Riesgos de compliance con los datos de productos: Cómo pueden ayudar los sistemas PIM

Causas de la falta de conformidad de los datos de los productos

Fuentes de datos fragmentadas

En muchas empresas, los datos de los productos existen en «silos de datos» aislados: ventas gestiona su información en sistemas CRM, marketing mantiene contenidos separados para las campañas, mientras que desarrollo de productos almacena fichas técnicas en sus propios servidores. La información sobre productos suele estar distribuida en numerosos sistemas y departamentos: Sistemas ERP, sistemas de gestión de contenidos (CMS), hojas de cálculo Excel o bases de datos locales mantenidas manualmente. Esta fragmentación dificulta el mantenimiento y la actualización coherentes de la información, lo que da lugar a registros de datos obsoletos, incorrectos o incompletos, un claro delito de conformidad.

Consecuencias problemáticas de la fragmentación de las fuentes de datos:

• • Responsabilidades poco claras en el mantenimiento de los datos
  • Mayor susceptibilidad a errores en el lanzamiento de productos
  • Retraso en el lanzamiento al mercado debido a la lentitud de los ciclos de corrección.
  • Riesgo de advertencias o multas debido a información incorrecta sobre los productos.
  
  

Falta de normalización

La normalización de los datos no sólo implica utilizar nombres o formatos de campo uniformes, sino también establecer procesos definidos de recogida, mantenimiento y publicación de datos. Especificaciones como la ISO 8000 (calidad de datos) o normas específicas del sector (por ejemplo, GS1, ETIM) exigen formatos de datos estructurados y normalizados. Sin una gobernanza centralizada, se crean diferentes estructuras y formatos de datos que socavan los requisitos normativos y aumentan los riesgos en la cadena de suministro.

Esta falta de normalización suele provocar problemas, sobre todo cuando se conecta a plataformas externas como Amazon, Zalando o mercados B2B especializados, ya que cada plataforma requiere estructuras de datos y atributos obligatorios específicos. Sin una base de datos normalizada, es necesario realizar ajustes manuales que requieren mucho tiempo, o se producen rechazos y la consiguiente pérdida de ventas.

Consecuencias de la falta de normalización

• • Mayores costes operativos debido al postprocesamiento manual.
  • Mayor riesgo de incoherencias entre canales
  • Difícil escalabilidad para nuevos mercados o ampliaciones de la gama de productos.
  
  

La complejidad de los mercados internacionales

La expansión internacional implica mucho más que traducciones: Dependiendo del país, las normativas sobre etiquetado de productos, especificaciones de materiales, etiquetas de eficiencia energética, instrucciones de reciclaje, etiquetado de seguridad (por ejemplo, marca CE, certificados UL) o información al consumidor difieren. Sin un sistema de gestión controlada de las localizaciones, pueden surgir rápidamente incoherencias o incumplimientos de la normativa local.

Retos con los datos de productos internacionales:

• • Gestión de los requisitos legales específicos de cada país
  • Adaptación del material visual y los textos de marketing a las especificidades culturales
  • Gestión dinámica de traducciones y localizaciones
  • Garantizar el cumplimiento de la legislación sin fuentes manuales de error
  
  

Riesgos de seguridad debidos a una arquitectura de sistemas inadecuada

Muchas empresas utilizan soluciones de software obsoletas o desarrollos propios que no cumplen las normas de seguridad actuales (por ejemplo, GDPR, ISO/IEC 27001). A falta de mecanismos de protección, como controles de acceso basados en funciones, cifrado o supervisión, los datos de los productos son vulnerables a manipulaciones, filtraciones o accesos no autorizados, lo que puede dar lugar no solo a infracciones de la normativa, sino también a enormes daños financieros y de reputación.

