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Die 7 wichtigsten Methoden zur Verwaltung Ihrer digitalen Assets

Ist die aktuelle Verwaltung Ihrer digitalen Ressourcen im Einklang mit Ihren Zielen für Ihre Marke?

Häufig ist es für Teams herausfordernd, innerhalb ihres Unternehmens schnell und effizient auf benötigte Ressourcen zuzugreifen. Tatsächlich investieren 26% der Arbeitnehmer im Alter von 35 bis 44 Jahren täglich bis zu 5 Stunden damit, Daten, Assets oder Informationen für ihre Arbeit zu suchen.

Selbst mit einem intuitiven Digital Asset Management (DAM)-System kann es ohne intelligente Verfahren schwierig sein, die benötigten Assets zu finden. In vielen Fällen kann dies jedoch einen massiven Unterschied in der Arbeit, die Sie leisten, und bei den Menschen, die Sie in Ihrem Team haben, ausmachen. 43% der befragten Arbeitnehmer gaben an, dass sie in Erwägung ziehen würden, ihren Arbeitsplatz zu verlassen, um einen anderen zu finden, wenn sie für eine Marke arbeiten würden, die keinen einfachen, optimierten Weg zum Zugriff auf die Informationen bietet, die sie für die korrekte Ausführung ihrer Arbeit benötigen – und diese Zahl wird wahrscheinlich noch steigen, da die jüngeren Generationen die Mehrheit der Belegschaft stellen:

Ihr Digital Asset Management-System ist eine sich ständig verändernde Instanz. Sie und Ihr Team können jedoch die Kontrolle über Ihr DAM-System übernehmen, indem Sie diese intelligenten Verfahren anwenden, um sicherzustellen, dass Ihre Daten auffindbar, zugänglich und nutzbar sind.

1. Durchführung regelmäßiger DAM-Audits zur Steigerung der Effizienz

Achten alle Teammitglieder darauf, die festgelegten Namenskonventionen Ihrer Marke einzuhalten und folgen sie den Metadatenstandards? Wenn nicht, könnte es schwierig sein, die benötigten Assets in Ihrem DAM-System zu finden. Namenskonvention ist eine wichtige Vorkehrung, um zu verhindern, dass Sie Stunden damit verbringen, die richtigen digitalen Assets zu suchen oder nach ihrer vorherigen Verwendung zu recherchieren.

Ein gutes DAM-System kann dabei helfen, indem es wichtige Informationen erfasst wie:

• Schlüsselwörter
• Metadaten
• Dateinamen

Zusätzlich gilt zu beachten, dass in Bezug auf Suchmaschinenoptimierung (SEO) die Dateinamen und Metadaten Ihrer digitalen Assets für die Suchrelevanz entscheidend sind. Darüber hinaus, wenn ein DAM-System mit Ihrem PIM-System integriert ist, kann es diese Daten teilen und sie somit zu einem Teil Ihrer SEO-Rankings machen. Deshalb ist es so wichtig sicherzustellen, dass Ihr Team diese Standards einhält.

2. Sicherstellung der korrekten Platzierung von Assets im DAM-System

Sind Ihre Assets an den richtigen Orten in Ihrem DAM-System abgelegt? Wenn nicht, besteht die Gefahr, dass die Assets, auf die sich Ihr Unternehmen beruft, leicht verloren gehen können.

Die Art und Weise, wie Ihre Assets verwaltet werden, ist nicht nur für die Kontinuität, Aktualität und Effizienz Ihrer Marke entscheidend, sondern auch für ihre Sicherheit. Wenn Sie glauben, dass Ihre Vermögenswerte dort aufbewahrt werden, wo sie sein sollten, liegen Sie möglicherweise falsch. Hier sind einige beeindruckende Statistiken, die Sie dazu anregen sollten, Ihr DAM-System zu überprüfen und sicherzustellen, dass die Assets Ihrer Marke an den richtigen Stellen gespeichert sind:

Noch beunruhigender ist, dass 90% der Marketingfachleute zugeben, dass sie im letzten Kalenderjahr vertrauliche Daten verloren haben. Ihre DAM-Lösung kann Ihnen dabei helfen, intelligenter und sicherer zu arbeiten.

3. Verwaltung und Archivierung veralteter digitaler Assets

Ob Sie Ihr Branding aktualisiert haben, wichtige digitale Assets erneuern oder bestimmte Urheberrechte auslaufen lassen haben, “abgelaufene” digitale Assets, die veraltet oder überholt sind, können die falsche Botschaft vermitteln oder Sie sogar dem Risiko einer Urheberrechtsverletzung aussetzen.

Deshalb ist es wichtig, ältere Versionen Ihrer digitalen Assets korrekt zu katalogisieren oder aus Ihrem DAM-System zu entfernen, damit sie nicht versehentlich für Ihre nächste Kampagne verwendet werden.

Mit Ihrem DAM-System können Sie sicherstellen, dass jeder in Ihrem Team über die aktuellste Version Ihrer digitalen Assets verfügt – vorausgesetzt, Sie katalogisieren ältere Versionen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle Mitglieder Ihres Teams an der gleichen Version arbeiten, um Ihren Zielgruppen eine konsistente Leistung und ein starkes Branding zu bieten.

