supplies supplier has twenty-nine offices in sixteen different countries. With over 200,000 different products and billions of euros in revenue at stake, the company could not afford a manual workflow for its multichannel marketing campaigns. Instead, its PIM, DAM, and other data sources had to be connected, accurate, and agile – as did its planning, production, and approval workflows. Above all, each piece had to be quickly and automatically versioned to accommodate the vastly different conditions for each country.

Their answer was Comosoft LAGO, a fully integrated production automation platform for creating complex, data-driven, and omnichannel marketing. Once data was integrated and Comosoft added representatives from all sixteen countries into the LAGO web environment, the company could use the system to produce its print and digital catalog – at tremendous savings in time and cost.

The creative marketing director of any company has far too many things on their plate to stop and think about automation, integrated databases, versioning, or production workflows. And yet, their success depends on those very things. Without systems that communicate automatically and resolve the production bottlenecks, they cannot focus on their primary job, to control the creative design process and reach customers with compelling, customised campaigns.

Comosoft LAGO is many things. It’s more than a PIM, a DAM, a planning tool, a production automation system, and a versioning powerhouse. It is all of those things and more – combined to help creative marketing teams thrive in a relentless, multichannel world.

Contact us to learn more about successful implementations of Comosoft LAGO, or for a demonstration of how LAGO can automate your print and digital retail marketing content production.

Print brochures (inserts/flyers) continue to be an important part of a retail chain’s marketing, as has often been mentioned. They are an important orientation for the shopping consumer. If they are created by modern software designed for this purpose, they can even provide real-time information and offers for digital formats.

The process for creating these marketing pieces can be complex, tedious, and expensive. Layout planning can be done on handwritten notes, separate Excel spreadsheets, or both. Asset management and page design can be just as laborious – manually finding, opening, or placing images and text in InDesign, using a separate server with no DAM. Proofing and approval can consist of physical proof output and markup, accompanied by long email and phone conversations. The final product can then consist of individual PDF files for each version, and so does not yet have a link to the retailer’s online advertising space.

Fortunately, it doesn’t have to be that way. Here are six highly automated workflow steps that can eliminate manual drudgery.

1. Campaign Planning

Retail product managers and designers are often scattered around offices worldwide, especially with the recent rise in remote working. Comosoft LAGO provides a common whiteboarding environment for all stakeholders. Marketing managers can easily select the products to be featured based on profitability, availability, and other factors, and designate where they should appear in the circular. They can also insert store specials and other variables. The data for these decisions are available instantly from the retailer’s integrated Product Information Management (PIM) system, Digital Asset Management (DAM), and related databases. Once a campaign is underway, the marketing manager can track the success of a particular product or group of products.

2. Asset Management

In LAGO, the marketing manager and designer do not have to manually locate and update the many images, descriptions, SKU numbers, and countless other variables associated with each retail product. Instead, LAGO’s integration with DAM systems pulls in and allocates all of these elements – plus special offers – as “blocks” of related visual pieces for a designer to finesse in Adobe InDesign. If a product image or other component is replaced or changed in the DAM, it is automatically updated in the layout until shortly before printing.

3. The Production Process

Adobe InDesign is the most common software for designing and editing print products, but manual editing is resource-intensive and prone to errors. In the design process, retail brochures are prone to content inconsistencies because each product on the page contains many related text and image elements that must be transferred from other systems. LAGO provides you with a design management environment that automates manual tasks and reduces errors. Related product information and images stay connected to their respective data sources.

4. The Proofing Process

Manually created proofs and disconnected markups are a thing of the past. Instead, LAGO can automatically generate a digital proof of any project (and its localised versions) for online review and annotation. Timestamped comments and corrections can be easily found, creating a reliable and secure audit trail. The user-added correction marks are linked at the offer and/or page level and overlaid directly on the document in InDesign. Change requests are easily and automatically conveyed to the production designer.

5. The Approval Process

During the proofing process, it is normal for more than one person to review the product with all promotional components for accuracy and approve proposed changes or corrections. In the past, this was an extensive process that was passed from one person to another – even for digital documents. With LAGO, the approval process is parallel and highly automated. Authorised managers are notified of pending page reviews and can approve or modify them from anywhere in the world. LAGO’s integrated, visual approach reduces the time required for approval and significantly shortens the overall time-to-market for multiple flyers and their regional or branch-specific versions. In addition, the status of each component of a campaign can be tracked and easily monitored so that potential bottlenecks can be easily identified and resolved.

6. Production Output

Print runs for multiple versions of a complex retail brochure have been a logistical challenge. Retailers spend many resources customising the various product offerings based on regional and individual input – with each manual edit introducing the possibility of errors. Comosoft LAGO automatically creates and manages an unlimited number of versions of each brochure. Each version is tailored to the needs of a region or branch, while maintaining a solid link to PIM and DAM data. Thus, a designer’s work in creating a flyer is automatically reused for multiple, region-specific versions, all under the control of the company’s marketing strategy.

