Les 7 principales méthodes de gestion de vos ressources numériques

La gestion actuelle de vos ressources numériques est-elle en accord avec vos objectifs pour votre marque ?

Il est souvent difficile pour les équipes d’accéder rapidement et efficacement aux ressources nécessaires au sein de leur entreprise. En effet, 26% des employés âgés de 35 à 44 ans consacrent jusqu’à 5 heures par jour à la recherche de données, d’actifs ou d’informations pour leur travail.

Même avec un système de gestion des ressources numériques (DAM) intuitif, il peut être difficile de trouver les ressources dont on a besoin sans procédures intelligentes. Pourtant, dans de nombreux cas, cela peut faire une différence massive dans le travail que vous faites et dans les personnes que vous avez dans votre équipe. 43% des employés interrogés ont déclaré qu’ils envisageraient de quitter leur emploi pour en trouver un autre s’ils travaillaient pour une marque qui ne propose pas un moyen simple et optimisé d’accéder aux informations dont ils ont besoin pour effectuer correctement leur travail – et ce chiffre va probablement augmenter étant donné que les jeunes générations constituent la majorité de la main-d’œuvre :

Votre système de gestion des ressources numériques est une entité en constante évolution. Cependant, vous et votre équipe pouvez prendre le contrôle de votre système DAM en appliquant ces procédures intelligentes pour vous assurer que vos données sont trouvables, accessibles et utilisables.

1. Effectuer des audits réguliers

Tous les membres de l’équipe veillent-ils à respecter les conventions de nommage établies pour votre marque et suivent-ils les normes de métadonnées ? Si ce n’est pas le cas, il pourrait être difficile de trouver les actifs dont vous avez besoin dans votre système DAM. La terminologie est une précaution importante pour éviter de passer des heures à chercher les bons actifs numériques ou à faire des recherches sur leur utilisation antérieure.

Un bon système DAM peut vous y aider en collectant des informations importantes telles que :

• Mots clés
• Métadonnées
• Noms de fichiers

En outre, il convient de noter qu’en termes d’optimisation pour les moteurs de recherche (SEO), les noms de fichiers et les métadonnées de vos ressources numériques sont essentiels pour la pertinence de la recherche. De plus, si un système DAM est intégré à votre système PIM, il peut partager ces données et les rendre ainsi partie intégrante de votre classement SEO. C’est pourquoi il est si important de s’assurer que votre équipe respecte ces normes.

2. vérifier que tout est là où il devrait être

Vos actifs sont-ils placés aux bons endroits dans votre système DAM ? Si ce n’est pas le cas, vous risquez de perdre facilement les actifs sur lesquels votre entreprise s’appuie.

La manière dont vos actifs sont gérés n’est pas seulement cruciale pour la continuité, l’actualité et l’efficacité de votre marque, mais aussi pour leur sécurité. Si vous pensez que vos actifs sont conservés là où ils devraient l’être, vous vous trompez peut-être. Voici quelques statistiques impressionnantes qui devraient vous inciter à revoir votre système DAM et à vous assurer que les actifs de votre marque sont stockés au bon endroit :

Plus inquiétant encore, 90% des professionnels du marketing admettent avoir perdu des données confidentielles au cours de la dernière année civile. Votre solution DAM peut vous aider à travailler de manière plus intelligente et plus sûre.

3. Élimination ou archivage des anciennes versions de vos actifs numériques

Que vous ayez mis à jour votre branding, renouvelé des actifs numériques importants ou laissé expirer certains droits d’auteur, les actifs numériques “périmés”, obsolètes ou dépassés, peuvent véhiculer le mauvais message ou même vous exposer à un risque de violation des droits d’auteur.

Il est donc important de cataloguer correctement les anciennes versions de vos ressources numériques ou de les supprimer de votre système DAM afin d’éviter qu’elles ne soient utilisées par inadvertance pour votre prochaine campagne.

Grâce à votre système DAM, vous pouvez vous assurer que chaque membre de votre équipe dispose de la version la plus récente de vos ressources numériques, à condition de cataloguer les anciennes versions. De cette manière, vous pouvez vous assurer que tous les membres de votre équipe travaillent sur la même version afin d’offrir à vos groupes cibles des performances cohérentes et une image de marque forte.

