Las 10 estrategias DAM más importantes: Gestionar el caos

Implantar un sistema DAM puede ayudarle a organizar su estrategia de procesos empresariales, pero elegir el software equivocado puede provocar costosos errores y una mala experiencia del cliente.

Las ventajas potenciales de un sistema DAM son evidentes para los minoristas; hacer realidad esas ventajas es otra cuestión. Los grandes minoristas y otras organizaciones complejas necesitan gestionar millones de activos digitales de muchas fuentes diferentes. También necesitan coordinar el uso de sus datos con otros sistemas, como la gestión de información de productos (PIM) y otros sistemas de datos. Y lo que es más importante, su sistema DAM debe estar optimizado para su principal objetivo empresarial a fin de lograr una estrategia de éxito.

Estrategias DAM sostenibles

Los minoristas tienen la tarea de comercializar y vender productos de forma eficaz utilizando datos DAM y PIM para comunicarse con los clientes a gran escala. Con tantos productos y activos digitales y tantos canales de marketing que llenar de promociones, los responsables de marketing deben planificar en consecuencia, por el bienestar a largo plazo de su negocio. A tal fin, he aquí diez buenas prácticas esenciales de DAM que deben seguir tanto ellos como sus gestores de productos y diseño:

Efficient Workflow

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1.Definir metas que se alineen con los objetivos empresariales.

Para los minoristas, el objetivo de una estrategia DAM sólida debe incluir campañas de publicidad y marketing eficaces y medibles. Esto significa utilizar siempre el activo digital adecuado para cada producto y en cada canal de marketing, desde catálogos impresos hasta folletos, aplicaciones de compra y sitios web de comercio electrónico. La implementación del DAM debe realizarse con procesos de trabajo de marketing eficientes y medibles como los disponibles en Comosoft LAGO.

2. Revisión de los activos existentes.

La información del sistema DAM de un minorista típico está sujeta a problemas que se producen con el tiempo. Las nuevas versiones de las imágenes pueden ser difíciles de distinguir de las antiguas. La introducción de datos puede ser incoherente entre distintos departamentos o fabricantes. Los activos utilizados para la producción impresa pueden confundirse con los adecuados para la producción digital. Docenas de errores similares pueden colarse en un DAM. Una auditoría sistemática puede descubrir estos errores y allanar el camino para un enfoque DAM más sostenible.

3. Definir normas de nomenclatura y metadatos.

El sistema DAM de un minorista contiene datos de cientos de fabricantes y proveedores externos, cada uno con su propio enfoque de los metadatos. Muchos utilizan nombres de campos de datos similares, pero hay suficientes diferencias como para provocar el caos a la hora de asignar un número de SKU a los datos importados. Una norma coherente de nomenclatura y metadatos es esencial para la coherencia y eficacia del DAM. Al importar nuevos datos, es necesario asignar los campos y tener en cuenta los datos que faltan. También debe existir un sistema para automatizar el proceso de importación en el futuro.

4. Centralización de los datos de los productos.

Los sistemas DAM de los minoristas suelen incluir múltiples bases de datos, por no hablar de la información asociada almacenada en PIM y otros sistemas. Los datos de productos repartidos en múltiples ubicaciones pueden fragmentarse y duplicarse rápidamente. Para lograr el objetivo de la “Single Source of Truth”, los datos DAM y PIM deben consolidarse en instalaciones locales o en la nube. Esto puede resultar abrumador, por lo que Comosoft ofrece un servicio de integración de sistemas personalizado para los usuarios de LAGO.

5. Identificación y asignación de derechos y roles.

Un sistema DAM extenso y complejo es utilizado por muchos departamentos o diferentes grupos. Cada persona accede al sistema por motivos diferentes y con distintos niveles de responsabilidad. Por ejemplo, un diseñador gráfico necesita encontrar archivos rápidamente, pero sólo debería poder modificar los datos con el permiso de la persona responsable de los mismos. A la inversa, una persona autorizada a realizar cambios no debe interferir en el trabajo en curso. Por eso es crucial (preferiblemente en una fase temprana) identificar a los distintos implicados y sus tareas y autorizaciones de acceso al utilizar el sistema.

6. Definir otras integraciones con DAM.

Los sistemas DAM rara vez, o nunca, existen por sí solos, especialmente para los minoristas y fabricantes que trabajan con múltiples productos. Casi siempre entran en juego otras fuentes de datos, como PIM, marketing, CRM, precios e inventario. Cada fuente ofrece la oportunidad de conectar datos de productos y clientes de forma significativa para optimizar el negocio minorista. Más recientemente, la IA ha abierto la puerta a una integración significativa con el historial de compras de los clientes para aumentar las ventas minoristas, como se documenta en un reciente estudio de caso.

7. Introducción de workflows significativos.

El éxito de las campañas de marketing minorista depende de que los workflows relacionados con el DAM sean rápidos, eficaces y mensurables. Comosoft LAGO engloba los tres elementos, combinando DAM, PIM y otras fuentes de datos con un proceso de planificación y producción para la impresión y la publicación digital.

8. Planificar el versionado de activos.

Los sistemas DAM pueden contener fácilmente varias versiones de fotos o vídeos de productos, todas bajo el mismo identificador SKU. Tampoco son infrecuentes las versiones duplicadas de otros activos. Una estrategia de DAM sólida permite identificar claramente estos activos, tanto mediante el etiquetado como mediante señales visuales claras. Lo ideal sería que, en un entorno de proceso de trabajo de producción integrado, la versión original de un activo se sustituyera automáticamente por una versión actualizada en cuanto se sustituyera el original en el sistema DAM.

9. Llevar a cabo la formación continua

Incluso un sistema DAM altamente automatizado requiere usuarios cualificados a todos los niveles. Todos los cargos de una organización -desde los directores de publicidad y marketing hasta los jefes de producto y los diseñadores de salida- deben tener un conocimiento profundo y práctico de las capacidades del sistema DAM.

10. Planificar el mantenimiento futuro

Con el tiempo, los datos contenidos en un DAM, PIM u otro sistema crecerán y cambiarán, al igual que la tecnología que interactúa con esos datos. Programa siempre auditorías periódicas de tus datos, sus metadatos, el propio DAM y los procesos de trabajo que dependen de tu infraestructura DAM. La avalancha de técnicas y herramientas de IA ha demostrado que el futuro puede ser tan prometedor como arriesgado.

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