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Woher wissen Sie, ob Sie ein DAM-System benötigen?

Es gibt heute viele Systeme zur Verwaltung digitaler Assets. Um das richtige auszuwählen, müssen Sie Ihre Probleme und die Anforderungen Ihres Unternehmens verstehen.

Mit dem Aufkommen des Desktop-Publishing und der digitalen Fotografie kam es zu einer Art “Urknall”. Die schiere Menge an digitalen Inhalten – Fotos, Illustrationen und später auch Videos und Audiodateien – wuchs exponentiell. Da unsere Geräte uns immer mehr Möglichkeiten boten, digitale Inhalte zu erstellen, wurde es immer schwieriger, den Überblick zu behalten. Zählen Sie einfach die Anzahl der Bilder in Ihrer Fotogalerie-App und multiplizieren Sie diese mit der Anzahl der Geräte, die es gibt, und Sie werden eine Vorstellung davon bekommen.

Für die Leiter der Kreativabteilung im Einzelhandel, die Produktionsleiter und ihre IT-Kollegen ist dies kein triviales Problem. Schätzungen zufolge verbringen Marketingteams im Einzelhandel bis zu drei Wochen im Jahr mit der Suche nach digitalen Dateien, ganz zu schweigen von der Arbeit, die mit der Verwendung dieser Dateien in den Workflows für Druck und digitale Medien verbunden ist. Neben dem Effizienzverlust entstehen auch Kosten, wenn ein falsches oder veraltetes Bild verwendet wird, und es folgen Umsatzeinbußen, Rücksendungen und eine Schädigung des Rufs des Einzelhändlers. Die allgegenwärtige Bedrohung durch Sicherheitslücken ermöglicht es unseriösen Marktteilnehmern außerdem, Produkte falsch darzustellen oder gefälschte Versionen zu verkaufen.

DAM-Grundlagen

Die naheliegendste Lösung ist natürlich ein robustes Digital Asset Management- oder DAM-System. Ein solches System muss jedes Asset an einem sicheren, aber zugänglichen Ort speichern. Es muss jedoch auch die richtigen Identifikatoren (SKU-Nummer, Name, Änderung, Erstellungsdatum, Hersteller, visuelle Miniaturansicht und mehr, bekannt als Metadaten) für jedes Objekt verwalten. Diese Identifikatoren ermöglichen es Menschen und Produktionssystemen, jedes Asset mit minimalem manuellem Aufwand zu finden und zu nutzen. Und das muss schnell und präzise geschehen – für jedes Produkt oder Teil, das der Einzelhändler derzeit verkauft. Dabei kann es sich schnell um Millionen von Objekten handeln.

Darüber hinaus muss ein gutes DAM-System für Retailer auch mit verwandten Informationen über die eigentlichen Produkte verbunden sein, wie z. B. mit einem Produktinformationsmanagementsystem (PIM) oder einer Bestands- oder Preisdatenbank. Außerdem muss es nahtlos mit Systemen für die Produktion von Print- und Online-Anzeigen verbunden sein, einschließlich solcher, die auf Adobe InDesign basieren.

Mit sieben Fragen das richtige System

Jedes große Unternehmen muss digitale Inhalte speichern, organisieren und gemeinsam nutzen. Bei Nicht-Einzelhändlern mögen die Anforderungen eher einfach sein – von Markenidentitätselementen und Präsentationen bis hin zu internen Kommunikationsdokumenten. Die Anforderungen von Verlagen sind komplexer, aber die anspruchsvollsten DAM-Anforderungen stellen Einzelhändler, die für den Wiederverkauf von Millionen von Markenprodukten anderer Unternehmen verantwortlich sind.