Printed circulars also have an online companion – the retailer’s mobile app or browser-based content. Each offer in a circular or version must also have the same offer online, with the same region- or store-specific variations. Fortunately, this does not have to involve “re-inventing the wheel”. LAGO campaign data for printed circulars export to an online mobile app – including product availability and location in a particular store.

Working Smarter

The drudgery of creating circulars and other retail marketing material is a costly burden for any organization. Thankfully, manual labor is significantly reduced via intelligent integration of a company’s data sources with the workflow automation available in Comosoft LAGO.

Contact us for a demonstration of how Comosoft LAGO can multiply your efficiency in producing print and digital retail marketing content.

Les 4 meilleures façons de tirer parti d’InDesign et de l’automatisation pour gérer facilement les catalogues de vente au detail

Depuis que le catalogue emblématique d’IKEA a cessé d’être publié, il peut sembler que les catalogues imprimés ne sont plus pertinents ou efficaces pour le marketing auprès des consommateurs de détail d’aujourd’hui. Cependant, nous pensons qu’ils font un retour en force et qu’ils sont peut-être plus importants que jamais.

Tu ne crois pas? Wall Street Journal et Mobile Commerce, les catalogues imprimés sont bien vivants et génèrent toujours une moyenne de 850 dollars d’achats annuels par consommateur. Ce retour est soutenu par les méga-détaillants Amazon et Wayfair, qui réalisent près de 100 % de leurs ventes en ligne, mais continuent d’imprimer et de poster des catalogues.

Les catalogues imprimés sont-ils encore efficaces?

Deux des principales raisons de ce retour apparent sont le changement de l’expérience de vente au détail et la saturation de l’espace disponible pour capter l’attention du client.
Bien que les achats en magasin aient diminué, les consommateurs exigent toujours la même expérience d’achat. Un catalogue et une image de marque bien conçus peuvent donner l’impression de faire des achats dans un magasin avec des images et des présentations de produits familières. La conception de certains catalogues est même comparable à celle de livres de salon coûteux.

La beauté attrayante d’une page de catalogue de vente au détail complexe a un coût élevé : celui de la gestion de montagnes de données sur les produits.

Si le marketing numérique est important, il existe de plus en plus d’obstacles et moins d’options de suivi pour atteindre votre public cible. Mettre l’ensemble de votre gamme de produits et les incitations annoncées entre les mains de vos clients peut rapporter gros. Le catalogue est une offre tangible qui présente tellement de données sur les produits au moyen de textes et de graphiques qu’il est encore plus facile d’acheter en ligne. Toutes les informations dont ils ont besoin s’y trouvent, et ils peuvent ajouter aux favoris les produits dont ils veulent se souvenir. Cela peut être beaucoup plus puissant qu’une bannière publicitaire ou d’autres options de marketing d’affichage. Nous n’avons pas besoin de vous convaincre de toutes les variantes d’images possibles, des bases de données spécifiques aux produits, ainsi que des descriptions textuelles, des tailles, des options de couleur, des numéros d’UGS, des prix et des stocks localisés et des offres spéciales. Avec un si grand nombre de contrôles de catalogue et de plugins disponibles pour InDesign et tant de sources de données à gérer, le potentiel de désastre est élevé.

L’automatisation à la rescousse

Heureusement, Adobe InDesign se prête parfaitement aux logiciels d’automatisation tiers. Il permet aux utilisateurs ordinaires de jongler avec précision avec des quantités massives de données sur les produits, à travers plusieurs sources de données, sans sacrifier l’élégance du design et les prouesses typographiques d’Adobe.
Voici quatre façons dont l’approche de Comosoft LAGO en matière d’automatisation permet de réaliser ce qui semble impossible. Elle donne aux concepteurs l’autonomie dont ils ont besoin, la responsabilité que leurs responsables exigent et, surtout, la capacité d’obtenir des performances de haut niveau dans l’environnement exigeant de la vente au détail.

1. Tirer parti du flux de travail d’InDesign

Depuis son lancement il y a vingt et un ans, InDesign permet aux utilisateurs de “placer” des images et du texte numériques sur une page virtuelle, en contrôlant chaque élément avec une précision extrême avant d’envoyer les résultats à l’impression. LAGO prend entièrement en charge cette puissante fonctionnalité mais, plutôt que de laisser la sélection des images et du texte au hasard, il garantit que le concepteur a un accès rapide et infaillible aux bonnes images et au bon texte. En conséquence, LAGO connecte le concepteur avec toutes les bonnes données sur les produits, ce qui lui permet de se concentrer sur le processus de création.
LAGO tire également parti de l’architecture de base d’InDesign en fournissant des modèles avec des combinaisons de produits présélectionnées pour les sections les plus banales de la page. (Plus d’informations à ce sujet dans la section 2).
Le concepteur conserve le contrôle de la création et peut modifier les paramètres du modèle pour rendre la page esthétiquement agréable. Cependant, supposons qu’ils doivent apporter une modification qui reflète les données relatives aux produits dans un catalogue. Dans ce cas, la modification proposée est automatiquement transmise au responsable du marketing du produit pour approbation, de sorte que les versions ultérieures puissent être bien gérées. En outre, les concepteurs n’ont pas à se préoccuper de la myriade de détails relatifs aux prix et aux numéros d’UGS, qui sont automatiquement fournis par leurs bases de données respectives.