Muchos de los sistemas existentes presentan graves deficiencias:

• Ausencia de cifrado SSL/TLS para las transferencias de datos
• Falta de autenticación de dos factores para el acceso administrativo
• Ausencia de conceptos de acceso basados en funciones (cualquiera puede acceder a todo)
• Estrategias insuficientes de copia de seguridad y recuperación en caso de catástrofe

Gobernanza centralizada y validación de datos

Un sistema PIM profesional define la «única fuente de verdad» para todos los datos del producto. Permite establecer normas de validación claras y campos obligatorios para cada tipo de información (por ejemplo, número de artículo, título del producto, composición del material, números de arancel aduanero). De este modo se garantiza que todos los datos de los productos estén completos, actualizados y cumplan los requisitos internos y externos.

Además, pueden establecerse complejos procesos de aprobación en los que los departamentos de marketing, jurídico y de gestión de productos, por ejemplo, tengan que comprobar y aprobar uno tras otro determinados contenidos antes de su publicación. Este claro control del flujo de trabajo reduce los errores humanos, documenta las responsabilidades y garantiza la trazabilidad en caso de auditorías.

Ventajas de la gobernanza centralizada:

• • Calidad de datos coherente en todos los sistemas y canales
  • Cumplimiento de las especificaciones internas de conformidad y calidad
  • Documentación sin fisuras de los cambios y las aprobaciones
  
  

Cumplimiento de las normas internacionales

Las soluciones PIM ofrecen funciones para gestionar contenidos multilingües, variantes específicas de cada país y requisitos legales locales. Facilitan a las empresas el cumplimiento de los requisitos específicos de cada mercado y minimizan los riesgos de responsabilidad.

Funciones típicas:

• • Localización de atributos, textos e imágenes por mercado
  • Comprobación automática de normas por país (por ejemplo, obligación CE en la UE)
  • Gestión flexible de textos legales, fichas de datos de seguridad y declaraciones de materiales
  
  

Esto reduce significativamente la carga de los gestores de productos internacionales y minimiza el riesgo de prohibiciones de comercialización o retiradas de productos debido a una conformidad incompleta.

Seguridad omnicanal mediante una arquitectura moderna

Una potente arquitectura omnicanal basada en la nube garantiza que los datos no sólo se reproduzcan de forma coherente en todos los canales de venta, sino que también se gestionen de acuerdo con las normas de seguridad más exigentes. Esto incluye

• Controles de acceso basados en roles: Sólo los usuarios autorizados tienen acceso a la información sensible.
• Registros de auditoría: cada cambio queda totalmente documentado, lo que permite su posterior rastreo.
• Tecnologías de cifrado: Los datos se cifran tanto en reposo como en tránsito para evitar accesos no autorizados.
• Certificaciones e integraciones: Los proveedores modernos de PIM son compatibles con las normas pertinentes, como ISO/IEC 27001 o SOC2, y pueden integrarse en sistemas de gestión de eventos e información de seguridad (SIEM).

Automatización y supervisión en tiempo real

Los sistemas PIM modernos integran tecnologías como motores de reglas de negocio y aprendizaje automático para automatizar en gran medida los procesos de datos de productos. Por ejemplo, los sistemas pueden reconocer automáticamente cuando faltan campos obligatorios, los textos no cumplen determinadas normas de calidad (por ejemplo, longitud mínima, ausencia de términos prohibidos) o una API de un mercado informa de una transferencia incorrecta.

Los paneles de control en tiempo real también permiten supervisar permanentemente la calidad de los datos. Las empresas pueden reconocer de un vistazo

• • Cuál es el nivel actual de integridad de los datos por categoría de producto
  • Qué productos están bloqueados debido a errores de conformidad
  • Dónde hay que actuar urgentemente (sistemas de alerta)
  
  

Los controles de calidad automáticos, las notificaciones en caso de infracción de las normas y las funciones integradas de elaboración de informes permiten a las empresas reconocer los posibles riesgos de cumplimiento en una fase temprana e iniciar medidas correctivas de forma proactiva.

Principales ventajas:

• • Control proactivo de la calidad de los datos de los productos
  • Detección temprana de riesgos de cumplimiento
  • Reducción de los costes operativos gracias a un menor número de correcciones manuales