4. Optimierung der Zugriffsberechtigungen im DAM

Eine der wichtigsten Maßnahmen, die Sie mit einem DAM-System ergreifen können, ist die Vergabe von Rechte und Rollen. Sie haben Kontrolle darüber, wer Zugriff auf Ihre Assets hat – bis hin zu den spezifischen Assets, auf die sie zugreifen können. Eine einfache Fehlkonfiguration kann jedoch dazu führen, dass jeder in Ihrem Team – und alle externen Partner – auf mehr als nur die benötigten Assets zugreifen können.

Dies stellt ein Sicherheitsproblem dar und könnte ein weiterer Grund dafür sein, dass interne Teams oder externe Partner abgelaufene Assets verwenden. Sie sollten Ihre Berechtigungen routinemäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass Ihre Teams auf die Assets zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen, und dass sie keinen Zugriff auf veraltete oder außerhalb ihrer Zuständigkeit liegende Assets haben. In der Regel wird in der Branche empfohlen, jedem Benutzer die Mindestzugriffsrechte zu erteilen, die er für seine Arbeit benötigt, um die Markenkonsistenz und die Datensicherheit auf der Grundlage von Faktoren wie Abteilung, geografische Region oder Produktlinie zu schützen.

Ihre Berechtigungen können folgende Typen umfassen:

5. Kontinuierliche Weiterbildung für effektiven DAM-Einsatz

Marken leisten in der Regel hervorragende Arbeit bei der Schulung ihres Teams zum digitalen Zugang, wenn sie ein neues DAM-System einführen, damit die Benutzer die Funktionen und Arbeitsabläufe verstehen – aber diese Schulung sollte nicht aufhören, sobald ein DAM-System offiziell eingeführt ist.

Sie müssen nicht nur planen, neue Benutzer im Rahmen ihres Onboardings und bestehende Teammitglieder zu schulen, wenn sie neue Aufgaben in Ihrem Unternehmen übernehmen, sondern jedes Mal, wenn Sie Ihr System oder Ihre Taxonomie aktualisieren oder verbessern, sollten Sie Ihr gesamtes Team darin schulen, was dies für ihre täglichen Abläufe bedeutet.

Die Schulungen sollten auf die spezifischen Aufgaben der einzelnen Teams zugeschnitten sein und auf deren Bedürfnissen und dem Grad des Zugriffs auf Ihre digitalen Ressourcen basieren. Übertriebener Fachjargon oder unnötige Informationen können Ihre Mitarbeiter überfordern und die Wirkung Ihres DAMs beeinträchtigen. Die Schulung sollte unter anderem folgende Punkte umfassen:

• Namenskonvention
• Methoden für die ordnungsgemäße Ablage digitaler Bestände
• Erwartungen hinsichtlich der Verwendung von Assets aus Ihrem DAM-System

6. Auswertung und Verbesserung der DAM-Nutzung

Wenn Sie die Analysen in Ihrem Digital Asset Management-System untersuchen, werden Sie sich mit dem Wissen besser fühlen, dass Sie Schritte unternehmen, um das Potenzial dieser Lösung voll auszuschöpfen. Sie werden sich Dinge ansehen wollen wie:

• Die Anzahl der Benutzer und die Häufigkeit in der sie die auf Ihr DAM zugreifen.
• Wer nutzt Ihr DAM am meisten?
• Wie viele Assets werden in Ihren Markeninhalten verwendet, und welche werden am häufigsten genutzt?
• Welche Suchbegriffe und Filter am häufigsten verwendet.
• Welche Suchbegriffe führen zu keinen Ergebnissen?

Anhand dieser Informationen können Sie Faktoren wie die Verwaltung des Benutzerzugriffs, die Art der Assets, die Sie erstellen müssen, um einen Markenbedarf zu decken, oder die Art der Metadaten, die Ihren Teams bei der Suche nach den richtigen Assets helfen, berücksichtigen.

Ihr DAM-Audit sollte jedoch über die Analysefunktionen Ihres Systems hinausgehen. Dies ist auch ein hervorragender Zeitpunkt, um Ihren Benutzern zuzuhören und herauszufinden, was für sie funktioniert und mit welchen Herausforderungen oder Frustrationen sie konfrontiert sind. Sie können all diese Informationen nutzen, um Ihre Teams zu unterstützen und zu bestimmen, welche Verbesserungen Ihrem DAM noch mehr Wert verleihen könnten.

7. Effizientes Management digitaler Assets mit Comosoft’s DAM und PIM-Integration

Es wird geschätzt, dass etwa 35% der Angestellten vier oder mehr Mal pro Stunde zwischen mehreren Arbeits-Apps wechseln  und diese Zahl steigt bei den 18- bis 34-Jährigen auf 50%.

An dieser Stelle kann Comosoft Ihnen helfen, Ihre digitalen Assets viel einfacher zu verwalten. Als einziges integriertes PIM-DAM-System auf dem Markt vereinfacht Comosoft nicht nur die bequeme und sichere Verwaltung Ihrer digitalen Assets (und die Zugriffskontrolle, Metadaten und alle Analysen), sondern unterstützt auch einen abgestimmten Workflow vom ersten Entwurf über die Optimierung der Versionierung bis hin zur digitalen und gedruckten Veröffentlichung. Mit der DAM-Lösung von Comosoft können Sie: