¿Cómo saber si necesitas un sistema DAM?

Hoy en día, existen muchos sistemas de gestión de assets. Para elegir el correcto, es necesario comprender los puntos de dolor y los requisitos de tu organización.

Con la aparición de la autoedición y la fotografía digital, hubo una especie de “big bang”. El volumen de assets, como fotos, videos y audios, creció exponencialmente. A medida que nuestros dispositivos nos daban más y más poder para crear activos digitales, mantener un seguimiento de ellos se hacía cada vez más difícil. Solo cuenta el número de imágenes en la galería de tu aplicación de fotos, multiplica eso por la cantidad de dispositivos disponibles y tendrás una idea.

Para los gerentes de servicios creativos minoristas, los gerentes de producción y sus especialistas de TI, este no es un problema trivial. Según algunas estimaciones, los equipos de marketing minorista pueden pasar hasta tres semanas al año buscando archivos digitales, sin mencionar el trabajo involucrado en usar esos archivos en flujos de trabajo de medios impresos y digitales. Además de la pérdida de eficiencia, también están los costos de usar la imagen incorrecta o una desactualizada: ventas perdidas, devoluciones y daño a la reputación del minorista. La amenaza omnipresente de las vulnerabilidades de seguridad también permite a los agentes dudosos del mercado tergiversar los productos o vender versiones falsificadas.

Conceptos Básicos de DAM

Por supuesto, la solución obvia es un sistema solido de Gestión de Activos Digitales o DAM. Dicho sistema debe almacenar cada activo en una ubicación segura pero accesible. Sin embargo, también debe mantener los identificadores adecuados (número de SKU, nombre, fecha de modificación, fecha de creación, fabricante, miniatura visual y más, conocidos como metadatos) para cada elemento. Estos identificadores permiten a los humanos y a los sistemas de producción encontrar y utilizar cada activo con un esfuerzo manual mínimo. Y debe hacerlo, rápidamente y con precisión, para cada producto o parte vendida actualmente por el minorista. Eso fácilmente podría sumar millones de assets.

Como complicación adicional, un buen sistema DAM para minoristas también debe conectarse con información relacionada sobre los productos reales, como la que se encuentra en un sistema de Gestión de Información de Producto (PIM) o una base de datos de inventario o precios. También debe conectarse sin problemas con sistemas de producción de anuncios impresos y online, incluidos aquellos basados en Adobe InDesign.

Encontrar el sistema adecuado: Siete preguntas

Toda organización grande necesita almacenar, organizar y compartir contenido digital. Para quienes no están en el sector minorista, las necesidades pueden ser más simples, desde elementos de identidad de marca y presentaciones hasta documentos de comunicación interna. Las necesidades de los editores son más complejas, pero los requisitos de DAM más exigentes son los de los minoristas responsables de revender millones de productos de marca fabricados por otras empresas.

Para identificar la necesidad de un sistema DAM de un minorista, o de un sistema mejor que el que están utilizando, el mejor lugar para comenzar es haciéndose preguntas sobre los puntos problemáticos y los requisitos del minorista, tales como:

1. ¿Cuánto tiempo suele tomar encontrar el activo digital adecuado y tener la certeza de que es la versión más reciente del archivo?
2. ¿Qué tan común es el uso inadvertido de contenido digital fuera de marca o desactualizado?
3. ¿Los activos digitales de la organización se almacenan de manera segura y están completamente accesibles para individuos autorizados?
4. ¿Se requieren aprobaciones para usar o modificar activos digitales?
5. ¿Existe suficiente almacenamiento para los activos digitales actuales y futuros, ya sea en la nube, en las instalaciones o una combinación de ambos?
6. ¿Los activos digitales necesitan ser compartidos interna o externamente, o ambos?
7. ¿Necesita realizar un seguimiento de cómo y dónde se utilizan los archivos de activos digitales?

Responder a las preguntas anteriores proporcionará a la mayoría de las empresas una imagen clara de su necesidad de DAM. Pero para los minoristas, los requisitos son aún más intensos.

 La naturaleza misma de las campañas minoristas crea otras demandas. Debido a los cortos plazos de entrega para canales de medios impresos y digitales, con decenas de productos por campaña, el DAM también debe ser bidireccional. Los cambios en los datos, como la existencia de una foto de producto modificada o actualizada, deben actualizarse automáticamente en el diseño hasta el momento en que se imprima la pieza. La actualización debe ocurrir para los medios digitales en cualquier momento, incluso después de que se haya publicado el anuncio digital. Del mismo modo, el DAM debe acomodar ese cambio si los datos se modifican en el lado de la producción, como un retoque fotográfico realizado con los permisos apropiados.

La solución óptima

DAM no es una solución única para todos. Tampoco es algo que pueda funcionar bien de forma aislada de otros recursos de TI. Pero cuando una organización no puede responder satisfactoriamente las siete preguntas anteriores, es hora de un cambio. La mayoría de los sistemas DAM, incluso los competentes a nivel empresarial no satisfacen las necesidades únicas de los grandes minoristas que llevan a cabo campañas de marketing multicanal.

Por otro lado, el enfoque DAM en LAGO de Comosoft fue construido con las necesidades de esos minoristas en mente. Desde sus orígenes como un sistema de automatización de catálogos impresos, LAGO ha evolucionado rápidamente hacia un sistema de planificación, producción y gestión de campañas multicanal para los gerentes de servicios creativos y de producción minorista. El sistema proporciona su propio módulo DAM basado en la nube o en las instalaciones, pero también funciona con otros sistemas DAM de terceros. Sobre todo, LAGO trata los activos digitales no como información aislada, sino como partes integradas de un proceso altamente complejo.

Los recursos DAM de LAGO están bien integrados con los datos relacionados en el sistema de gestión de información de productos (PIM) y las bases de datos de precios, inventario e historial de ventas del minorista. En conjunto, estas fuentes de datos se utilizan para facilitar la producción de catálogos y folletos de múltiples versiones utilizando Adobe InDesign, y los resultados se exportan a aplicaciones en línea y móviles.

La gran pregunta de DAM para los minoristas no es simplemente “¿Dónde diablos está ese archivo?” Más importante aún, la gran pregunta es: ¿cómo se puede orquestar un activo digital y millones de otros en una campaña continua, sostenible y verdaderamente multicanal?

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