4. Vérifier les autorisations

L’une des mesures les plus importantes que vous pouvez prendre avec un système DAM est d’attribuer des droits et des rôles. Vous contrôlez qui a accès à vos ressources – jusqu’aux ressources spécifiques auxquelles ils ont accès. Cependant, une simple erreur de configuration peut permettre à n’importe qui dans votre équipe – et à tous les partenaires externes – d’accéder à plus d’actifs que ceux dont ils ont besoin.

Cela pose un problème de sécurité et pourrait être une raison supplémentaire pour que les équipes internes ou les partenaires externes utilisent des actifs expirés. Vous devez vérifier régulièrement vos autorisations afin de vous assurer que vos équipes ont accès aux actifs dont elles ont besoin pour travailler et qu’elles n’ont pas accès à des actifs obsolètes ou hors de leur portée. En règle générale, le secteur recommande d’accorder à chaque utilisateur les droits d’accès minimaux dont il a besoin pour effectuer son travail, afin de protéger la cohérence de la marque et la sécurité des données sur la base de facteurs tels que le département, la région géographique ou la ligne de produits.

Vos autorisations peuvent comprendre les types suivants :

5. Former votre équipe

Les marques font généralement un excellent travail de formation de leur équipe à l’accès numérique lorsqu’elles introduisent un nouveau système DAM, afin que les utilisateurs comprennent les fonctionnalités et les flux de travail – mais cette formation ne doit pas s’arrêter une fois qu’un système DAM est officiellement lancé.

Vous devez non seulement prévoir de former les nouveaux utilisateurs lors de leur intégration et les membres de l’équipe existante lorsqu’ils prennent en charge de nouvelles tâches dans votre entreprise, mais chaque fois que vous mettez à jour ou améliorez votre système ou votre taxonomie, vous devez former toute votre équipe à ce que cela implique pour leurs opérations quotidiennes.

La formation doit être adaptée aux tâches spécifiques de chaque équipe et se baser sur leurs besoins et leur niveau d’accès à vos ressources numériques. Un jargon trop technique ou des informations inutiles peuvent submerger vos collaborateurs et nuire à l’impact de votre DAM. La formation devrait notamment porter sur les points suivants :

• Conventions de nommage
• Méthodes de classement correct des actifs numériques
• Attentes concernant l’utilisation des ressources de votre système DAM

6. Analysez vos ressources et leur utilisation afin de maximiser l’efficacité

En examinant les analyses de votre système de gestion des ressources numériques, vous vous sentirez mieux en sachant que vous prenez des mesures pour exploiter pleinement le potentiel de cette solution. Vous voudrez examiner des choses comme :

• Le nombre d’utilisateurs et la fréquence à laquelle ils accèdent à votre DAM.
• Qui utilise le plus votre DAM ?
• Combien d’actifs sont utilisés dans le contenu de votre marque et lesquels sont le plus souvent utilisés ?
• Quels sont les termes de recherche et les filtres les plus utilisés.
• Quels sont les termes de recherche qui ne donnent aucun résultat ?

Sur la base de ces informations, vous pouvez prendre en compte des facteurs tels que la gestion de l’accès des utilisateurs, le type d’actifs que vous devez créer pour répondre à un besoin de la marque ou le type de métadonnées qui aident vos équipes à trouver les bons actifs.

Votre audit DAM doit cependant aller au-delà des fonctions d’analyse de votre système. C’est également un excellent moment pour écouter vos utilisateurs et découvrir ce qui fonctionne pour eux et les défis ou frustrations auxquels ils sont confrontés. Vous pouvez utiliser toutes ces informations pour aider vos équipes et déterminer les améliorations qui pourraient apporter encore plus de valeur à votre DAM.

7. Optimiser son DAM et PIM avec Comosoft

On estime qu’environ 35% des employés passent d’une application de travail à une autre quatre fois ou plus par heure, et ce chiffre passe à 50% chez les 18-34 ans.

C’est là que Comosoft peut vous aider à gérer vos actifs numériques beaucoup plus facilement. En tant que seul système PIM-DAM intégré sur le marché, Comosoft simplifie non seulement la gestion pratique et sécurisée de vos actifs numériques (ainsi que le contrôle d’accès, les métadonnées et toutes les analyses), mais prend également en charge un flux de travail coordonné, de la conception initiale à la publication numérique et imprimée, en passant par l’optimisation du versionnement. Avec la solution DAM de Comosoft, vous pouvez :