5 buenas razones por las que los equipos de marketing necesitan un sistema DAM

La gestión de activos digitales, o DAM, no es nada nuevo. Desarrollado originalmente en la década de 1990, el DAM fue una respuesta al rápido crecimiento del volumen de imágenes digitales y a la creciente dificultad de los usuarios para encontrar imágenes individuales. Por ejemplo, un nombre que el creador original del archivo podía tener perfecto sentido para él, pero podía ser oscuro para otros que necesitaran utilizarlo. Y lo que es peor, muchas versiones o actualizaciones de una misma imagen podían aumentar la probabilidad de encontrar y utilizar la equivocada. Al ahorrar tiempo y reducir las posibilidades de error, los sistemas DAM prometieron orden y eficacia a las empresas con bibliotecas de imágenes, ilustraciones e incluso vídeos cada vez más numerosas.

La primera solución DAM, Cumulus, fue presentada en 1992 por Canto Software. A pesar del nombre, no era una solución basada en la nube o en la red, sino una aplicación para ordenadores Macintosh individuales. Además de rastrear los metadatos de un archivo, también generaba y almacenaba una miniatura visual de la imagen para facilitar su identificación visual. Desde entonces, Canto y muchos otros desarrolladores han ampliado el alcance y las posibilidades de la gestión de activos digitales, mejorando enormemente las capacidades de las bases de datos y migrando sus sistemas de instalaciones puramente locales a la nube.

Sin un sistema DAM fiable, los artistas gráficos pueden perder hasta un treinta por ciento de su tiempo buscando la imagen correcta. Esto significa que para todos los implicados en el marketing, desde los planificadores de mercancías y los responsables de producción hasta los diseñadores gráficos, el DAM no es un “nice to have”. Por el contrario, es esencial para los resultados de todo minorista. He aquí cinco buenas razones por las que todo equipo de marketing necesita el DAM.

1. Los activos son fáciles de compartir pero difíciles de descubrir

En la era de las redes sociales, todos hemos aprendido lo fácil que es compartir imágenes y vídeos, a menudo con URLs, archivos adjuntos y servicios de transferencia de archivos como DropBox. Pero esa comodidad tiene un coste. Un simple intercambio entre dos personas se vuelve increíblemente complicado para los equipos y departamentos más grandes. Sin DAM, a medida que los activos se multiplican, los que tienen plazos de campaña tienen más dificultades para encontrar esa aguja en un pajar cada vez más grande.

2. Los archivos con múltiples propietarios pueden crear un caos de versiones

Muy a menudo, una imagen puede pasar por múltiples ciclos de revisión por parte de varios fotógrafos y diseñadores gráficos diferentes. Como resultado, cada imagen de producto puede tener docenas de versiones diferentes circulando por el departamento de marketing. Sin un sistema DAM robusto para mantener las versiones organizadas -y asegurar que la más actual termine en el catálogo final o en el anuncio web- las posibilidades de que se produzcan costosos errores de producción aumentan exponencialmente.

3. Los activos de marca inconsistentes o no aprobados son costosos

Los minoristas del mercado altamente competitivo de hoy en día deben asegurarse de que sus campañas multicanal resuenen con sus clientes actuales y potenciales. Para ello, se requiere una coherencia visual no sólo con la marca del minorista, sino también con la de los productos de consumo reconocibles. Un aspecto fuera de la marca puede hacer que el comprador busque en otra parte, lo que le costaría millones en ventas perdidas. Del mismo modo, las imágenes con licencia, por ejemplo, a menudo requieren un riguroso proceso de aprobación que incluye la verificación de la licencia para el período, el propósito y el medio de uso. Sin un sistema DAM eficaz para controlar la coherencia y las licencias, un diseñador gráfico puede utilizar fácilmente y sin darse cuenta una imagen no aprobada, poniendo en peligro las relaciones con el fabricante, o enfrentarse a consecuencias legales.

4. Los sistemas y flujos de trabajo desconectados ralentizan la producción

Por sí solos, los sistemas DAM no pueden dar soporte a todos los aspectos de las operaciones de marketing minorista. Son esenciales, pero sólo una parte de una solución de flujo de trabajo total. Por ejemplo, los minoristas dependen en gran medida de los sistemas de gestión de información de productos o PIM para realizar un seguimiento de literalmente miles de SKU individuales, a menudo utilizando datos suministrados por cientos de fabricantes distintos. Además, hay bases de datos separadas para los precios de los productos (y las variaciones de precios regionales o promocionales), el inventario y el historial de ventas. A menos que el DAM, el PIM y otros sistemas se integren con un propósito, los equipos de marketing perderán enormes cantidades de tiempo para unir todas las piezas. No tendrán tiempo para crear campañas efectivas para un conjunto cada vez mayor de canales y sus variantes regionales. El sistema LAGO de Comosoft está en una posición única para combinar todas estas fuentes de datos y poner sus datos combinados a disposición de los directores de marketing y los diseñadores gráficos.

5. La colaboración es más importante que nunca

Por último, a medida que los minoristas se hacen más grandes y complejos, la necesidad de colaboración crece más rápido que nunca. Los departamentos de marketing deben colaborar con los fabricantes, con múltiples departamentos internos y con los responsables de la toma de decisiones dentro de la empresa. Los ciclos de revisión y aprobación deben mantenerse a través de varios canales y variaciones regionales. Un potente sistema DAM integrado con el PIM, las pruebas colaborativas y la aprobación basada en la web hacen que esta colaboración sea una realidad práctica.

Resumiendo

Los equipos de marketing modernos deben hacer la transición de sistemas aislados y heredados a un DAM centralizado, estrechamente integrado con el PIM y otras fuentes de datos esenciales para perdurar. Al hacerlo, los planificadores de mercancías, los directores de producción y los equipos de diseño gráfico podrán ampliar sus operaciones para crear campañas multicanal adaptadas a cada región y grupo demográfico. Comosoft LAGO es una solución de este tipo.

LAGO permite a los planificadores de marketing y productos utilizar sus datos para planificar campañas eficaces, mediante una aplicación de pizarra conectada a los datos y otras herramientas. A continuación, transmite esas decisiones de planificación a los diseñadores gráficos que utilizan nuestro plug-in Layout para Adobe InDesign para crear materiales de campaña visualmente atractivos utilizando los datos más actuales de sus sistemas DAM y PIM integrados. También les permite crear versiones separadas de cada pieza sin tener que “reinventar la rueda” para cada versión. Por último, los resultados de una campaña -hasta el éxito de un producto destacado individual- pueden seguirse y utilizarse para planificar el siguiente esfuerzo.

La gestión de activos digitales es un elemento esencial para cualquier departamento de marketing moderno, pero no puede ser independiente. Cuando se integra con otros sistemas empresariales fundamentales, puede impulsar una presencia multicanal de éxito en el siglo XXI.