2. La puissance du PIM

Les bases de données de gestion des informations sur les produits ou PIM sont au cœur des opérations de la grande distribution. Ils contiennent la plupart des informations commerciales sur chaque produit vendu et sont essentiels pour commander, suivre, expédier et stocker des millions de produits différents. Ils comprennent parfois les prix et les niveaux de stock, qui peuvent fluctuer à tout moment et varier en fonction de la saison, de la région ou même de circonstances imprévues telles que des ouragans ou des pandémies.
Les responsables du marketing produit utilisent les données PIM pour planifier chaque campagne de vente pour la plupart des grands détaillants, généralement longtemps à l’avance. LAGO leur permet de continuer à utiliser leur PIM actuel, en créant une liste visuelle des produits en vedette. Ils peuvent même donner la priorité aux produits présentant des marges plus élevées, des niveaux de stock excédentaires ou des produits spécifiques à une saison ou à une région géographique. Ces plans de campagne génèrent automatiquement des “blocs” d’informations connexes dans un modèle destiné à l’utilisateur d’InDesign. Ils comprennent même des images de produits provenant d’un système de gestion des actifs numériques ou DAM (voir le point 3 ci-dessous). Une fois le catalogue produit, le chef de produit peut suivre les performances de vente d’un produit particulier spécifié pour une campagne catalogue.
Bien que LAGO de Comosoft intègre généralement la base de données PIM existante d’un détaillant avec ses bases de données de prix et d’inventaire indépendantes, il propose également son propre PIM. À ce titre, ils ont des années d’expérience dans l’intégration et l’automatisation de la saisie des données des fabricants de produits. Mais heureusement pour les utilisateurs d’InDesign, tous ces torrents de données sur les produits sont traités en arrière-plan afin qu’ils puissent se concentrer sur une conception solide.

3. Automatisation dynamique du DAM

La plupart des détaillants disposent également d’un système complexe de gestion des actifs numériques ou DAM pour gérer les images photographiques, les nuanciers de couleurs, les descriptions textuelles, les commentaires sur les produits et d’autres actifs liés à chaque produit vendu. Ces actifs peuvent changer d’un moment à l’autre, à chaque lancement ou modification d’un nouveau produit, ainsi qu’à chaque récente séance de photos de produits. Par conséquent, un DAM doit non seulement contenir toutes les variations de photos et de couleurs disponibles, mais aussi garder la trace des versions d’images pour éviter qu’une ancienne image soit utilisée pour le lancement d’un nouveau produit.
Comme indiqué plus haut, LAGO évite à l’utilisateur d’InDesign la tâche fastidieuse de trouver l’image exacte, ou la version de l’image, en créant des “blocs” d’informations spécifiques au produit. Mais cela va plus loin. Par exemple, supposons qu’une nouvelle image de produit soit créée et ajoutée au système DAM. Dans ce cas, la mise en page InDesign est automatiquement mise à jour avec l’image correcte (avec notification aux personnes concernées) jusqu’à ce que la mise en page soit exportée pour l’impression.

4. Résoudre le dilemme du versionnage

L’aspect le plus difficile de la production de catalogues est peut-être la nécessité de disposer de plusieurs versions. Chaque région géographique, voire chaque magasin, a des besoins et des priorités de vente très différents. Un équipement sportif qui se vendrait bien au Minnesota pourrait ne pas se vendre aussi bien en Floride, par exemple. Sans l’automatisation des catalogues dans InDesign, l’utilisateur devait créer des versions régionales, spécifiques aux magasins ou aux langues de chaque catalogue, presque toujours à partir de zéro.
Heureusement, LAGO automatise l’ensemble du processus de gestion des versions. Plusieurs variantes peuvent être créées à partir d’un seul catalogue principal, chacune utilisant les données PIM et DAM selon les instructions du responsable marketing de la région ou de la branche. Les mêmes données LAGO peuvent être utilisées sur le site Web ou l’application mobile du détaillant, ce qui permet d’optimiser le travail en amont du service de marketing produit.
Les concepteurs qui utilisent Adobe InDesign créent toujours du contenu imprimé sous la forme de catalogues attrayants. La différence est qu’avec LAGO, ils peuvent le faire avec précision à partir de données gérées et adapter la sortie en plusieurs versions imprimées (et en ligne) en une fraction du temps.

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