Um den Bedarf eines Einzelhändlers an einem DAM-System zu ermitteln  oder an einem System, das besser ist als das bisher verwendete -, stellt man am besten zunächst Fragen zu den Problemen und Anforderungen des Einzelhändlers, wie z. B.:

1. Wie lange dauert es in der Regel, das richtige digitale Asset zu finden und sicher zu sein, dass es sich um die aktuelle Version der Datei handelt?
2. Wie häufig kommt es vor, dass versehentlich markenfremde oder veraltete digitale Inhalte verwendet werden?
3. Sind die digitalen Inhalte des Unternehmens sicher gespeichert und für autorisierte Personen vollständig zugänglich?
4. Sind Genehmigungen für die Nutzung oder Änderung digitaler Inhalte erforderlich?
5. Gibt es ausreichend Speicherplatz für aktuelle und zukünftige digitale Bestände, entweder in der Cloud, vor Ort oder in einer Kombination aus beidem?
6. Müssen digitale Assets intern und/oder extern freigegeben werden?
7. Müssen Sie nachverfolgen, wie und wo Dateien mit digitalen Assets verwendet werden?

Die Beantwortung der obigen Fragen wird den meisten Unternehmen ein klares Bild von ihrem DAM-Bedarf vermitteln. Aber für Einzelhändler sind die Anforderungen deutlich umfangreicher.

Die Natur von Werbekampagnen im Einzelhandel stellt andere Anforderungen. Aufgrund der schnellen Durchlaufzeiten für Print- und digitale Medienkanäle mit einer großen Anzahl von Produkten pro Kampagne muss das DAM auch bidirektional sein. Änderungen in den Daten, wie z. B. das Vorhandensein eines geänderten oder aktualisierten Produktfotos, müssen automatisch das Layout bis kurz vor dem Druck des Artikels aktualisieren. Die Aktualisierung muss bei digitalen Medien jederzeit erfolgen – auch nach der Veröffentlichung der digitalen Anzeige. Ebenso muss das DAM diese Änderung berücksichtigen, wenn die Daten auf der Produktionsebene geändert werden, z. B. durch eine Bildretusche mit den entsprechenden Berechtigungen

Die optimale Lösung

DAM ist keine Einheitslösung, die für alle passt. Es ist auch nicht etwas, das gut isoliert von anderen IT-Ressourcen funktionieren kann. Aber wenn ein Unternehmen die oben genannten sieben Fragen nicht zufriedenstellend beantworten kann, ist es Zeit für einen Wechsel. Die meisten DAM-Systeme, selbst die kompetenten Systeme auf Unternehmensebene, erfüllen nicht die besonderen Anforderungen großer Einzelhändler bei der Durchführung von Multichannel-Marketingkampagnen.

Auf der anderen Seite wurde der DAM-Ansatz in Comosoft LAGO mit Blick auf die Bedürfnisse dieser Einzelhändler entwickelt. Von seinen Ursprüngen als Automatisierungssystem für Printkataloge hat sich LAGO schnell zu einem Multichannel-Planungs-, Produktions- und Kampagnenmanagementsystem für Kreativ- und Produktionsdienstleister im Einzelhandel entwickelt. Das System bietet ein eigenes Cloud-basiertes oder On-Premises-DAM-Modul, arbeitet aber auch mit DAM-Systemen anderer Anbieter zusammen. Vor allem behandelt LAGO digitale Assets nicht als isolierte Informationen, sondern als integrierte Teile eines hochkomplexen Prozesses.

Die DAM-Ressourcen von LAGO sind gut mit den entsprechenden Daten im Produktinformationsmanagementsystem (PIM) und den Preis-, Bestands- und Verkaufsdatenbanken des Einzelhändlers integriert. Kombiniert werden diese Datenquellen genutzt, um die Produktion von Katalogen und Wochenprospekten in mehreren Versionen mit Adobe InDesign zu erleichtern, und die Ergebnisse werden in Online- und mobile Anwendungen exportiert.

Die große DAM-Frage für Benutzer lautet nicht nur: “Wo zum Teufel ist diese Datei?” Vielmehr stellt sich die Frage, wie ein digitales Asset – und Millionen anderer – zu einer kontinuierlichen, nachhaltigen und wirklich multikanalen Kampagne organisiert werden kann.

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